В современной российской практике кадрового учета вопрос ведения учета трудовых книжек остается одним из ключевых для работодателей — как для крупных организаций, так и для малого бизнеса. Несмотря на активный переход к электронным трудовым книжкам, бумажные экземпляры до сих пор широко распространены, и законодательство требует строгого учета всех операций с ними. В этой статье мы подробно разберем: ведется ли учет трудовых книжек, как правильно его организовать, какие документы использовать, какие требования предъявляются к форме и хранению, а также как учитывать электронные трудовые книжки.
Обязательно ли вести учет трудовых книжек?
Да, ведение учета трудовых книжек является обязательным для всех работодателей, независимо от формы собственности и численности сотрудников. Это требование закреплено в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от № 320н.
Согласно пункту 39 данного Порядка, работодатель обязан вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, для учета поступления, выдачи, возврата и уничтожения бумажных трудовых книжек;
- Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей — для контроля за получением, расходованием и остатком бланков.
Эти документы обеспечивают прозрачность и контроль за целостностью трудовых книжек, предотвращают их утрату, подделку или несанкционированное использование.
Какие документы необходимо вести?
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Этот документ фиксирует все операции с трудовыми книжками, которые находятся на хранении у работодателя:
- Поступление трудовых книжек от новых сотрудников при приеме на работу;
- Выдача трудовых книжек при увольнении;
- Возврат книжек при восстановлении (например, при выдаче дубликата);
- Передача книжек в архив;
- Уничтожение поврежденных или утраченных книжек (с оформлением акта).
Форма книги не установлена законом в виде жесткого шаблона, но рекомендуется использовать форму, утвержденную Постановлением Минтруда РФ от № 69 (в редакции, действующей на 2026 год).
Обязательные реквизиты книги:
- Наименование организации;
- Название документа: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»;
- Дата начала и окончания ведения;
- Нумерация всех листов;
- Прошивка листов с прикреплением бирки;
- Подпись руководителя организации;
- Печать организации (если она используется).
Пример заполнения строки:
- Дата —
- ФИО работника — Иванов Иван Иванович
- Документ, на основании которого внесена запись — Приказ о приеме на работу № 45 от
- Серия и номер трудовой книжки — 45 № 1234567
- Основание — Принята от работника
- Подпись ответственного лица — _________ (Ф.И.О.)
Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей
Этот журнал ведется для контроля за поступлением и расходованием пустых бланков трудовых книжек и вкладышей. Он особенно важен для кадровых служб, которые самостоятельно заполняют трудовые книжки.
В журнал заносятся:
- Дата поступления бланков от изготовителя (АО «Гознак»);
- Серия и номер каждого бланка;
- Количество полученных бланков;
- Дата выдачи бланка для заполнения;
- ФИО сотрудника, которому выдан бланк;
- Причина расхода (заполнение, брак, утрата);
- Остаток на конец месяца.
Журнал также должен быть:
- Пронумерован;
- Прошит;
- Заверен подписью руководителя и печатью организации (при наличии).
По окончании каждого месяца ответственное лицо (как правило, кадровик) обязано составлять отчет о наличии бланков и передавать его в бухгалтерию для учета расходов и контроля за финансовой дисциплиной.
Можно ли вести учет в электронном виде?
Да, ведение учета трудовых книжек в электронном виде разрешено и даже поощряется.
Согласно пункту 40 Порядка № 320н, работодатель вправе вести учет в форме электронных документов, если:
- Используется электронная подпись (ЭП) руководителя и ответственного лица;
- Система учета обеспечивает неизменность данных (защита от редактирования после внесения);
- Электронные документы хранятся в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле.
Многие компании уже используют специализированные кадровые системы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «Система Кадры», «Контур.Кадры»), которые автоматически формируют журналы учета, синхронизируют данные с электронными трудовыми книжками и генерируют отчеты.
Важно: даже при использовании электронного учета, оригиналы бумажных трудовых книжек (если они есть) должны храниться в надежном месте — в сейфе или специальном архиве.
Хранение трудовых книжек и учетных документов
Согласно Порядку № 320н:
- Трудовые книжки хранятся в организации в течение всего периода работы сотрудника.
- После увольнения книжка выдается работнику в день увольнения под подпись.
- Если работник не явился за книжкой — она хранится в организации не менее 50 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
- Журналы и книги учета хранятся в течение 75 лет с момента окончания их ведения — как документы, имеющие историческую и правовую значимость.
Место хранения — сейф, металлический шкаф или специальный архив, недоступный посторонним лицам. Ответственность за сохранность несет работодатель.
Что делать при утрате или повреждении трудовой книжки?
Если трудовая книжка утеряна или повреждена:
- Работник подает заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель на основании личного дела и документов (приказы, трудовые договоры, справки) составляет дубликат.
- В книге учета движения делается запись: «Трудовая книжка утрачена, выдан дубликат №…».
- Поврежденная книжка сдается в архив с составлением акта о ее утрате/повреждении.
Ответственность за нарушение учета
Неведение или неправильное ведение учета трудовых книжек — это нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Помимо штрафов, возможны проверки трудовой инспекции, приостановление деятельности, а также риски для работников, невозможность подтвердить трудовой стаж, что влияет на пенсионные выплаты.
Электронные трудовые книжки и учет
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2025 года все работодатели обязаны вести учет трудовой деятельности только в электронном виде для новых сотрудников, если они не подали заявление о сохранении бумажной книжки.
Для учета ЭТК работодатель:
- Не ведет бумажные журналы учета;
- Обязан передавать сведения в Пенсионный фонд РФ через систему «СЗВ-ТД»;
- Хранит электронные копии приказов, трудовых договоров и других документов, подтверждающих трудовую деятельность;
- Обеспечивает доступ работника к его ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.
Таким образом, учет бумажных трудовых книжек остается обязательным только для тех сотрудников, которые сохранили бумажную книжку. Для новых работников, учет ведется в ПФР автоматически.
- Учет трудовых книжек ведется обязательно — как для бумажных, так и для электронных форм.
- Используйте два основных документа: книгу учета движения и журнал учета бланков.
- Все документы должны быть пронумерованы, прошиты и заверены подписью руководителя и печатью (если есть).
- Электронный учет разрешен и удобен — используйте кадровые системы с ЭП.
- Храните документы не менее 75 лет.
- Следите за переходом на электронные трудовые книжки — это будущее кадрового учета в России.
Не забывайте: правильный учет трудовых книжек — это не только формальность, но и защита прав ваших сотрудников на пенсию, компенсации и социальные гарантии. Ответственность за это лежит на работодателе — и игнорировать ее нельзя.
Скачать образцы документов:
Книга учета движения трудовых книжек (образец) |
Журнал учета бланков трудовых книжек (образец)
При возникновении вопросов — обращайтесь к кадровому юристу или в региональное управление Трудовой инспекции. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.