Учет трудовых книжек (ТК) – это обязательная функция кадровой службы любой организации, направленная на фиксирование трудовой деятельности сотрудников, подтверждение их стажа и обеспечение соблюдения трудового законодательства. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что существенно меняет порядок их ведения и хранения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1);
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 585н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 1745 «О завершении переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек»;
• Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом учете, инструкция по работе с ТК).

Виды трудовых книжек

1. П бумажная трудовая книжка – традиционный документ на бумажном носителе, оформляемый в соответствии с формой, утверждённой Приказом Минтруда № 585н.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка», доступная работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.

На момент оба вида coexist, однако после завершения переходного периода бумажные ТК выдаются только при первом трудоустройстве до , а все последующие записи ведутся исключительно в электронном виде.

Этапы процедуры учета трудовых книжек

Приём на работу

• Проверка наличия у сотрудника трудовой книжки (бумажной или электронной).
• Если книжка отсутствует – оформление новой ТК (бумажной) в соответствии с формой № ТК-2.
• Внесение записи о приёме на работу: должность, подразделение, дата начала трудовой деятельности, основание (трудовой договор, приказ).
• Для ЭТК – формирование электронной записи в системе «ЭТК» через личный кабинет работодателя или через интеграцию с 1С:ЗУП.

Ведение записей во время трудовой деятельности

• Ежегодное обновление сведений о повышении квалификации, переподготовке, наградах.
• Внесение записей о переводах, изменениях условий труда (например, переход на удалённую работу).
• При переходе на ЭТК – автоматическое формирование записей при кадровых перемещениях, если организация использует интегрированную кадровую систему.

Увольнение сотрудника

• Внесение записи об увольнении: дата, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), номер и дата приказа об увольнении.
• Выдача работнику трудовой книжки (бумажной) либо предоставление выписки из ЭТК.
• Сдача книжки в архив организации (если бумажная) либо подтверждение получения выписки работником (для ЭТК).

Хранение и архивирование

• Бумажные ТК хранятся в отделе кадров в условиях, обеспечивающих сохранность (пожаробезопасный шкаф, контроль доступа). Срок хранения – 75 лет после последней записи.
• Электронные записи хранятся в государственной информационной системе «ЭТК» и дублируются в резервных копиях работодателя (не менее 2 копий, одна из которых – off‑site).
• Доступ к данным обеспечивается только уполномоченным лицам (кадровики, бухгалтерия, руководитель подразделения) в соответствии с внутренним регламентом конфиденциальности.

Предоставление информации работникам и государственным органам

• По запросу работника – выдача выписки из трудовой книжки (бумажной или электронной) в течение трёх рабочих дней.
• При проведении проверок трудовой инспекции, Пенсионного фонда, ФСС – предоставление копий ТК или выписок из ЭТК в установленные сроки.
• Ежегодная отчётность в ПФР о стаже сотрудников формируется на основе данных ЭТК.

Особенности учёта электронных трудовых книжек

С учёт ЭТК осуществляется в соответствии с следующими правилами:

1. Обязательное использование утверждённого формата XML для обмена данными между работодателем и государственной системой.
2. Подписание записей квалифицированной электронной подписи (КЭП) уполномоченного должностного лица (кадровик, руководитель).
3. Ведение журнала операций с ЭТК (дата, время, тип операции, ФИО ответственного).
4. Регулярная сверка данных внутренней кадровой системы с реестром «ЭТК» не реже одного раза в квартал.
5. Обеспечение резервного копирования и защиты от несанкционированного доступа (шифрование, двухфакторная аутентификация).

Ответственность за нарушение порядка учёта

• Нарушение сроков внесения записей – штраф от 5 000 до 10 000 рублей на должностное лицо (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Не выдача трудовой книжки при увольнении – штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
• Фальсификация записей в ТК или ЭТК – штраф от 50 000 до 100 000 рублей или дисквалификация на срок до 3 лет.
• Нарушение требований по хранению и конфиденциальности данных ЭТК – административные штрафы до 200 000 рублей и возможное приостановление деятельности.

Рекомендации по оптимизации процедуры учёта

• Внедрение интегрированной кадровой системы (например, 1С:ЗУП, SAP SuccessFactors) с автоматическим формированием записей в ЭТК.
• Регулярное обучение сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве и работе с ЭТК.
• Проведение внутренних аудитов учёта ТК не реже одного раза в год.
• Создание чек‑листа для каждого этапа (приём, перевод, увольнение) с указанием ответственных и сроков.
• Использование электронного документооборота для хранения приказов и соглашений, связанных с трудовыми книжками.

Процедура учета трудовых книжек остаётся ключевым элементом кадровой политики любой организации. Переход на электронные трудовые книжки упрощает хранение, повышает прозрачность и снижает риски потери данных, однако требует соблюдения новых технических и юридических требований. Чёткое следование нормативным актам, внедрение автоматизированных решений и регулярное обучение персонала позволяют минимизировать риски штрафов и обеспечить соблюдение прав работников.