Ведение трудовых книжек, одна из важнейших обязанностей работодателя. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются в обороте, и требования к их учету остаются строгими. Одним из самых частых вопросов у кадровиков и предпринимателей является порядок присвоения номеров трудовым книжкам и их вкладышам, а также привязка этих номеров к дате выдачи или приема на работу.
Что говорит закон: Приказ Минтруда № 320н
Инспекторы Роструда регулярно напоминают: учет трудовых книжек должен осуществляться в строгом соответствии с нормативными актами. Основным документом, регламентирующим этот процесс сегодня, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
Согласно этому приказу, работодатель обязан вести два важных учетных документа:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней регистрируются трудовые книжки, поступающие от сотрудников при приеме на работу, а также выданные вновь.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — в ней отражается приобретение и списание чистых бланков.
Важно отметить, что Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает: вести эти книги необходимо на бумажном носителе. Даже в эпоху цифровой трансформации электронные журналы учета трудовых книжек не заменят бумажные, так как они должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как присваиваются номера трудовым книжкам?
Тема «номера по дате» часто вызывает путаницу. Существует два разных понятия, которые не стоит смешивать:
- Серийный номер самого бланка — это заводской номер, который уже нанесен на трудовую книжку или вкладыш при их выпуске типографией (Гознаком). Он состоит из букв и цифр (например, ТК-III или ВТ-IV) и служит для защиты от подделок.
- Регистрационный (учетный) номер в Книге движения — это порядковый номер, который присваивает работодатель при внесении записи в журнал учета.
Правило сквозной нумерации
В Книге учета движения трудовых книжек нумерация записей ведется сплошным потоком (сквозная нумерация). Это означает, что каждой трудовой книжке или вкладышу, поступающему к работодателю, присваивается следующий порядковый номер по порядку (1, 2, 3, 4 и т.д.).
Как это связано с датой? Номер напрямую зависит от хронологии. Сотрудник принес трудовую книжку 10 мая — он получает номер 15. Следующий сотрудник принес документ 15 мая — он получает номер 16. Таким образом, номера трудовых книжек в журнале всегда выстраиваются строго по дате их поступления или выдачи.
Особенности учета при увольнении и отправке почтой
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте и не может забрать свою трудовую книжку лично. В таком случае работодатель обязан:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Если получено согласие на пересылку, внести запись об этом в книгу учета движения трудовых книжек.
В графе «Дата выдачи» или «Расписка работника в получении» делается пометка о том, что документ отправлен почтой (с указанием даты отправки и реквизитов почтовой квитанции). Порядковый номер записи в книге при этом сохраняется за данным сотрудником, хронология не нарушается.
Ответственность за нарушения
Отсутствие книги учета, нарушение порядка нумерации, а также ведение учета исключительно в электронном виде являются нарушениями трудового законодательства. За эти проступки предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы существенно увеличиваются.
Резюме
Номера трудовых книжек по дате — это не сложная система шифрования, а простая и логичная хронологическая последовательность. Главное правило кадровика: каждый поступивший или выданный бланк должен получить свой уникальный порядковый номер в бумажной Книге учета движения трудовых книжек в тот день, когда произошло событие (прием на работу или выдача). Строгое соблюдение Приказа Минтруда № 320н и ведение бумажных журналов убережет компанию от штрафов Роструда и путаницы в документах.