Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В России её ведение и учет регулируются рядом нормативных актов‚ в т.ч. Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н и Федеральным законом «О труде».
Что такое учет трудовых книжек?
Учет трудовых книжек – это систематическое отражение всех операций‚ связанных с выдачей‚ возвратом и списанием записей в трудовых книжках сотрудников. Он осуществляется в двух формах:
- Книга (журнал) учета движения трудовых книжек – бумажный документ‚ в котором фиксируются все операции.
- Электронный журнал – цифровая версия‚ доступная через сервисы электронного документооборота.
Законодательные основы
Основные требования к учёту трудовых книжек содержатся в:
- Приказе Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – «Об обязанностях работодателя по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в неё».
- Федеральном законе «О труде» (ст. 25) – определяет порядок выдачи и возврата трудовых книжек.
- Трудовом кодексе РФ – устанавливает права и обязанности сторон при увольнении.
Как вести книгу учета движения трудовых книжек
Книга должна содержать следующие сведения:
- Дата операции.
- ФИО сотрудника.
- Номер и дата выдачи/возврата трудовой книжки.
- Номер и дата вкладыша (если применимо).
- Причина операции (приём‚ увольнение‚ перевод‚ списание).
- Подпись ответственного лица.
При ошибке в нумерации записей необходимо:
- Внести корректировку в журнал с указанием причины и даты исправления.
- Сохранить оригинальные записи для аудита.
Списание трудовой книжки
Списание – это удаление записей о трудовом стаже в случае увольнения сотрудника. Процедура выглядит так:
- Сотрудник увольняется (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя или по другим основаниям).
- Работодатель оформляет документ об увольнении и выдает сотруднику копию трудовой книжки.
- В журнале учета движения трудовых книжек фиксируется дата и причина списания.
- Если сотрудник возвращает физическую трудовую книжку‚ она возвращается в архив компании.
- При переходе сотрудника на электронную трудовую книжку списание не требуется‚ но запись об этом фиксируется в электронном журнале.
Электронная трудовая книжка
С 2023 г. в России действует система электронных трудовых книжек. При приёме сотрудника в систему электронных трудовых книжек:
- Не требуется отдельная запись в бумажном журнале.
- Все операции автоматически отражаются в электронном журнале.
- При увольнении сотрудника необходимо оформить электронный документ об увольнении‚ который автоматически обновит стаж в системе.
Практические рекомендации
- Периодически проверяйте корректность нумерации записей в журнале.
- Сохраняйте копии всех документов‚ связанных с выдачей и возвратом трудовых книжек.
- Обучайте персонал‚ ответственный за учет‚ правилам заполнения журнала.
- При переходе на электронную систему убедитесь‚ что все данные синхронизированы.
- В случае ошибок в журнале сразу фиксируйте исправления и объясняйте причины.
Правильный учет и списание трудовых книжек – это не только соблюдение законодательства‚ но и важный элемент внутреннего контроля в организации. Он обеспечивает прозрачность трудовых отношений‚ защищает права сотрудников и упрощает процесс аудита.