Трудовая книжка – один из основных кадровых документов, который подтверждает стаж работы сотрудника и используется при расчёте налогов, страховых взносов и иных бухгалтерских проводок. Правильный учёт и оформление трудовых книжек – обязательное условие для любой организации.
Правовая основа
Согласно Порядку ведения трудовых книжек (утв. от № 320н), работодатели сами разрабатывают формы книг по учету трудовых книжек. При этом действует Постановление Минтруда России от № 69, которое регламентирует порядок заполнения и хранения данных.
Ключевые нормативные акты
- Порядок ведения трудовых книжек (№ 320н, )
- Постановление Минтруда России № 69 от (утв. Инструкцию по заполнению)
- ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) – коды унифицированных форм
Порядок оформления новых трудовых книжек
С 2026 года для сотрудников, принимаемых на работу впервые, трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило применяется ко всем новым работникам, выбор формы у них отсутствует.
Электронный vs бумажный вариант
- Электронный вариант – удобен для автоматизации, сокращает количество бумажных ошибок.
- Бумажный вариант – сохраняется в архиве, но требует более тщательного контроля.
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей
В бухгалтерском учёте используется Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма N 3, Приложение к Постановлению № 69). В ней фиксируются:
- серия и номер каждой книжки;
- дату приёма на работу;
- сведения о выдаче вкладышей (например, при изменении данных).
Пример заполнения (форма N 3)
Номер страницы | Дата приема | Фамилия, имя | Серия, номер | Примечание --------------------------------------------------------------------------- 1 | | Иванов И.И. | 1234567 | Приём на работу 2 | | Петрова А.А. | 7654321 | Выдача вкладыша
Учёт в бухгалтерском учёте
Трудовые книжки рассматриваются как основной документ, подтверждающий стаж. Это влияет на:
- расчёт страховых взносов;
- формирование бухгалтерских проводок;
- подготовку отчётности (ЕФС‑1, ОКУД).
Проводки, связанные с трудовыми книжками
При выдаче новой книжки бухгалтер обычно делает запись на счёте 10 «Материалы» (или аналогичный счёт, в зависимости от организации). При приёме и выдаче вкладышей проводятся аналогичные записи.
Пример проводки
- Дт 10 – «Материалы» – 500 ₽ (стоимость бланка книжки);
- Кт 20 – «Расчёты с персоналом» – 500 ₽ (учёт выдачи).
ОКУД и коды унифицированных форм
Для корректного отражения трудовых книжек в системах бухгалтерского учёта используются коды ОКУД. Пример:
- 09010046 – Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд.
- Код 09‑01‑0046 указывает на тип документа (страховые взносы) и его назначение.
Частые ошибки и как их избежать
- Неучёт электронных книжек. При переходе на электронный формат необходимо обновить внутренние регламенты и обучить персонал.
- Ошибки в серии/номере. Проверяйте данные при приёме и выдаче, используйте контрольные листы.
- Несоответствие ОКУД. При формировании отчётности используйте актуальные коды, проверяйте их в ЕГАИС.
Практические рекомендации
- Создайте единую форму книги учёта (можно использовать готовый шаблон из Приложения N 3).
- Регулярно проводите сверку данных книги с оригинальными документами (трудовыми книжками).
- Ведите электронный архив с резервным копированием всех записей.
- Обучайте сотрудников бухгалтерии и HR‑отдела новым требованиям 2026 года (электронные формы, ОКУД).
Учёт трудовых книжек – важная часть бухгалтерской работы, требующая строгого соблюдения нормативных актов и постоянного контроля. Правильное оформление, своевременное внесение данных в книгу учёта и использование актуальных кодов ОКУД позволяют избежать ошибок в расчётах, упростить подготовку отчётности и обеспечить законность работы с персоналом.
Соблюдая описанные выше правила, бухгалтер обеспечивает прозрачность и достоверность кадровых данных, что напрямую сказывается на финансовой устойчивости организации.