Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Поэтому государство строго контролирует не только порядок их заполнения‚ но и процедуру хранения‚ учета и движения бланков; Одним из ключевых элементов этого контроля является приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Именно через нее осуществляется учет поступления (приход) новых чистых бланков в организацию.
Что такое приходно-расходная книга?
Приходно-расходная книга — это специальный регистр‚ в котором фиксируются все операции‚ связанные с получением и расходованием новых бланков трудовой книжки и вкладышей в них. В ней отражается информация с указанием серии и номера каждого бланка.
Важно понимать‚ что на предприятии должны вестись два разных журнала учета:
- Приходно-расходная книга — предназначена для учета чистых бланков (их закупки у поставщиков и выдачи сотрудникам для заполнения).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — предназначена для учета уже заполненных трудовых книжек‚ которые принимаются от сотрудников при поступлении на работу и выдаются им при увольнении.
Нормативная база и форма документа
Форма приходно-расходной книги утверждена законодательством Российской Федерации. Она установлена Приложением № 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Данная форма является обязательной для применения работодателями.
Стоит отметить‚ что для организаций бюджетной сферы также применяется форма 0504045‚ однако указываемые в ней сведения аналогичны сведениям‚ отражаемым в форме из Постановления Минтруда РФ № 69. Каждый вид бланков (трудовая книжка и вкладыш в нее) учитывается отдельно.
Правила ведения книги: особенности и требования
Ведение приходно-расходной книги требует соблюдения строгих правил‚ так как бланки трудовых книжек относятся к документам строгой отчетности:
- Сшивка и нумерация: Книга должна быть пронумерована‚ прошнурована и скреплена подписью руководителя организации и сургучной печатью или печатью с использованием специальной мастики. Обычная круглая печать организации не допускается.
- Сведения о бланках: В книгу вносятся данные обо всех операциях‚ связанных с получением и расходованием бланков‚ с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.
- Ответственность: За ведение книги отвечает лицо‚ назначенное приказом руководителя. Как правило‚ это сотрудник кадровой службы.
- Ежемесячная отчетность: По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее‚ а также о суммах‚ полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши‚ с приложением приходного ордера кассы организации.
Как оформить приход бланков трудовых книжек
Поступление новых бланков — это первая и самая важная операция‚ отражаемая в книге. Работодатель не имеет права печатать бланки самостоятельно‚ их необходимо приобретать у официальных распространителей (типографий или специализированных магазинов).
Графы для заполнения при поступлении (приходе) бланков:
Согласно утвержденной форме‚ при оприходовании бланков необходимо заполнить следующие графы:
- От кого получено или кому отпущено: Указывается наименование организации-поставщика или ФИО индивидуального предпринимателя‚ у которого приобретены бланки.
- Основание: Указываются реквизиты документа‚ на основании которого совершена операция (наименование‚ номер и дата приходного ордера‚ накладной‚ договора поставки и т.д.).
- Приход: Указывается количество полученных бланков‚ а также серия и номер каждого поступившего бланка трудовой книжки или вкладыша.
- Расход: При оприходовании эта графа не заполняется (она используется при выдаче бланков сотрудникам для оформления).
Где взять бланк книги?
На сегодняшний день существует множество способов получить чистый бланк приходно-расходной книги:
- Покупка готового журнала: Можно приобрести отпечатанную типографским способом книгу в специализированных магазинах канцтоваров или в интернет-магазинах (например‚ «Сити Бланк»‚ «ЦентрМаг» и др.).
- Скачивание электронного варианта: Форму книги можно бесплатно скачать в форматах Word или PDF на специализированных порталах (например‚ в системе «Моё дело» или «КонсультантПлюс»).
Независимо от того‚ купили вы готовую книгу или распечатали сами‚ ее необходимо правильно оформить (прошить‚ пронумеровать‚ скрепить печатью) до начала внесения записей.
Важные нюансы учета в 2026 году
Соблюдение требований к ведению приходно-расходной книги остается актуальным и в 2026 году. Инспекторы Государственной инспекции труда (ГИТ) регулярно проверяют наличие этого документа и правильность его заполнения. Отсутствие книги или ошибки в ее ведении могут привести к административным штрафам.
Главное помнить: учет прихода бланков трудовых книжек — это не просто формальность. Это гарантия того‚ что предприятие защищено от подделок‚ хищений и несанкционированного использования чистых бланков строгой отчетности. Своевременное и корректное отражение операций по приходу и расходу обеспечивает прозрачность кадрового документооборота и финансовой дисциплины организации.