В Российской Федерации порядок ведения‚ хранения и учёта трудовых книжек регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей‚ утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225. В этих правилах особое внимание уделяется пункту 40‚ который регламентирует учёт и хранение бланков трудовой книжки и вкладышей в неё. Ниже представлен всесторонний обзор данного пункта‚ его практическое применение и актуальные требования на 2025‑2026 гг.
Содержание пункта 40 Правил
Пункт 40 гласит:
«Учёт бланков трудовой книжки и вкладыша в неё ведёться в специальной книге учёта движения трудовых книжек (далее – книга учёта). В книге учёта фиксируются поступление‚ выдача‚ перемещение и списание бланков трудовых книжек и вкладышей‚ а также их количество на начало и конец отчётного периода.»
Таким образом‚ пункт 40 устанавливает обязательное ведение двух видов учёта:
- Учёт бланков трудовой книжки и вкладыша в неё (поступление от изготовителя‚ передача сотруднику‚ возврат‚ списание).
- Учёт трудовых книжек и вкладышей в них (движение уже заполненных документов сотрудников).
Зачем нужен учёт по пункту 40?
- Контроль за наличием бланков. Позволяет избежать ситуаций‚ когда при приёме на работу оказывается‚ что бланков нет‚ а сотруднику необходимо оформить трудовую книжку.
- Предотвращение потерь и хищений. Систематический учёт облегчает выявление недостач и незаконного выбытия бланков.
- Соответствие требованиям трудового законодательства. Нарушение порядка учёта может повлечь административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Упрощение архивной работы. При ликвидации или реорганизации организации имеется полная история движения бланков‚ что облегчает передачу документов в архив.
Как оформить книгу учёта движения трудовых книжек?
Книга учёта может вестись в бумажном или электронном виде. Основные требования к её оформлению:
- На ьном листе указываются наименование организации‚ её ИНН/КПП‚ период ведения книги (например‚ «с по »).
- Каждая страница книги содержит таблицу с колонками:
| Дата операции | Вид операции (поступление/выдача/возврат/списание) | Количество бланков (шт.) | Серия и номер бланка (при наличии) | Основание (накладная‚ акт‚ заявление и т.д.) | Ответственное лицо (ФИО‚ должность) | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Поступление | 50 | Серия АБ 000001‑000050 | Накладная № 12/2025 от поставщика «Бланк‑Проф» | Иванова А.С.‚ специалист по кадрам | _________________ |
При ведении электронного учёта допустимо использование специализированных программ (1C:ЗУП‚ «Кадровый резерв» и др.)‚ при условии обеспечения возможности распечатки заверенного варианта книги учёта.
Срок хранения книги учёта
Согласно пункту 39 и пункту 40 Правил‚ а также разъяснениям Минтруда и КонсультантПлюс:
- Завершённый журнал (книга учёта) следует хранить не менее 50 лет с даты последней записи.
- Если книга учёта велась в электронном виде‚ распечатка заверенного варианта также подлежит 50‑летнему хранению.
- По истечении срока хранения документ подлежит уничтожению по акту‚ оформленному в соответствии с внутренними нормативными актами организации.
Примечание: срок хранения может быть увеличен локальными нормативными актами (например‚ в организациях‚ подлежащих государственной тайне).
Практический пример ведения учёта по пункту 40
Рассмотрим типовую ситуацию в средней компании:
- Поступление бланков. От поставщика получено 200 бланков трудовой книжки (серия ВГ 001001‑001200). Оформляется приходная накладная‚ в книге учёта делается запись о поступлении 200 шт.
- Выдача сотруднику. При приёме на работу Иванову П.С. выдаётся бланк № ВГ 001005. В книге учёта фиксируется выдача 1 шт.‚ указывается серия и номер‚ а также ссылка на трудовой договор.
- Вкладыш. Когда страницы трудовой книжки заполняются‚ оформляется вкладыш. Выдача вкладыша также отражается в книге учёта (вид операции – «выдача вкладыша»).
- Возврат бланка. При увольнении сотрудника трудовая книжка сдаётся в отдел кадров‚ бланк остаётся у работника‚ а вкладыш – у работодателя. В книге учёта делается запись о возврате вкладыша (если он был выдан ранее).
- Списание. Бланки‚ повреждённые или утраченные‚ списываются по акту о списании‚ который также отражается в книге учёта.
Таким образом‚ каждая операция с бланками и вкладышами документируется‚ что обеспечивает полную прослеживаемость их жизненного цикла.
Ответственность за нарушение пункта 40
Нарушение порядка учёта и хранения бланков трудовой книжки может повлечь:
- Предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
- В случае выявления систематических нарушений – возможное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Поэтому рекомендуется:
- Назначить ответственного за ведение книги учёта (обычно специалист по кадрам или бухгалтер).
- Проводить периодические внутренние проверки (не реже одного раза в квартал).
- Обеспечить обучение сотрудников‚ ответственных за работу с трудовыми книжками.
Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек является ключевым элементом системы кадрового документооборота. Он обеспечивает:
- Прозрачный учёт бланков и вкладышей;
- Своевременное выявление недостач и предотвращение потерь;
- Соответствие законодательным требованиям и минимизацию рисков административных санкций;
- Упрощение архивной работы при реорганизации или ликвидации организации.
Соблюдение требований пункта 40 – это не просто формальность‚ а реальная гарантия надёжного функционирования кадровой службы и защиты интересов как работодателя‚ так и работников.
Статья подготовлена на основе официальных источников: Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225)‚ разъяснений Минтруда‚ КонсультантПлюс и актуальной нормативной базы на 2025‑2026 гг.