Дата публикации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Бумажные трудовые книжки: учёт и списание
3. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
4. Учёт в 1С: практические рекомендации
5. Налоговый аспект расходов на трудовые книжки
6. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Ведение учёта трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:

• Постановление Правительства РФ № 69 от  г. – определяет порядок постановки на учёт новых бланков трудовых книжек, их регистрацию в журнале учёта и обязательную детализацию по контрагентам‑поставщикам.
• Письмо Минфина РФ от № 03‑07‑09/52577. – разрешает работодателю выписать в 1‑м экземпляре счёт‑фактуру (СФ) при выдаче бумажной трудовой книжки (вкладыша) и регистрировать её в книге продаж.
• Приказ Минтруда России № 108н от  г. – вводит в действие электронную трудовую книжку (ЭТК) и определяет порядок её использования.
• Решение Кассационного суда от № 88‑2364/2024. – подтверждает, что расходы на покупку трудовых книжек являются экономически обоснованными и могут учитываться при расчёте налога на прибыль.
• С 1 января 2026 г. завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты большинство новых приёмов на работу обязаны оформлять только электронные трудовые книжки.

Бумажные трудовые книжки: учёт и списание

Регистрация новых бланков

При поступлении новых бланков (вкладышей) от поставщика необходимо:

1. Сформировать журнал учёта трудовых книжек (бумажный или электронный).
2. Отразить в журнале дату поступления, количество, серию и номер поставщика.
3. Внести запись в бухгалтерский регистр 10 «Материалы» или 41 «Товары» – в зависимости от внутренней политики предприятия. Оба счета допускаются по аналогии с учётом запасов.
4. Сформировать Счёт‑фактуру в 1‑м экземпляре и зарегистрировать её в книге продаж (см. письмо Минфина от ).

Выдача бланков кадровой службе

При выдаче трудовых книжек сотрудникам:

• Оформляется акт выдачи (подписывают представитель кадровой службы и бухгалтерии).
• В бухгалтерском учёте списывается соответствующее количество бланков со счёта 10/41.
• В журнале указывается дата выдачи, ФИО работника, номер и серия выданного вкладыша.

Списание использованных и испорченных бланков

Списание происходит в двух случаях:

1. Использованные бланки – после того как трудовая книжка полностью заполнена и передана работнику, её стоимость списывается как расходы на персонал (счёт 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»).
2. Испорченные/утраченные бланки – списываются как неполноценные запасы (счёт 91 «Прочие расходы»), при этом оформляется акт списания с указанием причины (потеря, порча, просроченный срок годности).

Печати в трудовой книжке

Роструд допускает использование печати отдела кадров в трудовой книжке. Если в книжке уже стоит печать работодателя, дополнительная печать кадровой службы не считается нарушением, однако рекомендуется согласовать её использование с внутренними регламентами предприятия.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в единой государственной информационной системе «Электронный трудовой книжный сервис». У него нет физического носителя, а все сведения доступны через личный кабинет на портале etk.gov.ru.

Переходный период

• С 2021 г. – обязательное заполнение электронных трудовых книжек при приёме на работу.
• С 1 января 2026 г. – окончание переходного периода; новые сотрудники обязаны получать только ЭТК.

Учёт в бухгалтерии

ЭТК не требуют учёта физических бланков, однако расходы на их внедрение (покупка лицензий, настройка программного обеспечения, обучение персонала) учитываются как незавершённые расходы и списываются в течение 12 мес. на счёт 91 «Прочие расходы».

Доступ к сведениям

Застрахованные лица могут просматривать свои данные в личном кабинете, а работодатели – в разделе «Отчётность по персоналу». При этом необходимо обеспечить:

1. Наличие Электронной подписи (ЭП) у ответственного лица.
2. Регулярную передачу данных в Федеральный сервис занятости (ФСЗ).

Учёт в 1С: практические рекомендации

Большинство российских компаний используют 1С:Бухгалтерия или 1С:Зарплата и управление персоналом. Ниже – пошаговый алгоритм.

Настройка справочников

• Создать справочник «Трудовые книжки» (вид «Материал»).
• Добавить виды номенклатуры: «Бумажный вкладыш», «Электронный сервис», «Лицензия на ЭТК».

Регистрация поступления

1. Ввести документ «Поступление товаров и услуг» → выбрать номенклатуру «Бумажный вкладыш».
2. Указать контрагента‑поставщика, количество, стоимость.
3. Автоматически сформируется запись в журнале учёта трудовых книжек (можно добавить отдельный регистр «Журнал трудовых книжек»).

Выдача сотруднику

1. Создать документ «Выдача материалов» → выбрать нужный вкладыш.
2. Заполнить реквизиты сотрудника (ФИО, табельный номер).
3. Система автоматически спишет количество со счёта 10/41 и сформирует акт выдачи.

Списание использованных/испорченных

Для списания используйте документ «Списание материалов». В поле «Основание» укажите «Заполнена трудовая книжка» или «Порча». Система предложит выбрать соответствующий счёт расходов.

Учёт расходов на ЭТК

Создайте документ «Приобретение услуг» → номенклатура «Лицензия на ЭТК». Счёт расходов – 91 «Прочие расходы»; При необходимости распределите стоимость лицензии на несколько периодов (амортизация).

Налоговый аспект расходов на трудовые книжки

• Стоимость покупки бумажных трудовых книжек относится к экономически обоснованным расходам и уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (ст. 247 НК РФ).
• Расходы на внедрение и обслуживание ЭТК (лицензии, программное обеспечение, обучение) также признаются расходами, если они документально подтверждены (договор, акт выполненных работ).
• Списание испорченных бланков считается неполноценными запасами и учитывается в составе прочих расходов (счёт 91), но не уменьшает налоговую базу, если не доказана их связь с основной деятельностью.
• При выдаче бумажных трудовых книжек в 1‑м экземпляре СФ, зарегистрированной в книге продаж, возможен вычет НДС (при условии, что получатель – плательщик НДС).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке?

Да. Роструд допускает использование печати кадровой службы. При этом рекомендуется фиксировать её наличие в локальном регламенте и в журнале учёта.

Как отразить в учёте выдачу бланков кадровой службе?

Оформляется документ «Выдача материалов» (или «Перемещение») с указанием получателя – подразделения «Кадровая служба». Списание происходит со счёта 10/41, а в журнале фиксируется дата и ФИО ответственного лица.

Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки (например, у гражданина Узбекистана)?

С 2021 г. допускается оформление электронной трудовой книжки. При отсутствии возможности её использования (например, отсутствие доступа к интернету) работодатель может оформить временный документ‑вкладку, который позже будет переведён в ЭТК.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Работник может предоставить скриншот из личного кабинета на портале ЭТК или распечатку справки, полученной через сервис «Электронный запрос».

Какие документы нужны для списания испорченных бланков?

Необходим акт списания, в котором указаны:

• Дата и причина списания (порча, утрата, просрочка).
• Количество и серии бланков.
• Подписи ответственных (кадровая служба и бухгалтерия).

Учёт трудовых книжек в бухгалтерии – это сочетание строгих нормативных требований и практических решений, позволяющих вести бизнес эффективно. Ключевые моменты:

• Регистрация новых бланков в журнале учёта и на счётах 10/41.
• Оформление актов выдачи и списания, отражение их в бухгалтерском учёте.
• Переход к электронным трудовым книжкам к 2026 году и корректный учёт расходов на их внедрение.
• Соблюдение налоговых правил, позволяющих уменьшить налоговую базу за счёт расходов на трудовые книжки.
• Использование 1С для автоматизации всех процессов – от поступления до списания.

Соблюдая указанные рекомендации, бухгалтерия сможет обеспечить полное соответствие законодательству, минимизировать налоговые риски и упростить работу кадровой службы.

Автор статьи – специалист по бухгалтерскому учёту и кадровому делопроизводству.