Ведение учёта трудовых книжек – обязательное требование для всех работодателей, регулируемое Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты․ В 2025‑2026 годах в законодательство внесены существенные изменения, связанные с переходом на электронные формы учёта․
Нормативно‑правовая база
1․1 Трудовой кодекс РФ
В ТК РФ закреплены требования к оформлению, хранению и передаче данных о трудовых книжках․ Особое внимание уделено:
- обязательному ведению книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
- формированию сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде;
- передаче данных в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в установленном порядке․
1․2 Приказы Минтруда
Приказ Минтруда России № 320н от 2025 года устанавливает требования к оформлению, подписи, печати и архивированию книги учёта․
1․3 Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд…»
С г․ все работодатели обязаны формировать электронные сведения о трудовой деятельности работников и передавать их в ПФР․
Формы учёта
2․1 Бумажный вариант
В бумажном виде допускается использовать собственную форму журнала, но записи могут быть сделаны печатью, штампом или печатью‑факсимилем․
2․2 Электронный вариант
С г․ вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Основные особенности:
- Все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде;
- Эти данные передаются в ПФР для хранения;
- Работник может иметь несколько электронных книжек, однако их количество должно быть обосновано;
- Электронные формы должны соответствовать требованиям, установленным Приказом Минтруда․
Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей
3․1 Содержание записи
В книгу (журнал) включаются:
- серия и номер принятой трудовой книжки;
- дата приема на работу;
- фамилия, имя, отчество работника;
- номер и дата выдачи вкладыша;
- сведения о выдаче дубликата․
3․2 Форма заполнения
Пример формы книги приведён в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда от г․ N 69․ В ней предусмотрены поля:
Номер п/п | Дата приема на работу | Фамилия, имя | Серия и номер книжки | Серия и номер вкладыша | Примечание
3․3 Нумерация и оформление
Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации (ИП) и печатью (при наличии)․ Каждый лист подписывается ответственным лицом․
Хранение и архивирование
4․1 Сроки хранения
Согласно Приказу Минтруда № 320н, оригиналы бумажных трудовых книжек хранятся в организации в течение 75 лет, а электронные сведения – в течение срока, установленного законодательством (обычно 5 лет после окончания трудовых отношений)․
4․2 Архивирование
После окончания срока хранения документы могут быть переданы в архив организации или в государственный архив, но только после согласования с отделом кадров и юридическим отделом․
Практические рекомендации работодателю
- Обеспечьте своевременное оформление новых форм дубликата трудовых книжек и вкладышей, утверждённых в 2025 году․
- Перейдите на электронный учёт, если это не сделано ранее – это упрощает передачу данных в ПФР и снижает риск потери информации․
- Регулярно проверяйте соответствие заполняемой книги требованиям Приказа Минтруда 320н, особенно в части подписи и печати․
- Ведите журнал учёта движения трудовых книжек в электронном виде, используя специализированные программы (например, 1С:Бухгалтерия)․
Часто задаваемые вопросы
6․1 Можно ли иметь две электронные трудовые книжки у одного работника?
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс, наличие более одной электронной книжки у одного физлица допускается только в исключительных случаях (например, при изменении формата учёта в результате слияния компаний)․ В обычных условиях требуется единая электронная книжка․
6․2 Как оформить дубликат, если оригинал утерян?
Для получения дубликата необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров;
- Предоставить копию паспорта и документа, подтверждающего основание увольнения (если применимо);
- Заполнить форму дубликата, утверждённую Приказом Минтруда;
- Получить подпись руководителя и печать (при наличии)․
Корректный учет трудовых книжек работников – важная часть соблюдения трудовых правовых норм․ При соблюдении требований ТК РФ, Приказа Минтруда № 320н и современных требований к электронному документообороту организации минимизируют риск ошибок, упрощают передачу данных в ПФР и обеспечивают надёжное хранение информации на протяжении длительного срока․