Обновлено: 22 мая 2026 года

Вопрос ведения и учета трудовых книжек остается одним из самых актуальных для работодателей․ С учетом изменений законодательства и внедрения электронных трудовых книжек, важно понимать, какие требования предъявляются к работодателям в 2026 году․ В этой статье мы разберем все нюансы, связанные с учетом трудовых книжек, включая обязательность ведения учета, особенности работы с бумажными и электронными версиями, а также ответственность за нарушения․

Что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ К 2026 году этот процесс практически завершен, и большинство работодателей перешли на цифровую форму учета․ Однако это не отменяет необходимости ведения определенных записей и учета в некоторых случаях․

Обязательно ли вести учет бумажных трудовых книжек?

Если у вас на руках остались бумажные трудовые книжки (например, у сотрудников, которые были приняты на работу до 2020 года), то ведение учета таких документов обязательно․ Работодатель должен:

1. Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
2. Хранить сведения о выданных, утерянных или испорченных бланках;
3. Обеспечивать сохранность трудовых книжек сотрудников;
4. Своевременно вносить записи о приеме, переводе и увольнении работников․

При этом не существует унифицированной формы для ведения такой книги․ Работодатель вправе разработать собственную форму журнала учета, которая будет соответствовать требованиям законодательства․

Что должно быть отражено в книге учета?

• Серия и номер бланка трудовой книжки;
• ФИО работника;
• Дата выдачи трудовой книжки;
• Основание для выдачи (например, прием на работу, дубликат);
• Подпись работника о получении;
• Отметки о возврате при увольнении․

Нужно ли вести учет электронных трудовых книжек?

Согласно действующему законодательству, вести отдельный учет электронных трудовых книжек в бумажной форме не требуется․ Все записи о трудовой деятельности вносятся в электронный формат и хранятся в системе Пенсионного фонда России (ПФР)․

Однако это не означает, что можно полностью игнорировать учет․ Работодатель должен:

• Своевременно передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР;
• Обеспечивать доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам;
• Соблюдать требования к хранению и защите персональных данных․

Какие документы необходимо вести при работе с бумажными трудовыми книжками?

Если у вас есть сотрудники с бумажными трудовыми книжками, вам потребуется вести следующие документы:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Этот документ должен содержать:

• Сведения о приеме и выдаче трудовых книжек;
• Записи о внесении изменений (например, о переводе на другую должность);
• Отметки о возврате при увольнении;
• Сведения о выдаче дубликатов․

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Этот документ необходим для учета бланков трудовых книжек и вкладышей․ В нем отражаются:

• Поступление бланков;
• Выдача бланков;
• Остатки на руках;
• Списание испорченных или утерянных бланков․

Форма этой книги также не унифицирована, и работодатель вправе разработать ее самостоятельно․

Что грозит работодателю за нарушение правил учета?

Нарушение правил ведения и учета трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность․ Согласно статье 5․27 КоАП РФ, работодатель может быть оштрафован на сумму от 1 000 до 5 000 рублей за нарушение порядка ведения трудовых книжек․

Кроме того, неправильное ведение учета может привести к:

• Проблемам при проверках трудовой инспекции;
• Трудностям при оформлении пенсий и льгот;
• Возможным спорам с работниками․

Нужно ли брать заявление о выборе трудовой книжки у новых сотрудников?

С 2020 года все новые сотрудники оформляются только на электронные трудовые книжки․ Однако если у работника есть бумажная трудовая книжка, он может выбрать, сохранить ли ее или перейти на электронную форму․

Если сотрудник не предоставил такое заявление, работодатель вправе оформить ему электронную трудовую книжку по умолчанию․

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2026 году?

Даже если большая часть записей вносится в электронный формат, бумажные трудовые книжки все еще актуальны для части сотрудников․ При их заполнении необходимо соблюдать следующие правила:

Общие требования

• Все записи должны быть внесены разборчивым почерком;
• Использовать можно только чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Записи должны быть точными и полными;
• Не допускаются помарки, подчистки и исправления;
• Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется)․

Что должно быть указано на ьном листе?

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность;
• Дата заполнения․

Пример записи при приеме на работу

Пример корректной записи в трудовой книжке:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Нет․ С 1 января 2026 года выдача новых бумажных трудовых книжек запрещена․ Можно оформить только дубликат существующей бумажной трудовой книжки․

Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки после перехода на электронные?

Да․ Бумажные трудовые книжки, выданные до 2020 года, должны храниться у работодателя до передачи их работнику при увольнении․

Как быть, если сотрудник потерял трудовую книжку?

В этом случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки․ Для этого необходимо:

• Получить заявление от работника;
• Оформить дубликат на основании имеющихся записей;
• Внести соответствующую запись в книгу учета движения трудовых книжек;
• Выдать дубликат работнику под роспись․

Можно ли вести учет трудовых книжек в электронном виде?

Да․ Работодатель вправе вести учет трудовых книжек в электронном формате, но при этом необходимо обеспечить их защиту и сохранность в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных․

Таким образом, ведение учета трудовых книжек в 2026 году зависит от их типа:

• Бумажные трудовые книжки: ведение учета обязательно․ Необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также приходно-расходную книгу по учету бланков․
• Электронные трудовые книжки: отдельный учет в бумажной форме не требуется․ Все записи хранятся в системе ПФР․

Работодатель должен строго соблюдать требования законодательства, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий․ Особое внимание следует уделить правильному оформлению записей, хранению документов и своевременной передаче сведений в Пенсионный фонд․

Если у вас остались вопросы по ведению учета трудовых книжек, рекомендуем обратиться к специалистам по трудовому праву или в территориальное отделение Пенсионного фонда․

Дата публикации: 22 мая 2026 года