В 2026 году система учета трудовых отношений в России окончательно закрепила гибридный формат: наряду с электронными трудовыми книжками (ЭТК) продолжают действовать бумажные бланки для тех, кто сохранил их по состоянию на конец 2020 года или восстановил при утрате. Несмотря на цифровизацию, требования к документальному оформлению и строгому учету бланков остаются жесткими. Ошибки в ведении книг учета могут привести к штрафам и проблемам при проверках.

В этой статье мы подробно разберем, какие книги необходимо вести, как правильно заполнять графы, учитывать приход и расход бланков, а также актуальные правила хранения и архивирования документации согласно Приказу Минтруда № 320н и Постановлению Правительства РФ № 225.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Основными документами, регламентирующими учет трудовых книжек, являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает общие Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Минтруда РФ от № 69 — содержит инструкции по заполнению бланков и формы учетных книг.
• Приказ Минтруда России № 320н — устанавливает актуальные требования к оформлению, подписям и порядку архивирования.
• Статья 66 ТК РФ — базовая норма Трудового кодекса, определяющая обязанность работодателя по ведению книжек.

Какие книги учета обязательны для организации

Согласно разделу VIII Правил ведения трудовых книжек, работодатель обязан вести два основных вида учетной документации:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
   В этом журнале учитываются сами бланки (пустые книжки и вкладыши), которые организация закупает у изготовителя или получает от вышестоящей организации. Здесь фиксируется движение денег и материальных ценностей до момента их выдачи сотруднику.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
   Этот журнал ведется для отслеживания судьбы заполненных книжек. В нем фиксируется, кому выдана трудовая, когда она принята при приеме на работу, и когда возвращена владельцу при увольнении.

Приходно-расходная книга: правила заполнения

Эта книга предназначена для строгого контроля за бланками. Все операции (получение, выдача, списание испорченных бланков) вносятся на основании первичных документов.

Ключевые моменты:

• Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.
• Записи вносятся чернилами (или шариковой ручкой) четко и разборчиво.
• Испорченные бланки (с ошибками заполнения) не выбрасываются, а уничтожаются по Акту об уничтожении, копия которого подшивается к книге.

Книга учета движения трудовых книжек: структура и заполнение

Это основной документ, проверяемый трудовой инспекцией. Форма книги утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда № 69. Рассмотрим особенности заполнения ключевых граф в условиях 2026 года.

Основные графы и порядок их заполнения:

• Графа 1–3: Порядковый номер записи, дата приема на работу (или дата заполнения книжки), ФИО сотрудника.
• Графа 4: Дата рождения сотрудника.
• Графа 5: Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
• Графа 6: Должность, на которую принят сотрудник.
• Графа 7: Подпись сотрудника в получении трудовой книжки (ставится при выдаче на руки или при первичном оформлении).
• Графа 8: Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Особенности граф 11, 12 и 13 (Выдача и возврат):

Эти графы заполняются при увольнении сотрудника или переходе на электронную трудовую:

• Графа 11: Здесь указывается сумма, взысканная с сотрудника за бланк трудовой книжки, если организация не предоставляет их бесплатно. Если бланки выдаются безвозмездно (что должно быть закреплено в Правилах трудового распорядка), в этой графе ставится прочерк.
• Графа 12: Дата выдачи трудовой книжки сотруднику при увольнении.
• Графа 13: Подпись сотрудника о получении трудовой книжки на руки.
  Важно: Если сотрудник переходит на электронную трудовую и забирает бумажную версию, в графе 13 делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления» с указанием даты заявления.

Электронные трудовые книжки и учет в 2026 году

Хотя основной массив данных с 2020 года ведется в электронном виде (СФР), бумажный учет движения бланков сохраняется для тех случаев, когда у сотрудника есть бумажная трудовая.

При переходе сотрудника на ЭТК (подача заявления о прекращении ведения бумажной версии):

1. В бумажную трудовую вносится запись о подаче заявления.
2. Трудовая книжка выдается сотруднику на руки.
3. В Книге учета движения в графе 13 фиксируется факт выдачи со ссылкой на заявление сотрудника.
4. С этого момента работодатель больше не ведет записей в бумажном бланке, но обязан хранить копию заявления и отчетность о переходе.

Правила хранения и архивирования

Согласно актуальным требованиям 2025–2026 годов, учетные книги и сами трудовые книжки являются документами строгой отчетности.

Требования к хранению:

• Безопасность: Книги учета и бланки трудовых должны храниться в сейфах или металлических шкафах, исключающих доступ посторонних лиц и риск пожара.
• Ответственное лицо: Приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Именно он несет персональную ответственность.
• Сроки хранения:
  • Книги учета движения трудовых книжек хранятся 75 лет (как и сами трудовые книжки не принятые работниками);
  • Приходно-расходные книги по бланкам хранятся 5 лет после даты последней записи.

Архивирование при ликвидации организации

В случае ликвидации компании все трудовые книжки, не полученные сотрудниками, передаются в архив по месту нахождения работодателя. Книги учета также подлежат передаче в архив для обеспечения сохранности стажа граждан.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики показывает следующие типичные нарушения:

• Записи карандашом: Категорически запрещены. Только чернила черного, синего или фиолетового цвета.
• Отсутствие подписей: Каждая запись в книге учета должна быть заверена подписью ответственного лица и, где требуется, подписью владельца трудовой.
• Неучтенные бланки: Покупка бланков «без чека» или у непроверенных поставщиков ведет к признанию трудовых книжек недействительными.
• Игнорирование графы 11: Забывают поставить прочерк, если бланк бесплатный, или забывают указать сумму, если платный.

Ведение учета трудовых книжек в 2026 году требует внимательности и строгого следования инструкциям. Даже в эпоху цифровых сервисов бумажный журнал учета движения остается юридически значимым документом, подтверждающим факт приема и выдачи книжек. Регулярная проверка книг, правильное архивирование и своевременное внесение изменений согласно Приказу № 320н помогут организации избежать штрафов и защитить интересы как работодателя, так и сотрудников.

Помните: правильно оформленная книга учета — это гарантия того, что трудовой стаж каждого сотрудника будет подтвержден в любой момент времени.