Учет трудовых книжек — одна из важнейших обязанностей работодателя. Несмотря на масштабный переход на электронный формат (ЭТК), бумажные трудовые книжки не отменены, и их правильное оформление, хранение и учет остаются под пристальным вниманием контролирующих органов. В 2026 году действуют актуальные правила, утвержденные Приказом Минтруда № 320н, а также строгие разъяснения Роструда. Разберемся во всех тонкостях учета трудовых книжек.

Два формата трудовых книжек: бумажные и электронные

С 2021 года в России функционируют два вида трудовых книжек:

• Бумажные трудовые книжки (БТК) — продолжают вестись для тех сотрудников, которые до конца 2020 года подали заявление об их сохранении, а также для тех, кто впервые устроился на работу после этой даты, но письменно отказался от ЭТК.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК) — данные о стаже таких сотрудников передаются работодателем напрямую в Социальный фонд России (СФР).

Нужно ли вести отдельный учет электронных трудовых книжек?

Ответ на этот вопрос однозначный: нет, вести отдельный журнал учета ЭТК не требуется. Ни в Трудовом кодексе, ни в иных нормативных актах нет такого предписания. Учет электронных трудовых книжек осуществляется автоматически в учетной программе работодателя (например, 1С) при выборе кадрового мероприятия «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ» и т.д. Сведения автоматически направляются в СФР.

А вот что касается бумажных трудовых книжек и вкладышей в них, их учет обязателен и строго регламентирован.

Обязательные книги и журналы учета бумажных трудовых книжек

Для учета БТК работодатель обязан вести два документа:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — регистрирует поступающие от сотрудников при приеме на работу трудовые книжки, а также фиксирует их выдачу при увольнении.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — учитывает приобретение новых чистых бланков и их выдачу сотрудникам (например, при оформлении новой трудовой книжки или выдаче вкладыша).

Строгие требования Минтруда и Роструда к журналам учета

В 2023 году Минтруд выпустил важное письмо (от № 14-6/ООГ-6245), разъясняющее правила ведения учетных книг. В 2026 году эти требования остаются актуальными:

• Запрет на электронный документооборот: Книги и журналы учета трудовых книжек нельзя вести в электронном виде. Они должны быть исключительно бумажными.
• Запрет на листовую форму хранения: Нельзя вести журнал учета в виде отдельно хранящихся листов, оформленных на каждого сотрудника (например, заводить отдельный файл/лист на человека). Журнал должен быть единым прошитым и пронумерованным документом.
• Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Правила ведения и заполнения бумажных трудовых книжек в 2026 году

Если у сотрудника сохранена бумажная трудовая книжка, работодатель обязан вести ее по-прежнему. Никаких изменений в ведении бумажных документов в 2026 году не появилось. Записи вносятся в соответствии с Порядком № 320н.

Основные принципы заполнения БТК:

• ьный лист: Серия и номер бланка, ФИО владельца, дата заполнения и другие сведения должны вноситься разборчиво и без сокращений.
• Записи о работе: Вносятся сведения о приеме на работу, переводе, увольнении с указанием пункта и статьи ТК РФ.
• Особые записи: Вносятся записи о совместительстве (по основному месту работы на основании справки), вахтовом методе работы и других специфических условиях.
• Исправление ошибок: Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Ошибочные данные признаются недействительными путем внесения соответствующей записи, после которой вносится верная информация.
• Смена фамилии: На ьном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, рядом пишется новая. Внутри обложки указывается основание для изменения (например, реквизиты свидетельства о браке).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Поэтому их хранение должно быть организовано на высшем уровне:

• Бланки должны храниться в несгораемых сейфах или металлических шкафах, запирающихся на ключ.
• Заполненные трудовые книжки действующих сотрудников также хранятся у работодателя (в сейфе или надежном шкафу в кабинете кадровика).
• Трудовые книжки уволенных сотрудников должны храниться в архиве организации в течение 50 лет (если книжка сдана после 2003 года) или 75 лет (если сдана до 2003 года), если за ними не явился владелец.

Ответственность работодателя

Несоблюдение правил учета, ведения и хранения трудовых книжек грозит работодателю серьезными штрафами:

• За нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) для должностных лиц предусмотрен штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• При задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.
• Утрата или порча трудовой книжки по вине работодателя влечет обязанность оформить дубликат, а если работник докажет невозможность восстановления стажа, возможны судебные иски о возмещении материального ущерба.

Краткий чек-лист для отдела кадров на 2026 год

1. Убедитесь, что книги учета движения и приходно-расходная книга ведутся на бумаге, прошиты и опломбированы.
2. Проверьте наличие чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в сейфе.
3. Убедитесь, что при приеме на работу новых сотрудников вы корректно выбираете кадровое мероприятие «ПРИЕМ» в учетной программе для передачи данных по ЭТК в СФР.
4. Помните, что отдельный журнал для электронных трудовых книжек не нужен.
5. Следите за актуальностью образцов записей в бумажные трудовые книжки, опираясь на Приказ Минтруда № 320н.

Грамотный учет трудовых книжек — это не просто соблюдение формальностей, а гарантия защиты интересов как самого работодателя, так и его сотрудников. Аккуратное ведение книг учета и своевременная передача данных в СФР позволят избежать штрафов и конфликтных ситуаций.