Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. В связи с этим государство строго контролирует порядок их приобретения‚ хранения‚ выдачи и списания. Одним из самых частых вопросов у бухгалтеров и кадровиков является: на каком счете учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них? Давайте разберем этот вопрос подробно‚ опираясь на актуальные требования законодательства на 2026 год.

Бухгалтерский учет: забалансовый счет 006

Согласно сложившейся практике и актуальным разъяснениям (в т.ч. для коммерческих организаций в 2026 году)‚ бланки трудовых книжек признаются бланками строгой отчетности (БСО). В связи с этим они не отражаются в составе обычных запасов компании на балансовых счетах.

Для учета таких документов используется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Особенности учета на счете 006

• Условная оценка: Бланки на счете 006 учитываются в условной оценке. Как правило‚ за условную единицу принимается 1 рубль за 1 бланк‚ либо бланки учитываются по фактической себестоимости их приобретения.
• Движение: Поступление бланков от поставщика отражается по дебету счета 006‚ а выдача их работникам (или списание испорченных бланков) — по кредиту счета 006.
• Аналитика: Учет ведется по каждому наименованию бланка (трудовая книжка‚ вкладыш в трудовую книжку)‚ а также с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.

Учет в бюджетных организациях с

Для бюджетных учреждений правила несколько отличаются. С 1 июля 2025 года в силу вступили изменения в порядок учета. Теперь бюджетные организации отражают бланки трудовых книжек с использованием:

• Субсчета 210 «Расходы к распределению», для отражения затрат на приобретение;
• Забалансового счета 04 «Бланки строгой отчетности» — для непосредственного количественного учета самих бланков.

Таким образом‚ суть остается прежней: сам физический носитель (бланк) продолжает числиться на забалансовом счете как БСО.

Альтернативный вариант: счет 10

В некоторых источниках можно встретить упоминание счета 10 «Материалы» для учета трудовых книжек. Действительно‚ некоторые организации отражают бланки на счете 10 (субсчет 10.6 «Прочие материалы» или аналогичный). Однако важно понимать:

1. Отражение на счете 10 обычно касается только стоимости приобретения бланков для целей бухгалтерского баланса (если политика организации не предполагает их учет за балансом).
2. Даже если стоимость бланков проведена по счету 10‚ забалансовый учет на счете 006 не отменяется‚ так как трудовая книжка является документом строгой отчетности‚ требующим персонального учета по сериям и номерам.

Документальный учет: обязательные книги

Инспекторы Роструда со ссылкой на Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н напоминают‚ что каждая организация обязана вести две формы учета по трудовым книжкам на бумажных носителях (электронный формат для этих книг не допускается):

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Эта книга ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях‚ связанных с получением бланков от поставщиков и их расходованием (выдачей в кадровую службу). Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (Приложение № 2).

В книге обязательно указываются:

• Дата операции;
• От кого получено или кому отпущено;
• Основание (наименование документа‚ номер‚ дата);
• Приход/Расход (с указанием серии и номера каждого бланка);
• Остаток.

Книга учета движения трудовых книжек

Эта книга ведется кадровой службой (или лицом‚ ответственным за кадровый документооборот). В ней регистрируются уже заполненные трудовые книжки и вкладыши‚ принятые от работников при поступлении на работу‚ а также фиксируется их выдача при увольнении. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в этой книге.

Пример бухгалтерских проводок

Рассмотрим типичную ситуацию: Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дебет 302 26 (или 210), Кредит 201 11 — 4 500 руб. (оплата поставщику за бланки);
• Дебет забалансового счета 04 (или 006), 30 шт. (бланки приняты к учету в условной оценке или по цене приобретения);
• Кредит забалансового счета 04 (или 006) — списание бланков при выдаче их работникам или порче.

Важно: для коммерческих организаций вместо счета 201 11 используется счет 51 (Расчетный счет)‚ а вместо счета 04 — счет 006. Также для принятия к вычету НДС при покупке бланков необходима счет-фактура от продавца.

Списание испорченных бланков

Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка‚ бланк признается испорченным. Он не может быть выдан работнику и подлежит уничтожению. В бухгалтерском учете испорченные бланки списываются с забалансового счета 006 (или 04 для бюджетников) на основании составленного акта о списании. При этом составляется соответствующий акт о порче документа.

Хранение и ответственность

Бланки трудовых книжек должны храниться в сейфах или металлических шкафах в бухгалтерии‚ а заполненные книжки — в кадровой службе. Ответственность за сохранность несет уполномоченный представитель нанимателя (работодателя)‚ назначенный приказом по организации.