Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовой стаж работника, его должностные изменения, периоды отпуска, повышения квалификации и прочие сведения, важные для расчёта социальных выплат. В бюджетных организациях вопросы её учёта регулируются рядом нормативных актов, а конкретные бухгалтерские проводки фиксируются в Едином плане счетов бухгалтерского учёта для государственных органов (приказ Минфина РФ от № 157н).
Нормативно‑правовая база
- Приказ Минфина РФ от № 157н «О едином плане счетов бухгалтерского учёта для государственных органов, органов местного самоуправления и государственных внебюджетных фондов».
- Инструкция № 157н, пункт 118 – определяет, что трудовые книжки и вкладыши учитываются на счёте 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (забалансовый счёт).
- Постановление Правительства РФ о порядке ведения учёта бланков строгой отчётности (в т.ч. трудовых книжек).
- Налоговый кодекс РФ – порядок начисления НДС при приобретении бланков (в бюджетных организациях НДС, как правило, не возмещается, но отражается в учёте).
Почему трудовые книжки учитываются на забалансовом счёте?
Трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчётности. По законодательству такие бланки не являются имуществом организации в полном смысле слова, а представляют собой запасы, предназначенные для выдачи работникам. Поэтому они фиксируются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности» (в некоторых организациях – 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы»). Это позволяет:
- Отразить факт наличия бланков без их капитализации в основных средствах.
- Вести отдельный аналитический учёт (по каждому типу бланка, количеству, стоимости).
- Контролировать движение бланков (приём‑выдача, списание, утеря).
- Своевременно списать стоимость бланков в расходы бюджета при их выдаче работнику.
Основные бухгалтерские проводки
Ниже представлены типовые проводки, которые применяются в бюджетных организациях при работе с трудовыми книжками.
Приобретение бланков трудовых книжек
| Дебет | Кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 006 «Бланки строгой отчётности» | 71 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» | Стоимость без НДС | Учёт приобретения бланков |
| НДС | 71 | Сумма НДС | Если организация является плательщиком НДС (в большинстве бюджетных – нет) |
Если оплата производится со лицевого счёта организации (например, за счёт субсидии), то в качестве кредитового счета используется 71 или 50 «Касса» – в зависимости от способа оплаты.
Выдача трудовой книжки работнику
Согласно нормативам, работник обязан возместить стоимость бланка, если иное не предусмотрено (например, утеря по вине работодателя).
| Дебет | Кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» | 006 «Бланки строгой отчётности» | Стоимость бланка | Списание стоимости бланка в расход бюджета |
| 50 «Касса» (или 71) | 70 | Стоимость бланка | Получение оплаты от работника |
Если работник не платит (например, бланк выдан бесплатно), стоимость бланка списывается в расходы бюджета без получения денежных средств.
Списание испорченных, утерянных или излишних бланков
| Дебет | Кредит | Сумма | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 91 «Прочие расходы» | 006 «Бланки строгой отчётности» | Стоимость списанных бланков | Списание в расход бюджета |
Пример из практики
Ситуация: Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение 30 бланков трудовых книжек по 150 руб. за штуку (итого 4 500 руб.). Оплата произведена со счёта организации за счёт субсидии.
- Поступление бланков:
Дт 006 «Бланки строгой отчётности» – 4 500 руб.
Кт 71 «Расчёты с поставщиками» – 4 500 руб. - Выдача первой книжки сотруднику (стоимость 150 руб.) и получение оплаты от него:
Дт 70 «Расчёты с персоналом» – 150 руб.
Кт 006 – 150 руб.
Дт 50 «Касса» – 150 руб.
Кт 70 – 150 руб. - Списание оставшихся 29 бланков (если они не будут использованы):
Дт 91 «Прочие расходы» – 4 350 руб.
Кт 006 – 4 350 руб.
Аналитический учёт
Для контроля движения бланков рекомендуется вести отдельный журнал (или использовать электронный журнал «Моя бухгалтерия»), где фиксируются:
- Дата поступления бланков.
- Поставщик, номер и дата договора.
- Количество полученных бланков.
- Дата выдачи каждому работнику, ФИО, подпись в книге учёта движения.
- Сумма, полученная от работника (если была).
- Причина списания (повреждение, утеря, излишек).
Аналитика позволяет быстро сформировать отчёт о наличии бланков, их стоимости и остатке на забалансовом счёте.
Взаимосвязь с другими счетами бюджета
| Счёт | Назначение | Связанные операции |
|---|---|---|
| 006 «Бланки строгой отчётности» | Учёт бланков (в т.ч. трудовых книжек) | Приобретение, выдача, списание |
| 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» | Взаиморасчёты с работниками | Получение оплаты за книжку, возврат средств |
| 71 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» | Оплата поставщиков | Оплата за бланки |
| 50 «Касса» | Денежные средства в кассе | Получение оплаты от работника |
| 91 «Прочие расходы» | Списание расходов, не относящихся к основной деятельности | Списание испорченных бланков |
Особенности налогообложения
Бюджетные организации, как правило, не являются плательщиками НДС, однако при приобретении бланков с НДС необходимо:
- Отразить НДС в бухгалтерском учёте (счёт НДС к возмещению), если организация имеет право на возмещение.
- Если возмещение невозможно, НДС включается в стоимость бланка и учитывается в расходах бюджета.
Краткий вывод
- Трудовые книжки и их вкладыши учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности» (в некоторых планах – 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы»).
- Приобретение фиксируется дебетом этого счёта и кредитом 71 (или 50).
- Выдача – списание стоимости с 006 на 70, а полученная от работника оплата – движение 50 → 70.
- Списание неиспользованных или испорченных бланков – дебет 91, кредит 006.
- Ведение аналитического журнала движения бланков обеспечивает контроль и прозрачность расходов бюджета.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных документов и практических рекомендаций, действующих на .