Дата публикации: 22 мая 2026 года
Редакция: на основе нормативных актов, приказов Минтруда и Минфина, а также актуальной практики казенных учреждений.
Казенные учреждения — это государственные (муниципальные) учреждения, деятельность которых полностью финансируется из бюджета. Они обязаны строго соблюдать требования законодательства в части ведения, хранения и учета трудовых книжек сотрудников. Неверное ведение документов может привести к административной и финансовой ответственности.
С 2026 года вступили в силу новые требования к учету трудовых книжек, включая обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для новых сотрудников и возможность сохранения бумажных форм только по выбору работника. В статье рассмотрены все аспекты учета трудовых книжек в казенных учреждениях: нормативная база, порядок ведения, документооборот, ответственность и особенности перехода на электронные трудовые;
Нормативная база учета трудовых книжек в 2026 году
Основные нормативные документы
- Приказ Минтруда России от № 320н — устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Приказ Минфина России от № 55н — утверждает новые бланки трудовых книжек и вкладышей, введенные в обращение с .
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также переход на электронные трудовые книжки.
- Приказ Минтруда России от № 807н — определяет порядок предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).
Что изменилось в 2026 году?
С 1 января 2026 года:
- Все новые сотрудники оформляются только в электронном формате трудовой книжки (ЭТК), если иное не указано в трудовом договоре.
- Бумажные трудовые книжки выдаются только по письменному заявлению работника.
- Введены новые бланки трудовых книжек и вкладышей, утвержденные Приказом Минфина № 55н.
- Усилен контроль за ведением книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги по учету бланков.
- Расширены требования к цифровизации процессов учета и хранения документов.
Порядок ведения трудовых книжек в казенных учреждениях
Прием на работу и оформление трудовой книжки
При приеме на работу в казенное учреждение необходимо:
- Заполнить трудовую книжку в день приема на работу (п. 10 Порядка № 320н).
- Сделать запись о приеме на работу с указанием:
- номера и даты приказа о приеме;
- должности;
- структурного подразделения;
- условий труда (при необходимости).
- Запись должна быть заверена подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью учреждения (если используется).
- В случае отсутствия у работника трудовой книжки, учреждение обязано оформить новую (п. 4 Порядка № 320н).
Ведение и хранение трудовых книжек
В казенном учреждении должны быть обеспечены:
- Надлежащие условия хранения — в сейфе или металлическом шкафу, в помещении с ограниченным доступом.
- Своевременное внесение записей — не позднее недельного срока со дня издания приказа.
- Правильное оформление записей — без помарок, исправлений, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.
- Контроль за выдачей, выдача на руки возможна только по письменному заявлению работника.
Запрещается:
- вести записи карандашом или шариковой ручкой;
- вносить исправления путем подчистки или заклеивания;
- хранить трудовые книжки вместе с личными делами сотрудников;
- передавать трудовые книжки третьим лицам без согласия работника.
Учет движения трудовых книжек
Для контроля за движением трудовых книжек в казенных учреждениях ведутся следующие документы:
| Документ | Назначение | Формат |
|---|---|---|
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Учет всех операций по выдаче, приему, исправлению и списанию трудовых книжек. | Форма Т-11 (унифицированная), утвержденная Постановлением Госкомстата № 1 от . |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек | Учет поступления и списания бланков строгой отчетности. | Форма 0504043 (унифицированная), утвержденная Приказом Минфина № 52н. |
| Журнал учета трудовых книжек | Дополнительный контроль за движением трудовых книжек (не обязателен, но рекомендован). | Свободная форма, утвержденная локальным актом учреждения. |
Пример записи в книге учета движения трудовых книжек:
Графа 2: ФИО работника — Иванов Иван Иванович
Графа 3: Должность, бухгалтер
Графа 4: Основание, Приказ № 45 от
Графа 5: Отметка о возврате, (возвращена при увольнении)
Выдача трудовой книжки на руки
В казенном учреждении трудовая книжка выдается на руки:
- при увольнении в последний день работы;
- по письменному заявлению работника (например, для оформления кредита, пенсии и т.д.).
При выдаче делается запись в книге учета движения трудовых книжек с указанием:
- основания выдачи (например, «по заявлению от «);
- даты выдачи;
- подписи получателя.
Трудовая книжка выдается в день обращения или не позднее следующего рабочего дня.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. С 2026 года:
- Все новые сотрудники оформляются только в электронном формате, если иное не указано в трудовом договоре.
- Сотрудники, имеющие бумажные трудовые книжки, могут продолжить их ведение или перейти на ЭТК по заявлению.
- Казенные учреждения обязаны:
- вести учет сведений о трудовой деятельности в системе СФР;
- предоставлять сведения в Пенсионный фонд РФ;
- обеспечивать доступ работников к их электронным трудовым книжкам через портал Госуслуг или СФР.
Пример оформления ЭТК:
- Работник подает заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
- Работодатель вносит сведения в систему СФР в течение 5 рабочих дней.
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг.
Бухгалтерский учет трудовых книжек в казенных учреждениях
Учет бланков трудовых книжек
Бланки трудовых книжек и вкладышей учитываются как бланки строгой отчетности (БСО):
- на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности»;
- по стоимости их приобретения.
Пример проводок:
Дт 0 105 36 349 «Увеличение стоимости бланков строгой отчетности»
Кт 0 302 34 731 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками»
Выдача бланка сотруднику:
Дт 0 105 36 349 (списание с забалансового учета)
Кт 0 105 36 449 (отражение на забалансовом учете)
Списание испорченного бланка:
Дт 0 401 20 272 «Расходы на прочие услуги»
Кт 0 105 36 349
Учет расходов на ведение трудовых книжек
Расходы на ведение трудовых книжек (например, покупка бланков, канцелярские принадлежности) отражаются в учете как:
- Расходы на прочие услуги (КОСГУ 226);
- или расходы на приобретение материальных запасов (КОСГУ 346), если бланки учитываются как материальные запасы.
Пример:
Кт 0 302 26 731 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками»
Учет расходов на хранение и ведение трудовых книжек
Расходы на обеспечение сохранности трудовых книжек (например, аренда сейфа, охрана) могут учитываться как:
- КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги»;
- КОСГУ 225 «Работы, услуги по содержанию имущества».
Ответственность за нарушение порядка учета трудовых книжек
Нарушение правил ведения, хранения или учета трудовых книжек может повлечь за собой:
| Вид нарушения | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Несвоевременное внесение записей | Административный штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб. | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Непредоставление сведений о трудовой деятельности | Штраф от 30 000 до 50 000 руб. для организации | ст. 19.7 КоАП РФ |
| Нарушение порядка хранения трудовых книжек | Штраф от 2 000 до 5 000 руб. для должностных лиц | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Непредоставление трудовой книжки при увольнении | Штраф от 30 000 до 50 000 руб. для организации | ст. 5.27 КоАП РФ |
Кроме того, руководитель учреждения может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.
Рекомендации для казенных учреждений
Внедрите электронный документооборот
- Используйте системы СФР и Госуслуг для ведения ЭТК.
- Обучите сотрудников отдела кадров и бухгалтерии работе с электронными трудовыми.
- Обеспечьте доступ работников к их электронным трудовым книжкам.
Организуйте строгий контроль за бланками
- Ведите приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
- Проводите инвентаризацию бланков не реже одного раза в год.
- Обеспечьте сохранность бланков в сейфах или металлических шкафах.
Своевременно обновляйте локальные нормативные акты
- Утвердите положение о ведении трудовых книжек в учреждении.
- Обновите инструкции по делопроизводству и работе с кадрами.
- Обеспечьте доступ сотрудников к актуальным нормативным документам.
Проводите обучение сотрудников
- Обучите сотрудников отдела кадров и бухгалтерии новым требованиям 2026 года.
- Проведите тренинги по заполнению трудовых книжек и ведению электронных трудовых.
- Организуйте проверку знаний сотрудников.
Учет трудовых книжек в казенных учреждениях — это ответственная задача, требующая строгого соблюдения законодательства, актуальных нормативных актов и внутренних регламентов. С 2026 года ключевым трендом становится переход на электронные трудовые книжки, что требует от учреждений обновления процессов, обучения сотрудников и внедрения современных систем учета.
Казенные учреждения должны обеспечить:
- правильное ведение и хранение трудовых книжек;
- своевременное внесение записей;
- ведение необходимых журналов и книг;
- переход на ЭТК для новых сотрудников;
- контроль за движением бланков строгой отчетности.
Соблюдение всех требований позволит избежать штрафов, дисциплинарной ответственности и обеспечит прозрачность учета трудовых книжек в учреждении.
Полезные ссылки и документы
- Официальный сайт КонсультантПлюс — типовые ситуации и готовые решения по учету трудовых книжек.
- Официальный сайт ГАРАНТ — нормативные акты и комментарии.
- Пенсионный фонд РФ — порядок предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Портал Госуслуг — доступ к электронным трудовым книжкам.
- Министерство труда и социальной защиты РФ — приказы и нормативные акты.