В условиях современного бизнеса компании всё чаще открывают обособленные подразделения (ОП) — структурные единицы, расположенные вне места нахождения организации, но не являющиеся юридическими лицами. Часто возникает вопрос: нужно ли вести учёт трудовых книжек в обособленном подразделении, если сотрудники там не работают, а помещение лишь сдаётся в аренду? Ответ на этот вопрос критически важен для соблюдения трудового законодательства и избежания штрафов.
Что такое обособленное подразделение по Трудовому кодексу РФ?
Согласно статье 11 Трудового кодекса РФ, обособленное подразделение, это территориально обособленное подразделение организации, расположенное вне её местонахождения, где ведётся постоянная деятельность. К таким подразделениям относятся:
- филиалы
- представительства
- структурные подразделения (отделы, цеха, участки и т.п.), если они расположены вне основного адреса и имеют постоянный характер работы
Важно: наличие постоянной деятельности — ключевой критерий. Если в помещении нет постоянной работы, нет рабочих мест, нет сотрудников — это не обособленное подразделение в юридическом смысле.
Ситуация: помещение сдаётся в аренду, сотрудников нет
Ваша организация (г. Москва) сдаёт в аренду помещение в другом городе. В этом помещении:
- нет ваших сотрудников;
- нет рабочих мест, оборудованных вашей организацией;
- нет постоянной деятельности, связанной с вашей деятельностью;
- арендаторы — сторонние лица, не связанные с вашей структурой.
Следовательно, учёт трудовых книжек в таком помещении вести НЕ НУЖНО.
Когда учёт трудовых книжек в ОП обязателен?
Обязанность вести учёт трудовых книжек в обособленном подразделении возникает только при одновременном выполнении двух условий:
- Наличие постоянной деятельности — сотрудники работают в этом месте регулярно, в штате есть работники, выполняющие функции, связанные с деятельностью организации.
- Наличие хотя бы одного работника — даже один сотрудник, трудоустроенный по трудовому договору, требует ведения трудовой книжки.
Если оба условия выполнены — ОП считается местом работы, и работодатель обязан:
- открыть в ОП отдельный журнал учёта трудовых книжек (форма № Т-4 или аналогичная);
- назначить ответственного за ведение трудовых книжек (приказом);
- обеспечить хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ № 225 от ;
- вносить записи в трудовые книжки в ОП, если работник трудится именно там.
Что делать, если вы ошибочно считали помещение ОП?
Если вы ранее регистрировали это помещение как ОП в налоговой (например, в ЕГРЮЛ), но на практике там нет сотрудников — это не создаёт обязательств по трудовым книжкам. Однако:
- рекомендуется внести изменения в ЕГРЮЛ — исключить адрес из списка обособленных подразделений, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов;
- если в ОП не было ни одного работника — никаких записей в трудовые книжки вносить не нужно;
- если вы ошибочно вели учёт трудовых книжек в этом помещении, просто прекратите это, а журналы храните как архивные документы (срок хранения — 75 лет).
Практические рекомендации
Документально подтвердите отсутствие трудовой деятельности
Составьте внутренний приказ:
Приказ № ___ от ___
«О признании помещения по адресу [указать адрес] не являющимся обособленным подразделением организации в связи с отсутствием постоянной деятельности и работников»
Приложите к приказу копию договора аренды и акт о передаче помещения.
Не ведите журналы трудовых книжек в этом помещении
Все трудовые книжки ваших сотрудников хранятся и обслуживаются только по месту основной регистрации организации (г. Москва) или в реальном ОП, где работают сотрудники.
Будьте готовы к проверкам
Если инспектор Трудовой инспекции или ФСС запросит документы по трудовым книжкам в этом помещении, предоставьте:
- договор аренды;
- приказ об отсутствии ОП;
- выписку из ЕГРЮЛ (если адрес исключён);
- список сотрудников (всех — только в Москве или в других реальных ОП).
Чем грозит неправильное ведение учёта?
Если вы ошибочно ведёте учёт трудовых книжек в помещении, где их вести не нужно — это не нарушение. Но если вы не ведёте учёт там, где он обязателен — это нарушение статьи 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
Также возможны претензии со стороны сотрудников, если их трудовые книжки не были оформлены надлежащим образом.
Если в помещении, которое вы сдаёте в аренду, нет ваших сотрудников и нет постоянной деятельности, это не обособленное подразделение. Учёт трудовых книжек в нём вести НЕ НУЖНО.
Ваша обязанность — вести учёт трудовых книжек только там, где работают ваши сотрудники. Не создавайте искусственные административные барьеры. Соблюдайте закон, но не перегружайте себя излишней бюрократией.
Рекомендуем регулярно проводить аудит структуры подразделений: если помещение не используется для трудовой деятельности — не считайте его ОП. Это сэкономит вам время, деньги и нервы.
Важно помнить: трудовая книжка — это документ, связанный с трудовым договором и местом работы. Без работника — нет трудовой книжки. Без трудовой деятельности, нет обязанности по учёту.