Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов‚ подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. В соответствии с законодательством РФ её ведение‚ хранение и учет регулируются Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и последующими поправками‚ в т.ч. Приказом Минтруда № 320н от 29 апреля 2024 г. (действует с 1 января 2025 г.). Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно организовать учет трудовых книжек в организации‚ учитывая актуальные требования 2026 г.

Законодательная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – основной нормативный акт.
• Приказ Минтруда РФ № 320н от 29 апреля 2024 г. – уточняет порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ включая электронные версии.
• Федеральный закон «О труде» (часть 2) – определяет общие принципы работы с кадровыми документами.
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (с изменениями 2021‑2026 г.) – регламентирует бухгалтерский учет бланков и вкладышей.

Ответственные лица и их полномочия

Назначение уполномоченного лица

По приказу организации (образец ниже) назначается сотрудник‚ ответственный за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек.

ПРИКАЗ
О назначении уполномоченного лица‚ ответственного за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек

На основании Положения о кадровом учете и приказа Минтруда № 320н от 29 апреля 2024 г. 
НАЗНАЧАЮ:

Иванов И.И. – начальник отдела кадров‚ ответственный за ведение‚ хранение и учет трудовых книжек.
Петров П.П. – сотрудник отдела кадров‚ ответственный за выдачу и возврат трудовых книжек работникам.

Срок полномочий: с 01 января 2025 г. по 31 декабря 2026 г.

ПРИКАЗАНО: 
- Вести журнал учета трудовых книжек; 
- Хранить бланки и вкладыши в соответствии с приказом Минтруда № 320н. 
- Предоставлять ежемесячный отчёт бухгалтерии о наличии бланков и вкладышей‚ а также о суммах‚ полученных за их оформление (см. пункт 3.7). 
- Обеспечивать целостность и достоверность записей в журнале. 
- Проводить инвентаризацию трудовых книжек не реже одного раза в год.

Утверждаю: 
Директор ООО «Пример» 
(подпись) 
(дата)

Должностные обязанности

В должностной инструкции сотрудника‚ занимающегося трудовыми книжками‚ обязательно прописывается следующее:

• Ведение журнала учета трудовых книжек.
• Проверка комплектности бланков и вкладышей.
• Контроль правильности и своевременности внесения записей.
• Хранение и защита трудовых книжек от потери‚ повреждения и несанкционированного доступа.
• Проведение инвентаризации и составление отчётов.

Ведение журнала учета трудовых книжек

Формат журнала

Журнал учета трудовых книжек может быть как бумажным‚ так и электронным. В бумажном варианте он должен иметь следующую структуру:

При использовании электронного журнала (например‚ в системе ЕИСОТ) необходимо соблюдать требования по защите персональных данных и хранению резервных копий.

Регистрация бланков и вкладышей

После получения бланков и вкладышей от поставщика (обычно от Минтруда) их необходимо зарегистрировать в журнале:

1. Проверить комплектность (количество бланков‚ вкладышей‚ печати).
2. Записать дату поступления‚ поставщика‚ серийный номер.
3. Отметить в журнале наличие «бланков» и «вкладышей» как «готово к выдаче».

Внесение записей в трудовую книжку

При каждом изменении статуса трудового договора (приём на работу‚ перевод‚ увольнение) в трудовой книжке вносится запись. Важно соблюдать следующие правила:

• Запись в трудовой книжке должна быть сделана в течение 10 рабочих дней с момента изменения статуса.
• В записи указываются: дата‚ причина‚ должность‚ оклад‚ сведения о начислениях.
• Запись подписывается руководителем подразделения и печатью организации.
• В случае электронного оформления (если применимо) запись фиксируется в системе ЕИСОТ.

Хранение трудовых книжек

Физическое хранение

Трудовые книжки хранятся в специально отведенном месте‚ защищенном от огня‚ влаги и несанкционированного доступа. Рекомендуется использовать:

• Кабинет с запирающимся шкафом.
• Систему видеонаблюдения.
• Регулярную проверку состояния документов (проверка на наличие повреждений‚ потери).

Электронное хранение

Если организация использует электронные версии трудовых книжек (согласно приказу Минтруда № 320н)‚ необходимо:

• Хранить файлы в защищённом облаке с резервным копированием.
• Обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам.
• Проводить аудит доступа и журналирование операций.

Архивирование

Трудовые книжки‚ которые больше не используются (например‚ после увольнения)‚ архивируются в соответствии с приказом Минтруда № 320н:

• Физические документы: хранить в архиве не менее 10 лет после даты увольнения.
• Электронные документы: хранить в архиве не менее 10 лет с момента последнего изменения.
• При архивировании необходимо удостоверить целостность документа (проверка контрольной суммы‚ хранение оригинала).

Бухгалтерский учет бланков и вкладышей

Ежемесячный отчёт

По окончании каждого месяца лицо‚ ответственное за трудовые книжки‚ обязано предоставить бухгалтерии отчёт о наличии бланков‚ вкладышей и суммах‚ полученных за их оформление. Отчёт оформляется в виде таблицы:

Инвентаризация

Инвентаризация проводится не реже одного раза в год. В ходе инвентаризации проверяется:

• Соблюдение количества бланков и вкладышей.
• Наличие всех трудовых книжек в системе.
• Состояние документов (повреждения‚ пропуски).

Контроль и аудит

• Проводить внутренний аудит каждые 6 месяцев.
• При обнаружении несоответствий – немедленно исправлять ошибки и сообщать руководству.
• При необходимости – привлекать внешних аудиторов для проверки соблюдения законодательства.

Практические рекомендации

1. Обучайте сотрудников‚ работающих с трудовыми книжками‚ актуальным требованиям.
2. Создайте шаблоны для всех документов (журнал‚ отчёты‚ приказы).
3. Используйте систему контроля доступа к электронным документам.
4. Регулярно обновляйте программное обеспечение для хранения и резервного копирования.
5. Ведите журнал инцидентов (потеря‚ повреждение) и принимайте меры по их устранению.

Правильный учет‚ ведение и хранение трудовых книжек – это не только соблюдение законодательства‚ но и гарантия прозрачности кадровой политики организации. Следуя изложенной инструкции‚ вы сможете минимизировать риски‚ связанные с потерей документов‚ и обеспечить своевременное предоставление необходимой информации руководству и контролирующим органам.

Для более подробной информации и актуальных нормативных актов рекомендуем обращаться к официальным источникам: ЕИСОТ‚ сайт Минтруда РФ‚ а также к внутренним документам вашей организации.