Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильный учет трудовых книжек – обязанность работодателя, закрепленная законодательством. В этой статье мы подробно рассмотрим, как вести учет трудовых книжек в организации, чтобы избежать штрафов и обеспечить сохранность документов.

Общие положения и законодательная база

Учет трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от (в актуальной редакции). С 1 сентября 2021 года произошли изменения в порядке ведения учета трудовых книжек.

Основные требования:

• Трудовая книжка является документом строгой отчетности.
• Работодатель обязан вести учет трудовых книжек и вкладышей в них.
• В организации должны быть разработаны внутренние нормативные акты (ЛНА), регламентирующие порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.
• Бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Необходимые документы для учета

Для ведения учета трудовых книжек организации необходимы следующие документы:

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них: В этой книге фиксируются все операции с бланками (поступление, выдача, списание).
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: В этой книге отражаются сведения о каждой трудовой книжке работника (серия, номер, дата выдачи, сведения о работнике).
• Внутренний нормативный акт (Положение или Правила): Документ, регламентирующий порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек в организации;

Порядок ведения учета трудовых книжек

Получение трудовой книжки работником:

При приеме на работу работнику выдается трудовая книжка. В трудовой книжке работодатель обязан указать:

• ФИО работника
• Дата и место рождения
• Данные об образовании
• Сведения о предыдущих местах работы (если есть)
• Дата приема на работу
• Должность
• Сведения о порядке начисления заработной платы

Внесение записей в трудовую книжку:

Работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку работника на основании приказов о приеме, переводе, увольнении, а также других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Записи в трудовой книжке должны быть сделаны не позднее 3 рабочих дней со дня издания приказа.

Ведение книг учета:

• Приходно-расходная книга: В эту книгу необходимо вносить сведения обо всех операциях с бланками трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка.
• Книга учета движения трудовых книжек: В эту книгу необходимо вносить сведения о каждой трудовой книжке работника, включая серию, номер, дату выдачи, сведения о работнике и другие необходимые данные.

Хранение трудовых книжек:

Трудовые книжки должны хранится в организации в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность. Доступ к трудовым книжкам должен быть ограничен и разрешен только лицам, ответственным за ведение учета трудовых книжек.

Хранение бланков трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности и должны храниться у работодателя. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Бланки должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Электронные трудовые книжки

С 1 июля 2021 года появилась возможность ведения электронных трудовых книжек. Однако, работодатель не обязан учитывать электронные трудовые книжки в отдельной книге учета. Достаточно вести учет в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них или в отдельном журнале.

Ответственность за нарушение порядка учета

За нарушение порядка учета трудовых книжек предусмотрена административная ответственность в соответствии с ТК РФ. Штрафы могут быть наложены на работодателя и на должностных лиц, ответственных за ведение учета трудовых книжек.

Внутренний нормативный акт (ЛНА)

Обязательно разработайте внутренний нормативный акт (Положение или Правила) по ведению, учету и хранению трудовых книжек в вашей организации. В ЛНА должны быть прописаны:

• Порядок выдачи и получения трудовых книжек работниками.
• Порядок внесения записей в трудовые книжки.
• Порядок ведения книг учета.
• Порядок хранения трудовых книжек.
• Ответственность должностных лиц за нарушение порядка учета.

Рекомендации

• Регулярно проверяйте правильность ведения учета трудовых книжек.
• Своевременно вносите записи в трудовые книжки.
• Обеспечьте сохранность бланков трудовых книжек.
• Обучите сотрудников, ответственных за ведение учета трудовых книжек, правилам ведения учета.
• Следите за изменениями в законодательстве, регулирующем учет трудовых книжек.

Правильный учет трудовых книжек – это важная задача для любой организации. Соблюдение законодательства в этой области поможет избежать штрафов и обеспечить сохранность документов, подтверждающих трудовую деятельность работников. Внимательное отношение к ведению учета трудовых книжек – залог стабильной работы организации и соблюдения прав работников.