Вкладыши к трудовым книжкам – это небольшие печатные формы, которые вставляются в трудовую книжку сотрудника при изменении его данных (например, при переводе на другую работу, изменении должности, присвоении звания и т.д.). Несмотря на их небольшую стоимость, в бухгалтерском учёте они подлежат правильному отражению, иначе могут возникнуть вопросы со стороны налоговых органов и аудиторов.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- Приказ Минфина России от № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учёта организаций» (с изменениями и дополнениями);
- Методические рекомендации по учёту канцелярских и хозяйственных принадлежностей (Письмо Минфина России от № 03‑03‑06/1/12).
Классификация вкладышей в бухгалтерском учёте
Вкладыши относятся к группе канцелярских и хозяйственных принадлежностей. Согласно Плану счетов, такие материалы учитываются на счёте 10 «Материалы». Внутри этого счёта обычно открывают субсчёт:
10.1 «Канцелярские и хозяйственные принадлежности»– для учёта покупки, хранения и выдачи канцелярских товаров, в т.ч. вкладышей к трудовым книжкам.
Если организация приобретает вкладыши с целью дальнейшей перепродажи (например, канцелярский магазин), то их можно учитывать на счёте 41 «Товары». Однако в большинстве случаев, когда вкладыши покупаются для собственного использования (выдача сотрудникам), применяется счёт 10.
Порядок учёта вкладышей
- Приём к учёту – при получении от поставщика вкладыши принимаются на склад (или в кладовую) и отражаются проводкой:
Дебет 10.1 – Кредит 60 (или 76) – поступление вкладышей по фактической стоимости.- Хранение – остатки вкладышей отражаются в аналитическом учёте по субсчёту 10.1 (количество и стоимость).
- Выдача сотруднику – когда вкладыш выдаётся работнику для внесения записи в трудовую книжку, он переходит из состава материалов в расходы. В зависимости от учётной политики организации возможны два варианта:
- Списание на общехозяйственные расходы (счёт
26 «Общехозяйственные расходы»):
Дебет 26 – Кредит 10.1 – списание стоимости вкладыша, выданного сотруднику.- Списание на расходы по оплате труда (счёт
70 «Расчёты с персоналом по оплате труда») – применяется, если организация считает выдачу вкладыша частью социального обеспечения работника:
Дебет 70 – Кредит 10.1 – отнесение стоимости вкладыша на расходы по оплате труда.Выбор варианта зависит от внутренней учётной политики и должно быть закреплено в учётной политике организации (пункт о порядке учёта канцелярских и хозяйственных принадлежностей).
Примеры проводок
Пример 1. Приём вкладышей на склад
- Поставка: 500 вкладышей по 2 руб. за шт. (всего 1 000 руб.)
Дебет 10.1 «Канцелярские и хозяйственные принадлежности» 1 000
Кредит 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» 1 000
Пример 2. Выдача вкладыша сотруднику (списание на общехозяйственные расходы)
- Выдан 1 вкладыш (стоимость 2 руб.)
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» 2
Кредит 10.1 «Канцелярские и хозяйственные принадлежности» 2
Пример 3. Выдача вкладыша сотруднику (списание на расходы по оплате труда)
Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» 2
Кредит 10.1 «Канцелярские и хозяйственные принадлежности» 2
Налоговые последствия
Стоимость вкладышей, списанная на расходы (счёт 26 или 70), включается в состав расходов, уменьшающих налог на прибыль, при условии, что такие расходы подтверждены первичными документами (накладные, акты приёма‑передачи, ведомости выдачи). НДС по приобретённым вкладышам принимается к вычету в обычном порядке, если организация является плательщиком НДС и имеет право на вычет.
Рекомендации по учёту
- Завести отдельный аналитический счёт по субсчёту 10.1 «Канцелярские и хозяйственные принадлежности» с аналитикой по наименованию товара (вкладыши к трудовым книжкам, ручки, бумага и т.д.).
- Регулярно проводить инвентаризацию канцелярских товаров, чтобы своевременно выявлять излишки или недостачи.
- В учётной политике чётко прописать порядок списания вкладышей (на счёт 26 или 70) и основания для выбора варианта.
- Сохранять все первичные документы (счёта‑фактуры, накладные, акты приёма‑передачи, ведомости выдачи) не менее четырёх лет, как того требует законодательство.
Вкладыши к трудовым книжкам в бухгалтерском учёте организации учитываются на счёте 10 «Материалы», субсчёт 10.1 «Канцелярские и хозяйственные принадлежности». При выдаче сотруднику их стоимость списывается либо на общехозяйственные расходы (счёт 26), либо на расходы по оплате труда (счёт 70) в зависимости от утверждённой учётной политики. Правильное отражение таких операций обеспечивает достоверность бухгалтерской отчётности и минимизирует риски при налоговых проверках.