Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Когда в одном из разделов книжки заканчиваются свободные строки, работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. При этом у бухгалтеров и кадровиков часто возникают вопросы не только по документальному оформлению, но и по налоговому учету: как приобретение и выдача вкладышей влияют на расчет налога на прибыль, нужно ли удерживать стоимость из зарплаты и как отражать эти операции в бухучете.
Когда и как оформляется вкладыш
Согласно действующим Правилам (п. 32 Постановления Правительства РФ от № 225), если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш недействителен без самой трудовой книжки.
Правила заполнения вкладыша в 2026 году
Минтруд России напоминает, что вкладыш заполняется аналогично трудовой книжке. Основные этапы и правила внесения данных:
- ьный лист: ФИО работника заносится полностью, фамилия указывается действующая (без отражения ранее произведенных изменений). Дата заполнения проставляется фактическое число оформления вкладыша.
- Разделы о работе и награждениях: Структура разделов 2 и 3 вкладыша полностью совпадает со структурой трудовой книжки. Записи о работе и вознаграждениях вносятся в хронологическом порядке.
- Отметка в трудовой книжке: На ьном листе трудовой книжки (или внутри обложки) обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
Учет вкладышей: налог на прибыль и НДС
Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей работодателем имеет свои нюансы отражения в налоговом учете, особенно в контексте налога на прибыль.
Можно ли учесть расходы на покупку для налога на прибыль?
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней. Поскольку обеспечение сотрудников бланками является законодательно установленной обязанностью работодателя, расходы на покупку бланков правомерно учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль.
Однако важно учитывать, за чей счет фактически приобретается вкладыш:
- За счет средств работника: Если компания обеспечивает работников бланками на платной основе (удерживает стоимость из зарплаты), то в доходах учитывается сумма, полученная от работника, а в расходах — сумма, уплаченная поставщику. В итоге налогооблагаемая база по налогу на прибыль не увеличивается.
- За счет средств работодателя: В установленных случаях бланки выдаются без взимания платы с сотрудника. В этом случае расходы на покупку вкладышей компания списывает в затраты, уменьшая базу по налогу на прибыль.
НДС при выдаче вкладыша
Выдача работнику трудовой книжки или вкладыша (как на платной, так и на бесплатной основе) признается объектом обложения НДС. При этом:
- Уплата НДС при передаче бланка работнику дает компании право поставить к вычету входной НДС, уплаченный продавцу при покупке бланков.
- Если организация применяет специальные режимы или освобождена от уплаты НДС (например, является участником проекта «Сколково»), она не выделяет НДС при выдаче вкладыша и не принимает входной НДС к вычету.
Удержание стоимости из зарплаты работника
Роструд разъясняет: работодатель вправе удержать из заработной платы работника стоимость вкладыша в трудовую книжку, если листы для записей закончились. Но при этом должны соблюдаться общие правила удержаний (ст. 137, 138 ТК РФ):
- Размер удержания не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику.
- Удержание должно быть оформлено соответствующим приказом работодателя.
Если работодатель не удерживает стоимость бланка, а выдает его бесплатно, расходы покрываются за счет средств компании и учитываются для налога на прибыль, как описано выше.
Бухгалтерский учет и бюджетные организации
В бухгалтерском учете коммерческих организаций приобретение и выдача бланков отражаются с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или счета 91 «Прочие доходы и расходы» (при бесплатной выдаче).
Для бюджетных организаций учет трудовых книжек и вкладышей имеет свою специфику. Хозяйственные операции, связанные с движением бланков, а также зачисление средств, потраченных нанимателем на их приобретение, в республиканский и местные бюджеты отражаются по специальным кодам бюджетной классификации (КБК). Бланки учитываются на забалансовом счете 03 до момента их выдачи сотрудникам.
Краткие выводы
- Оформление вкладыша обязательно, если в трудовой книжке закончилось место в любом из разделов.
- Записи во вкладыш вносятся по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.
- Расходы на покупку вкладышей можно учесть для налога на прибыль (как при платной, так и при бесплатной выдаче).
- При выдаче вкладыша необходимо начислить НДС (если организация на ОСНО), что дает право на вычет входного НДС от поставщика.
- Работодатель может удержать стоимость вкладыша из зарплаты сотрудника в пределах 20% от суммы к выплате.
Грамотный учет оформления вкладышей позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и налоговых органов, а также корректно рассчитать налог на прибыль и НДС.