Вопрос о правильном учёте вкладышей в трудовые книжки — один из ключевых вопросов, который часто возникает у бухгалтеров, кадровиков и руководителей организаций․ В этой статье мы разберём, какие счета и КОГС (код организации и группы счетов) применяются при учёте вкладышей, как правильно отражать расходы и доходы, а также какие нюансы следует учитывать в бюджетных и коммерческих структурах․

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш, это отдельный документ, который вшивается в трудовую книжку, когда все страницы одного из разделов заполнены․ Он содержит сведения о продолжительности работы, начисленных зарплатах, премиях и других начислениях․ Вкладыш считается бланком строгой отчетности и не входит в запасы материальных ценностей․

Кому и за чей счёт покупаются вкладыши?

Согласно Юридическому советнику, бланк вкладыша должен приобретаться работодателем․ При этом:

• Если работодатель предоставляет вкладыш бесплатно, расходы считаются необлагаемыми налогом и не отражаются как доход․
• Если работник оплачивает вкладыш, то полученная сумма считается прочим доходом и подлежит налогообложению․

Ключевые счета и КОГС для учёта вкладышей

Ниже приведены основные счета, которые используются в разных типах организаций:

Бюджетные организации

Для бюджетных организаций учёт вкладышей осуществляется следующим образом:

1. Покупка вкладыша: счёт 10․21 (малоценные ОС) или 10․06 (запасы)․
   
   Субсчёт 103 используется для движения денежных средств, полученных от работников․
2. Выдача вкладыша: счёт 91․01 (прочие доходы) при оплате работником, либо 73․01 при оплате бюджетом․
3. Отражение вкладыша в учёт: счёт 006 (бланки строгой отчетности) как забалансовый актив․

Коммерческие организации

Для коммерческих компаний возможны два подхода:

• Счёт 10․21 (малоценные ОС), если вкладыш считается небольшим активом․
• Счёт 10․06 (запасы), если вкладыш рассматривается как часть запасов․

В обоих случаях расходы по покупке вкладыша отражаются на счёте 61․02 (расходы на бланки строгой отчетности)․ При оплате работником доход фиксируется на счёте 91․01․

Практический пример учёта вкладыша

Предположим, что компания «А» купила 50 вкладышей по цене 300 руб․ за каждый, а 30 из них оплатил работник, а остальные 20 — компания выплатила из собственного бюджета․

1. Покупка вкладышей:
   
   Дебет 10․21 (малоценные ОС) -5 000 руб․
   
   Кредит 103 (текущий счет) -5 000 руб․
2. Оплата работником:
   
   Дебет 103 9 000 руб․
   
   Кредит 91;01 9 000 руб․
3. Оплата из бюджета:
   
   Дебет 103 6 000 руб․
   
   Кредит 73․01 6 000 руб․
4. Отражение вкладышей в учёт:
   
   Дебет 006 15 000 руб․
   
   Кредит 10․21 15 000 руб․

Таким образом, все операции корректно отражены в бухгалтерском учёте․

Налогообложение и бухгалтерские нюансы

• Если работник оплачивает вкладыш, то полученная сумма считаеться прочим доходом и подлежит налогообложению․
• Расходы на покупку вкладышей, если они предоставляются бесплатно, не облагаются налогом и не учитываются как доход․
• Вкладыш не является материальным запасом, поэтому его стоимость не должна включаться в расчёт себестоимости продукции․
• Для бюджетных организаций важно соблюдать требования Минфина России, в частности письмо от г․ № 03‑03‑06/3/79208, где разъяснено, как учитывать расходы и доходы по вкладышам․

Ключевые выводы по учёту вкладышей в трудовые книжки:

• Вкладыш считается бланком строгой отчетности и отражается на счёте 006․
• Покупка вкладыша в бюджетных организациях фиксируется на счёте 10․21 (или 10․06) и движении средств — на счёте 103․
• Оплата работником фиксируется как прочий доход (91․01), а оплата из бюджета — как расчёт с бюджетом (73․01)․
• Для коммерческих компаний возможны варианты с использованием счёта 10․21 (малоценные ОС) или 10․06 (запасы)․
• Важно соблюдать налоговые требования: доходы от оплаты вкладышей облагаются налогом, расходы при бесплатном предоставлении — нет․

Соблюдение этих правил обеспечит корректный бухгалтерский учёт, правильное налогообложение и соответствие требованиям законодательства․

Дата публикации: 23 Май 2026 г․