Да, учёт трудовых книжек и бланков к ним является обязательным для всех работодателей в Российской Федерации. Этот процесс строго регламентирован, а нарушения могут повлечь административную ответственность. С 1 сентября 2021 года действует новый Приказ Минтруда России № 320н, который детализирует все процедуры. Рассмотрим ключевые аспекты.

Нормативная база: что регулирует учёт?

Основной документ — Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он устанавливает:

• Формы и правила заполнения.
• Требования к учёту и хранению.
• Порядок работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК).

Дополнительно применяются положения об документах строгой отчётности (например, старые правила Минфина СССР, которые сохраняют силу в части хранения).

Два вида обязательного учёта

Работодатель должен вести не один, а два отдельных документа учёта:

Учёт бланков трудовых книжек и вкладышей

Бланки (как бумажные, так и для ЭТК) признаются документами строгой отчётности.

• Хранение: Только в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность (п. 41 Порядка).
• Документ учёта: Работодатель вправе разработать собственную форму журнала (книги) учёта бланков. В нём фиксируются: поступление, списание, серии и номера, даты выдачи/использования, подписи ответственных.

Учёт движения трудовых книжек и вкладышей

Этот журнал фиксирует судьбу каждой конкретной трудовой книжки (ТК) или вкладыша.

• Кто ведёт: Кадровая служба или подразделение, оформляющее приём/увольнение.
• Обязательно в бумажном виде! Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-6245 прямо указывает, что журнал движения ТК должен быть бумажным. Электронный аналог не допускается;
• Что фиксируется:
  • Принятая от сотрудника при приёме на работу ТК (серия, номер, ФИО).
  • Выданная сотруднику новая ТК или вкладыш (с указанием основания, например, «в связи с порчей»).
  • Возвращённая при увольнении ТК.
  • Передача ТК в архив (с отметкой о сдаче).
  • Для ЭТК: запись о выдаче сведений работнику на руки.

Особенности учёта электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (без бумажного носителя).

• Обязанность по учёту в журнале движения? Нет. Работодатель не обязан учитывать ЭТК в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Это прямо указано в разъяснениях (КонсультантПлюс, 2026).
• Что вместо этого? Все сведения о трудовой деятельности работника формируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд (СФР) через отчётность (форма ЕФС-1, подраздел 1.1). Фактически, учётом и хранением данных об ЭТК занимается ПФР.
• Бланки для ЭТК: Сам процесс создания ЭТК в ПФР не требует использования физических бланков. Однако если работнику по его заявлению выдаётся бумажный выписку из ЭТК, то эта выписка оформляется на унифицированной форме № Т-61 (или иной установленной форме), которая также подлежит учёту как документ.

Практические шаги для работодателя

1. Разработайте и утвердите внутренние документы: Приказом по организации утвердите формы журналов учёта бланков и движения ТК (можно использовать типовые образцы или свои).
2. Обеспечьте сохранность бланков: Организуйте хранение бумажных бланков в сейфе/металлическом шкафу.
3. Ведите журналы: Заполняйте оба журнала оперативно, без исправлений, с подписями ответственных лиц и работников (при получении/возврате ТК).
4. Архивируйте: По истечении срока хранения (75 лет) журналы и недействующие ТК передаются в архив.
5. Для ЭТК: Настройте кадровый и бухгалтерский софт для передачи сведений в СФР в установленном порядке. Бумажный журнал движения ТК вести не нужно, но при выдаче бумажных выписок их нужно фиксировать.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие журналов учёта. Самый грубый нарушение.
• Хранение бланков ТК в обычном шкафу. Бланки, документы строгой отчётности, требуются усиленные условия хранения.
• Ведение только электронного журнала движения ТК. Для бумажных книжек журнал должен быть бумажным.
• Несвоевременная передача данных в ПФР по ЭТК, что может привести к «разрыву» стажа у работника.
• Неполная запись в журнале движения (например, отсутствие подписи сотрудника при получении ТК).

Учёт трудовых книжек и бланков к ним обязателен. Он состоит из двух параллельных систем: учёта бланков (с жёсткими требованиями к хранению) и учёта движения каждой книжки (обязательный бумажный журнал). Для электронных трудовых книжек обязанность по ведению журнала движения отсутствует, но возрастает ответственность за точную и своевременную передачу данных в Пенсионный фонд.

Соблюдение этих правил защищает как интересы работодателя (от претензий ГИТ и ПФР), так и права работника на достоверную информацию о своём трудовом стаже.