Дата актуализации: г.
С 2024 года в России постепенно вводятся новые формы трудовых книжек – как в бумажном, так и в электронном виде (ЭТК).
Организации обязаны вести учёт движения трудовых книжек и вкладышей в соответствии с Приказом Минтруда № 320н и другими нормативными актами.
В статье рассмотрены основные требования, предоставлен образец книги учёта, а также даны рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками.
Что такое «новые» трудовые книжки?
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, но с обновлённым форматом ьного листа и обязательными полями для записей.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в государственной информационной системе и доступный через портал Контур.Экстерн и другие сервисы.
Сотрудник может самостоятельно выбрать, в какой форме вести трудовую книжку, однако организация обязана обеспечить возможность перехода на ЭТК.
Нормативно‑правовая база (2026 г.)
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка учёта и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Федеральный закон от № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
- Методические рекомендации Контур.Экстерн по автоматическому формированию ЕФС‑1 и передаче данных в ЕТК.
- Постановление Правительства РФ от № 456 «О порядке ведения журнала учёта трудовых книжек».
Основные требования к учёту трудовых книжек
Согласно пункту 3 Приказа 320н, каждая организация должна:
- Вести журнал (книгу) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в электронном или бумажном виде.
- Отражать в журнале все операции: выдачу, получение, передачу в архив, переход на ЭТК.
- Обеспечить подпись ответственного лица и печать организации (для бумажных записей).
- Сохранять журнал не менее пяти лет после закрытия кадровой позиции.
Книга учёта движения трудовых книжек: назначение и структура
Книга учёта – это документ, в котором фиксируются сведения о каждой трудовой книжке, находящейся в организации.
Ниже представлена типовая структура записи (по образцу от системы «Кадры»).
| № п/п | ФИО сотрудника | Таб. № | Дата выдачи | Номер ТК (бумажной) | Дата получения от сотрудника | Тип книги | Примечание (переход на ЭТК, возврат в архив и т.п.) | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 00123 | ТК‑2024‑001 | — | Бумажная | Выдан при приёме на работу | _________________ | |
| 2 | Петрова Мария Сергеевна | 00124 | — | ЭТК | Переход на электронную ТК (заявление ) | _________________ |
Ниже приведён готовый HTML‑шаблон, который можно скопировать в любой офисный редактор (Word, Google Docs) или в систему электронного документооборота.
<thead>
<tr>
<th>№</th>
<th>ФИО сотрудника</th>
<th>Таб. №</th>
<th>Дата выдачи</th>
<th>Номер ТК</th>
<th>Тип книги</th>
<th>Примечание</th>
<th>Подпись</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>1</td>
<td>Иванов И.И.</td>
<td>00123</td>
<td></td>
<td>ТК‑2024‑001</td>
<td>Бумажная</td>
<td>Выдан при приёме</td>
<td>_________________</td>
</tr>
</tbody>
</table>
Учёт электронных трудовых книжек (ЭТК)
ЭТК хранится в единой государственной базе данных. Для работодателя важны два момента:
- Регистрация перехода – после получения заявления сотрудника необходимо оформить перевод в системе Контур.Экстерн и получить подтверждение о создании ЭТК.
- Отражение в журнале – в книге учёта указывается тип книги «ЭТК», дата перехода и номер записи в системе (например, № ЭТК‑2026‑0456).
Порядок перехода с бумажной ТК на электронную
- Сотрудник подаёт заявление о переходе (образец см. ниже).
- Кадровый специалист проверяет отсутствие незавершённых записей в бумажной ТК.
- В системе Контур.Экстерн формируется электронный ЕФС‑1 и отправляется в ФГИС «ЭТК».
- Получив подтверждение, в журнале фиксируется переход: указывается дата, номер ЭТК и подпись ответственного.
- Бумажную ТК помещают в архив (при необходимости – в отдельный ящик «ТК‑в архиве»).
Образец заявления сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку
<p>_____ «____» __________ 2026 г.</p>
<p>От: ______________________________ (ФИО, должность, таб. №)</p>
<p>Кому: _____________________________ (Руководитель отдела кадров)</p>
<p>Заявление</p>
<p>Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 273‑ФЗ от г. и Приказом Минтруда № 320н от г.</p>
<p>С уважением,</p>
<p>_____________________/Подпись</p>
Практические рекомендации для отдела кадров
- Автоматизировать ввод данных. Используйте интеграцию с Контур.Экстерн – при найме сотрудника система автоматически генерирует запись в журнале.
- Проводить ежемесячный контроль. Сверяйте количество выданных/полученных ТК с данными в журнале, формируйте отчёт «О движении трудовых книжек».
- Обучать персонал. Проводите инструктаж по правильному заполнению записей (дата, подпись, печать) и по работе с ЭТК.
- Хранить архивные бумажные ТК. Оформляйте отдельный ящик, подписывайте акт приём‑передачи в архив.
- Регулярно обновлять формы. С 2026 года каждая организация должна самостоятельно разработать и утвердить собственные формы журнала – храните их в электронном виде и фиксируйте в локальном регламенте.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную ТК?
Да. Сотрудник может иметь обе формы, но в журнале необходимо фиксировать каждую из них отдельно. При переходе на ЭТК бумажную ТК следует отправить в архив.
Кому принадлежит электронная трудовая книжка?
ЭТК принадлежит государству, но доступ к ней имеет работник и его работодатель. Работодатель обязан обеспечить корректность данных.
Как оформить возврат ТК от уволенного сотрудника?
Сотрудник возвращает бумажную ТК в отдел кадров, в журнале фиксируется дата возврата, подпись сотрудника и ответственного, а затем ТК помещается в архив.
Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка учёта?
Согласно статье 5.23 КоАП РФ, за несоблюдение требований к учёту трудовых книжек может быть наложен штраф до 200 000 рублей для юридических лиц.
Ведение учёта новых трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации.
Соблюдение требований Приказа 320н, правильное оформление журнала и своевременный переход на электронный формат позволяют избежать административных рисков и упростить процесс подтверждения трудового стажа сотрудников.
Если у вас возникли вопросы по внедрению системы учёта или требуется адаптировать шаблоны под конкретные нужды компании, обратитесь к специалистам по кадровому консалтингу или к службе поддержки Контур.Экстерн.
Источник информации: официальные сайты Минтруда РФ, сервис Контур.Экстерн, публикации на КонсультантПлюс и материалы, собранные г.