В 2026 году ведение учетных документов, связанных с трудовыми книжками, остается обязательным для всех работодателей. Правильное оформление книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей, приходно‑расходной книги (КД‑02) и журнала выдачи трудовых книжек (КД‑32) позволяет избежать ошибок при приёмe на работу, внесении изменений и оформлении выданных бланков.

Что требуется вести и зачем?

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий весь трудовой путь сотрудника. Для работодателя она служит:

• подтверждением трудового стажа;
• основанием для расчётов при увольнении;
• основанием для выдачи бонусов и надбавок;
• проверкой соответствия требованиям трудового законодательства.

Для ведения учётных операций используются три основных документа:

1. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
2. Приходно‑расходная книга по учету бланков (КД‑02);
3. Журнал выдачи трудовых книжек на руки работникам (КД‑32).

Ключевые требования к оформлению

Согласно Постановлению Минтруда России от № 69 и актуальным методическим рекомендациям, в каждом из указанных документов должны присутствовать следующие реквизиты:

• Номер и дата приема на работу;
• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• Номер выданного бланка трудовой книжки;
• Номер вкладыша (если он оформлен);
• Отметка о выдаче нового бланка (при замене);
• Подпись ответственного лица;
• Метка «Опломбировано», «Пронумеровано», «Разрешено к использованию».

Образец книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Ниже приведён типовой бланк, который можно использовать в полном объёме или адаптировать под внутренние нужды организации.

Примечание: в колонке «Примечание» можно указывать, например, «выдан при приёме», «замена бланка», «вкладка вкладыша и т.д.».

Как оформить запись о замене бланка

Если сотрудником заменён ранее выданный бланк, в книгу необходимо внести запись о выдаче нового:

1. Указывается дата выдачи нового бланка;
2. Указывается номер нового бланка;
3. Указывается номер предыдущего бланка (для контроля);
4. Подпись ответственного лица;
5. Отметка о «выдаче нового бланка» в колонке «Примечание».

Приходно‑расходная книга (КД‑02)

Эта книга фиксирует все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей.

Структура КД‑02 (пример заполнения):

• Номер страницы;
• Дата поступления бланков;
• Кол-во полученных бланков;
• Кол-во выданных бланков;
• Остаток;
• Подпись ответственного;
• Метка «Опломбировано».

Пример записи:

| Дата | Поставщик | Кол-во получено | Выдано | Остаток | Подпись |
|------------|-----------|-----------------|--------|---------|---------|
| | ГОСНАК | 100 | 25 | 75 | И.И. |

Журнал выдачи трудовых книжек (КД‑32)

КД‑32 используется для фиксации выдачи готовых бланков сотрудникам.

Бланк КД‑32 включает:

1. Номер записи;
2. ФИО сотрудника;
3. Номер и тип выдаваемого бланка;
4. Дата выдачи;
5. Подпись руководителя отдела кадров;
6. Отметка «Опломбировано».

Пример заполнения:

| № | ФИО | Номер бланка | Дата выдачи | Подпись |
|---|-------------------|--------------|-------------|---------|
| 1 | Сидорова Мария А. | КД‑02‑015 | | П.П. |

Как правильно оформить записи в книге учёта

Для обеспечения прозрачности и лёгкости контроля рекомендуется соблюдать следующие правила:

• Записи вносятся в чернилами (черные или синие) без сметки;
• При необходимости исправления делается отметка «Исправление», подпись ответственного;
• Каждая страница книги пронумеровывается, а номера фиксируються в конце книги;
• Книга опломбировывается и хранится в отделе кадров в закрытом шкафу.

Примеры заполнения (2026 год)

Ниже – полностью заполненный образец книги учёта движения трудовых книжек с типовыми строками.

– Иванов Петр Сергеевич – КД‑02‑001 – В‑001 – Выдан при приёме – Подпись: И.И.
– Петрова Анна Викторовна – КД‑02‑002 – В‑002 – Замена бланка (старый № 001) – Подпись: И.И.
– Сидоров Дмитрий Иванович – КД‑02‑003 – В‑003 – Выдан при приёме – Подпись: И.И.

Эти данные легко перенести в электронный документ, если требуется, однако оригиналы должны оставаться в бумажном виде.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вести журнал учета трудовых книжек в 2026 году? – Да, согласно действующим нормативным актам, ведение учетных книг обязательно.
• Можно ли использовать собственный бланк книги? – Да, но в нём обязательно должны присутствовать все реквизиты, указанные в Приложении N 3 к Приказу Минтруда.
• Как оформить выдачу нового бланка при потере старого? – В книгу вносится запись о выдаче нового, указывается номер нового бланка и отметка «замена (потеря)».
• Какие сроки хранения книг? – Книги хранятся не менее 5 лет после увольнения сотрудника, после чего их можно передать в архив.

Правильный учет бланков трудовых книжек – важная часть работы отдела кадров. Используя образцы книг (КД‑02, КД‑32) и шаблон книги учёта движения, вы обеспечите:

1. Полную прозрачность всех операций;
2. Соответствие требованиям законодательства;
3. Упрощение процедур при приёме, замене и выдаче трудовых книжек.

Для удобства можно скачать готовые шаблоны в форматах Word и PDF с примерами заполнения, которые доступны на официальных ресурсах и на специализированных порталах (например, Моё дело, nalog‑nalog.ru).

Соблюдая указанные рекомендации, вы сможете без проблем пройти проверку контролирующих органов и вести учёт в полном соответствии с актуальными нормами 2026 года.