Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчётности. Правильный их учёт — не просто бюрократия, а прямое требование законодательства и гарантия защиты как работодателя, так и работника. В 2026 году основным документом, регулирующим этот процесс, остаётся Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Приходно-расходная книга по учёту бланков

Этот журнал регистрирует все операции с чистыми бланками (новыми, не заполненными книжками и вкладышами).

Форма и требования к журналу

Форма книги утверждена Постановлением Минтруда № 69 от , но её использование не является строго обязательным. Однако подавляющее большинство организаций применяет именно её или аналогичный вариант, так как он удобен и отработан.

• Физические характеристики: Книга прошнурована, опломбирована, пронумерована (обычно 64 страницы, формат 210х288 мм).
• Заполнение ьного листа: Обязательно указывается номер контрольной пломбы. Без этого книга не считается опломбированной.
• Контрольная пломба: Согласно ГОСТ 31282-2004, это уникальное индикаторное устройство одноразового применения для обнаружения несанкционированного доступа. Пломба должна быть наклеена в указанном месте.

Какие данные фиксируются?

В каждой строке журнала отражаются:

• Дата операции.
• От кого получено или кому отпущено (наименование организации, ФИО ответственного).
• Основание (номер и дата приказа, договора, акта).
• Количество полученных/отпущенных трудовых книжек (с указанием серии и номера первого и последнего бланка в партии).
• Количество полученных/отпущенных вкладышей (с указанием серии и номера).
• Подпись ответственного лица, ведущего журнал.

Журнал учёта движения трудовых книжек

Этот журнал отражает судьбу каждой конкретной трудовой книжки (уже с присвоенным серийным номером) — с момента её получения до списания.

Требования к журналу

По п. 40 Порядка № 320н, работодатель разрабатывает эту форму самостоятельно. Она также должна быть:

• Пронумерована.
• Прошнурована.
• Заверена подписью руководителя и печатью организации (при наличии).

Что учитывается?

В журнале по движению фиксируются все операции с каждой книжкой:

• Поступление на учёт (от поставщика, из вышестоящей организации).
• Выдача работнику (с указанием его ФИО, даты приёма на работу, номера документа).
• Возврат от работника (при увольнении, приостановке деятельности).
• Передача другой организации (при переводе работника).
• Списание (в случае утраты, порчи, заполнения всех страниц).

Кто отвечает и за что?

Ответственность за ведение и хранение обоих журналов, а также за сами бланки и заполненные книжки, несёт:

• Работодатель (организация или ИП).
• Конкретное должностное лицо, на которое возложены эти функции (обычно специалист отдела кадров).

Сроки хранения журналов

Заполненные журналы учёта (как по бланкам, так и по движению) являются документами кадрового делопроизводства.

Срок их хранения установлен п. 4.6.3 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого Приказом Росархива № 236 от , и составляет 5 лет с даты внесения последней записи.

Примечание: После истечения срока хранения журналы подлежат списанию в установленном порядке.

5>Краткий алгоритм действий для отдела кадров

1. Приобрести или подготовить в соответствии с требованиями:
   • Приходно-расходную книгу (опломбированную, пронумерованную).
   • Форму журнала учёта движения (собственной разработки, но с соблюдением требований п. 40 Порядка № 320н).
2. Заверить оба журнала: подпись руководителя, печать организации.
3. Вести ежедневный учёт:
   • Каждое поступление/списание бланков — в приходно-расходную книгу.
   • Каждую операцию с конкретной книжкой (выдача, возврат), в журнал движения.
4. Хранить журналы и оставшиеся чистые бланки в условиях, исключающих несанкционированный доступ (сейф, запираемый шкаф).
5. По истечении 5 лет организовать списание заполненных журналов.

Ведение строгого учёта трудовых книжек и вкладышей в 2026 году — это обязательная процедура, регламентированная Приказом № 320н. Ключевые элементы успеха:

• Наличие двух отдельных, правильно оформленных журналов.
• Скрупулёзное и своевременное отражение в них каждой операции.
• Соблюдение требований к опломбированию и заверению.
• Соблюдение сроков хранения (5 лет).

Игнорирование этих правил грозит организации и её кадровым специалистам значительными штрафами. Поэтому данный учёт должен быть внедрён в работу отдела кадров как стандартная, неукоснительно соблюдаемая практика.