Ведение учёта трудовых книжек и вкладышей к ним – обязательный процесс для любой организации, особенно в бюджетной сфере. Правильное отражение операций в бухгалтерском и бюджетном учёте позволяет не только соблюдать требования законодательства, но и корректно распределять расходы на приобретение бланков между соответствующими бюджетами.

Нормативно-правовая база

Для правильного учёта трудовых книжек используются:

• Порядок 320н (утверждён ) – требования к форме и содержанию журнала учёта бланков.
• Инструкция 174н5 – отражение операций в бухгалтерском учете.
• Новые правила, вступившие в силу с .

Основные понятия

В бухгалтерском учёте фиксируются операции:

1. Получение бланков трудовых книжек.
2. Выдача (расходование) бланков для оформления новых работников.
3. Списание повреждённых или утерянных экземпляров.

Формы документооборота

Для учёта используются два основных документа:

• Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Обе книги должны быть:

• пронумерованы;
• прошнуты;
• заверены подписью руководителя (ИП) и печатью (если есть);
• скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Пример оформления записи

В приходно‑расходную книгу вносятся сведения о:

• номере и серии бланка;
• дате получения;
• дате выдачи работнику;
• причине расходования (приём на работу, замена, испр. и т.п.).

В книге учёта движения фиксируются все операции от получения до полного списания бланка.

Бухгалтерские проводки

Операции отражаються в учёте по следующим схемам:

Для бюджетных учреждений расходы на бланки распределяются между:

• республиканским бюджетом;
• областным/краевым/муниципальным бюджетами;
• специальными фондами.

Распределение производится в момент списания бланка в бухгалтерском учёте.

Налоговые аспекты

При выдаче трудовых книжек работнику налоги не начисляются, так как это не является объектом налогообложения. Однако:

• При покупке бланков в бухгалтерии учитывается расход на персонал (ст. 220 НК РФ).
• Если бланки приобретаются за счёт средств организации, то сумма расходов отражается в бюджете в соответствии с распределительным планом.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечёт:

• Административную ответственность (штрафы, предусмотренные КоАП РФ).
• Уголовную ответственность в случае систематических нарушений, приведших к убыткам бюджета.
• Финансовую ответственность перед бюджетом за нецелевое использование средств на приобретение бланков.

Электронные трудовые книжки

С организации могут использовать электронные версии трудовых книжек. При этом:

• Электронные документы оформляються в соответствии с требованиями электронного документооборота.
• Ведение бумажного журнала всё равно обязательно, если в организации действует обязательный бумажный формат.
• Сведения о стаже и месте работы сохраняются в единой электронной базе, доступной работодателю и контролирующим органам.

Практические рекомендации

Для корректного учёта трудовых книжек рекомендуется:

1. Назначить уполномоченное лицо через приказ организации.
2. Вести оба журнала (приходно‑расходную книгу и книгу учёта движения) в строгом соответствии с требованиями Порядка 320н.
3. Регулярно проверять соответствие номеров, подписи и печати.
4. Своевременно отражать в бухгалтерском учёте все операции и распределять расходы по бюджетным статьям.
5. Сохранять оригиналы журналов в архиве не менее 5 лет.

Учёт трудовых книжек – важная часть бухгалтерского и бюджетного контроля. Правильное оформление и своевременное отражение в проводках позволяют избежать ошибок, штрафов и финансовых потерь. Соблюдение новых требований с и использование электронных форм повышает прозрачность процессов и упрощает взаимодействие с контролирующими органами.

Для более детального разбора конкретных проводок и примеров бухгалтерского учёта рекомендуем обратиться к консультанту «КонсультантПлюс» (2026) или к специализированным нормативным документам.