Система учета трудовых книжек в России претерпела значительные изменения с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) с 1 января 2021 года. Однако бумажные трудовые книжки (ТК) не исчезли полностью, и порядок их учета остается важной обязанностью работодателя. Данная статья освещает основные аспекты ведения учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в современных условиях.
Законодательная основа и текущий статус бумажных книжек
Основным документом, регламентирующим порядок, является Приказ Минтруда России от № 44н (с изменениями), утвердивший Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Ключевой принцип: бумажная трудовая книжка сохраняется, если она уже была выдана работнику до 1 января 2021 года. Новые работники получают электронные трудовые книжки, но по их заявлению могут получить и бумажный экземпляр.
Сохранение «старых» бумажных книжек
Как отмечают официальные источники, включая ТАСС (сообщение от 1 ноября), традиционные бумажные трудовые книжки, уже находящиеся у граждан, сохраняют юридическую силу; Работодатель обязан принимать их при приеме на работу и продолжать в них делать записи, если работник не отказался от бумажного носителя в пользу ЭТК.
Обязанность по ведению Журнала (Книги) движения трудовых книжек
Пункт 40 Порядка прямо обязывает работодателя вести журнал (книгу) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это унифицированный документ, который позволяет отслеживать каждую книжку: когда, кому и на каком основании была выдана, возвращена, утеряна или уничтожена.
Что должно быть в журнале?
В журнале фиксируются следующие операции:
- Выдача трудовой книжки (или вкладыша) работнику при приеме на работу.
- Получение трудовой книжки от работника при увольнении.
- Внесение в трудовую книжку записи об увольнении (сама запись делается в книжку, а факт ее внесения и возврата фиксируется в журнале).
- Выдача дубликата трудовой книжки или вкладыша.
- Передача книжки в архив (если работник не забрал ее в установленный срок).
- Уничтожение (ликвидация) книжки по истечении сроков хранения.
Важный нюанс: отправка книжки почтой при увольнении
Одна из практических сложностей, отмеченная в информации, — ситуация, когда сотрудник, уволенный в последний день работы, не может лично получить свою трудовую книжку. Если работодатель отправляет бумажную трудовую книжку почтовым отправлением (например, по заявлению работника или в случае его отсутствия), это не снимает с работодателя обязанности по учету.
Крайне важно: в таком случае в журнале движения обязательно должна быть сделана соответствующая запись. В ней необходимо указать:
- Дату отправки.
- Номер и тип почтового отправления (заказное, с уведомлением о вручении).
- Адрес, на который отправлена книжка.
- Основание для отправки (например, заявление работника).
Копия почтовой квитанции и уведомления о вручении должны быть приложены к журналу или к личному делу работника как подтверждение исполнения обязанности по выдаче документа.
Особенности учета при переходе на электронные трудовые книжки
При переходе на ЭТК:
- Для новых работников: бумажная трудовая книжка не выдается. Учет ведется в электронном виде в СЗВ-ТД. Журнал движения бумажных книжек для таких сотрудников не ведется.
- Для имеющих бумажную книжку: работник может:
- Продолжать вести бумажную книжку (работодатель вносит в нее записи и ведет журнал ее движения).
- Перейти на ЭТК, подав заявление. В этом случае бумажная книжка сдается работодателю, и на ее основании в ЭТК вносятся все имеющиеся записи. После этого учет бумажной книжки прекращается, она передается на хранение в архив (или уничтожаеться по истечении срока).
Ответственность за нарушение правил учета
Ненадлежащее ведение журнала движения трудовых книжек (его отсутствие, неполные или некорректные записи) может повлечь административную ответственность для работодателя и его должностных лиц по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Штрафы могут достигать значительных сумм.
Кроме того, отсутствие должного учета создает риски при:
- Проверках государственными органами (ГИТ, прокуратура).
- Разбирательствах с бывшими сотрудниками по поводу условий увольнения или стажа.
- Утере или споре о том, была ли выдана книжка.
Практические рекомендации для отдела кадров и бухгалтерии
Чтобы обеспечить корректный учет, рекомендуеться:
- Вести журнал в бумажном или электронном виде (главное, обеспечить его сохранность, подлинность и возможность проверки). Лучше использовать официально утвержденную форму или достоверную электронную систему.
- Фиксировать каждое движение: не только выдачу и возврат, но и все случаи временного изъятия (например, для внесения записи), отправки почтой, передачи в архив.
- При отправке почтой всегда получать и хранить подтверждение (квитанция, уведомление о вручении). Запись в журнале должна содержать все реквизиты отправления.
- Контролировать сроки: после увольнения работник должен получить книжку в день увольнения или, если он не явился, работодатель обязан направить ее по последнему известному адресу (почтой) и зафиксировать это в журнале.
- Хранить журнал вместе с личными делами сотрудников. Срок хранения журнала — не менее 75 лет (как и личные дела).
Несмотря на цифровизацию, учет движения бумажных трудовых книжек остается актуальной и обязательной задачей для большинства работодателей. Ключевые изменения касаются не отмены учета, а его детализации в условиях смешанного использования бумажных и электронных носителей. Главный принцип — документировать и подтверждать каждый факт выдачи, получения или перемещения бумажной трудовой книжки. Соблюдение этих правил минимизирует риски административной ответственности и споров с сотрудниками.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа законодательства и публичных сообщений (включая информацию ТАСС от ) по состоянию на 22 мая 2026 года. Для получения точных консультаций по конкретным ситуациям обращайтесь к юристу по трудовому праву.