Дата актуализации:  08:57:03

В 2026 году в России и ряде стран СНГ завершён переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам. Тем не менее‚ большинство организаций всё ещё обязаны вести учёт движения трудовых книжек в двух формах: по чистым бланкам и по фактическому перемещению документов. Данная статья подробно описывает‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ какие формы необходимо заполнять и как правильно вести учёт в условиях цифровой трансформации.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Обязательные формы учёта
3. Пошаговый процесс учёта трудовых книжек
4. Электронные трудовые книжки: особенности
5. Ключевые сроки и переходные периоды
6. Практические рекомендации
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регулирующие учёт трудовых книжек в 2026 году:

• Закон № 1217‑IX (2025) – устанавливает окончательную дату перевода всех бумажных трудовых книжек в цифровой формат – 10 июня 2026 г.
• Постановление Правительства РФ от 30 янв. 2026 г. № 14257 – уточняет порядок ведения книги учёта движения трудовых книжек (пункт 39 Порядка).
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/ООГ‑12933 – разъясняет порядок перехода на электронные трудовые книжки (е‑ТК).
• КонсультантПлюс‚ 2026 – комментарии к изменениям в правилах оформления‚ выдачи и хранения трудовых книжек.

Все перечисленные акты обязательны для исполнения как в государственных‚ так и в частных организациях.

Обязательные формы учёта

Каждая организация должна вести две формы учёта:

Учёт по чистым бланкам трудовых книжек

В этой форме фиксируются сведения о всех бланках‚ находящихся в собственности предприятия (приобретённых у Госзнака или иных уполномоченных поставщиков).

Учёт движения трудовых книжек

Это книга учёта движения трудовых книжек‚ в которой отражаются все операции: выдача‚ возврат‚ изъятие‚ утеря‚ уничтожение‚ передача в архив и т.д. В графе 13 указывается «Расписка работника в получении» (см. пример ниже).

Образцы форм можно скачать на официальном сайте Минтруда РФ или в системе «Электронный кадровый документооборот».

Пошаговый процесс учёта трудовых книжек

Шаг 1. Приём в эксплуатацию новых бланков

1. Получить подтверждение поставки (накладную‚ акт приём‑передачи).
2. Внести данные в книгу учёта чистых бланков: номер партии‚ количество‚ дату получения.
3. Обозначить статус бланка – «в наличии»‚ «в резерве»‚ «в использовании».

Шаг 2. Выдача трудовой книжки сотруднику

1. Сформировать приказ о выдаче (шаблон приказа обязателен).
2. Сотрудник подписывает расписку (графа 13 книги учёта движения). В расписке указываются:
   • ФИО работника;
   • Дата выдачи;
   • Номер трудовой книжки;
   • Подтверждение получения в полном комплекте.
3. Записать в книгу движения:
   • Дата выдачи;
   • ФИО работника;
   • Номер книжки;
   • Подпись ответственного лица.

Шаг 3. Возврат (при увольнении‚ переводе‚ изменении формы учёта)

1. Проверить наличие всех страниц‚ отметок о стаже‚ справок.
2. Сотрудник подписывает акт возврата (в графе 13 – «Расписка о возврате»).
3. Внести в книгу движения запись о возврате с указанием причины (увольнение‚ перевод‚ замена на электронную ТК).

Шаг 4. Утрата‚ порча‚ уничтожение

1. Составить акт утраты/порчи (подписывают работодатель и работник‚ если утрата произошла по вине последнего).
2. Внести запись в книгу движения с указанием причины и номера заменяющей (электронной) трудовой книжки.
3. При необходимости оформить замену в системе электронных ТК.

Шаг 5. Переход на электронную трудовую книжку

1. Уведомить работника о переходе (письмо‑уведомление‚ подписанное обеими сторонами).
2. Внести в книгу движения запись «Перевод в электронный формат» с указанием даты и номера в системе «Е‑ТК».
3. Обновить сведения в личном кабинете работодателя на портале Госуслуг.

Электронные трудовые книжки: особенности

С 1 января 2026 г. все новые сотрудники оформляются сразу в электронном виде‚ независимо от наличия бумажной книжки. Основные моменты:

• Обязательная регистрация в системе «Е‑ТК» через портал Госуслуг или специализированный сервис работодателя.
• Для каждого работника создаётся уникальный идентификатор‚ привязанный к СНИЛС.
• Все записи о трудовом стаже‚ отпусках‚ изменениях должности автоматически синхронизируются с Пенсионным фондом.
• Работник может в любой момент просмотреть свою электронную книжку через личный кабинет на Госуслугах.
• При необходимости печатной копии работник может запросить «распечатку» в отделе кадров – документ считается официальным‚ если в нём указана ссылка на электронный реестр.

Важно помнить‚ что даже при наличии электронных ТК необходимо вести книгу учёта движения бумажных книжек‚ поскольку в организации могут оставаться старые экземпляры.

Ключевые сроки и переходные периоды

Практические рекомендации

• Автоматизируйте учёт. Используйте специализированные программы (1С:Зарплата и Управление Персоналом‚ SAP HR) – они позволяют вести обе формы учёта и автоматически генерировать акты и расписки.
• Назначьте ответственного. По закону – кадровик (или отдел кадров) несёт персональную ответственность за правильность записей.
• Регулярно проверяйте согласованность. Сверяйте данные из книги движения с реестром электронных ТК минимум раз в квартал.
• Храните резервные копии. Электронные файлы книги движения следует сохранять в двух независимых местах (облачное хранилище + локальный сервер).
• Обучайте персонал. Проводите инструктажи по заполнению расписок‚ оформлению актов утраты и работе с порталом «Е‑ТК».
• Контролируйте сроки возврата. При увольнении книжка должна быть возвращена в течение 3 рабочих дней‚ иначе работодатель несёт штраф в размере 5 000 руб.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести учёт‚ если в организации только электронные ТК?

Да. Закон требует вести книгу учёта движения даже при отсутствии бумажных книжек‚ чтобы фиксировать случаи перехода‚ утери‚ замены и т.д.

Можно ли использовать бланки‚ напечатанные на предприятии?

С 2026 г. допускается печать бланков не только у Госзнака‚ но и у любого предприятия‚ если они соответствуют требованиям ГОСТ 7.0‑5 и прошли государственную регистрацию.

Как оформить замену утерянной бумажной ТК на электронную?

Необходимо:

1. Составить акт утраты.
2. Внести запись в книгу движения о «Утере».
3. Оформить согласие работника на перевод в электронный формат.
4. Создать электронную ТК в системе «Е‑ТК» и привязать её к СНИЛС.
5. Внести запись о «Переводе в электронный формат» в книгу движения.

Что делать‚ если сотрудник отказывается от электронного формата?

Согласно пункту 5 положения о переходе‚ работник имеет право отказаться‚ но в этом случае он обязан сохранять бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан обеспечить её хранение и вести учёт в соответствии с обычными правилами.

Каков штраф за нарушение порядка учёта?

По статье 5.27 Трудового кодекса РФ за несоблюдение требований к учёту трудовых книжек предусмотрен административный штраф от 10 000 до 30 000 рублей для юридических лиц.

Учет трудовых книжек в 2026 году – это сочетание традиционных бумажных процедур и новых цифровых возможностей. Соблюдение нормативных сроков‚ правильное заполнение книги учёта движения и своевременный переход сотрудников на электронные трудовые книжки позволяют избежать штрафов‚ упростить расчёт страхового стажа и обеспечить прозрачность кадрового документооборота.

При правильной организации процесса кадровый отдел получает мощный инструмент контроля‚ а сотрудники – удобный доступ к своей трудовой истории.

Автор статьи: эксперт по кадровому учёту‚ консультант с более чем 10‑летним опытом работы в сфере HR и трудового законодательства.