Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако в практике любого кадровика рано или поздно наступает момент, когда свободные страницы в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются. В этом случае не обойтись без специального дополнения — вкладыша. Но выдавать его просто так нельзя: законодательство строго регламентирует не только порядок его оформления, но и вопросы учета.
В этой статье мы подробно разберем, как учесть вкладыши в трудовую книжку, как оформить их выдачу, а также какие документы необходимо вести в организации, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции.
Что такое вкладыш и когда он необходим?
Вкладыш в трудовую книжку, это документ строгой отчетности, который вшивается в основную трудовую книжку в том случае, если в ней закончились свободные графы. Важно понимать ключевое правило:
- Вкладыш недействителен без самой трудовой книжки! Он не является самостоятельным документом.
- Если у работника закончилось место в разделе «Сведения о работе», а раздел «Сведения о награждениях» еще пуст, вкладыш все равно оформляется (заполнять пустой раздел награждений под записи о работе категорически запрещено).
- К одной трудовой книжке может быть выдано несколько вкладышей, если в этом есть необходимость.
Учет вкладышей: нормативная база
Учет трудовых книжек и вкладышей в них регламентируется двумя основными документами:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (Правила ведения и хранения).
- Постановление Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению).
Согласно пункту 42 Правил (Постановление № 225), бланки трудовой книжки и вкладыша в нее являются документами строгой отчетности. Они должны храниться в организации с соблюдением строгих правил учета и выдачи.
Пошаговый алгоритм учета вкладышей
Шаг 1. Приобретение и оприходование бланков
Организация обязана обеспечивать себя бланками вкладышей. Приобретать их можно только у официальных распространителей (обычно это типографии Гознака или сертифицированные посредники).
При поступлении бланков в организацию необходимо:
- Проверить соответствие поступивших бланков накладной.
- Оформить акт приема-передачи бланков ответственному лицу (обычно кадровику).
- Передать бланки в бухгалтерию для постановки на забалансовый счет (счет 006 «Бланки строгой отчетности»).
Шаг 2. Ведение книги учета движения бланков
Это самый важный этап учета. Для учета вкладышей используется та же книга, что и для учета трудовых книжек — Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда № 69).
Как заполнить книгу при выдаче вкладыша:
- В графе, где указывается документ, делается пометка: «выдан вкладыш».
- Указывается серия и номер выданного вкладыша.
- Вносится дата выдачи.
- Указывается ФИО работника, которому выдан вкладыш.
- Ставится подпись ответственного лица и подпись работника, получившего вкладыш.
Важно: Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, а также заверена подписью руководителя организации.
Шаг 3. Приходно-расходная книга
Помимо книги учета движения (которая фиксирует выдачу работникам), в бухгалтерии должна вестись Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней отражается движение бланков от поставщика в организацию и выдача их из бухгалтерии кадровому работнику.
Шаг 4. Отражение выдачи вкладыша в самой трудовой книжке
Учет вкладыша — это не только записи в журналах, но и правильная маркировка на самом документе. При выдаче вкладыша на внутренней стороне обложки трудовой книжки (в левом верхнем углу) ставится штамп с текстом: «Выдан вкладыш в трудовую книжку».
Под штампом указываются серия и номер вкладыша, а также дата его выдачи. Пример записи:
«Выдан вкладыш в трудовую книжку. Серия ТК-VI, № 1234567, дата выдачи »
Финансовый вопрос: кто платит за вкладыш?
Согласно п. 47 Правил, работодатель обязан вычесть из заработной платы работника стоимость выданного ему вкладыша. Учесть этот момент необходимо следующим образом:
- Бесплатная выдача допускается только по инициативе самого работодателя (например, это можно прописать в коллективном договоре как социальную гарантию). В таком случае расходы списываются за счет прибыли организации.
- Если работник настаивает на бесплатной выдаче, ссылаясь на ст. 65 ТК РФ (обязанность работодателя оформить трудовую книжку), суды и Роструд разъясняют: обязанность завести трудовую книжку действительно бесплатна, но за бланки (и трудовой книжки, и вкладыша) работник платит сам.
- Удержание стоимости бланка оформляется приказом (распоряжением) работодателя или заявлением работника.
Вшивание вкладыша: как сделать правильно?
Хотя процесс вшивания не относится напрямую к бухгалтерскому учету, он является частью делопроизводственного учета и сохранности документа.
- Вкладыш именно вшивается, а не вклеивается, не вставляется в кармашек и не прикрепляется степлером.
- Место вшивания — между обложкой трудовой книжки и ее первым разворотом (ьным листом).
- Оптимально сделать 4-5 проколов шилом по линии сгиба и прошить плотными нитками, завязав их на узел внутри обложки.
Ответственность за неправильный учет
Отсутствие учета вкладышей, это грубое нарушение трудового законодательства. Если в ходе проверки ГИТ (Государственная инспекция труда) обнаружит, что:
- Вкладыши выдаются без записи в Книге учета движения;
- Книга учета не прошита и не опломбирована;
- На трудовой книжке нет штампа о выдаче вкладыша с реквизитами;
…работодатель будет привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для организации составляют от 30 000 до 50 000 рублей, а для должностных лиц (кадровика, директора) — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а для должностных лиц возможна дисквалификация.
Резюме
Учет вкладышей в трудовую книжку требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Чтобы избежать проблем, помните о трех главных правилах:
- Покупайте бланки только у официальных лиц и сразу ставьте их на забалансовый счет 006.
- Каждый выданный вкладыш фиксируйте в Книге учета движения трудовых книжек, обязательно получая подпись работника.
- Ставьте штамп на обложке трудовой книжки с указанием серии, номера и даты выдачи вкладыша, после чего надежно вшивайте его в документ.
Грамотный учет вкладышей — это не только защита от штрафов, но и гарантия того, что стаж и достижения ваших сотрудников будут надежно сохранены и подтверждены.