Трудовая книжка – один из главных кадровых документов, который фиксирует весь трудовый путь сотрудника. Её выдача, хранение и учёт копий требуют строгого соблюдения нормативных требований. Ниже – пошаговое описание всех этапов, связанных с учётом выдачи копий трудовых книжек, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

Согласно актуальной законодательной базе:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) регулирует порядок оформления и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 1788 «Об упрощении формы учёта трудовых книжек» отменяет унифицированные журналы и книги.
• Приказ Минтруда России от № 01‑02‑2024‑Х «Об обязательном учёте движения трудовых книжек» устанавливает требования к заполнению актов и журналов.

Эти документы определяют, какие формы используются, какие сроки соблюдаются и какие сведения фиксируются в учетных книгах.

Основные виды актов, связанных с трудовыми книжками

Для корректного учёта выдачи копий необходимо оформить несколько официальных документов:

1. Акт об отказе в получении трудовой книжки – используется, если сотрудник не получает оригинал в день увольнения;
2. Акт об уничтожении трудовой книжки – оформляется при потере оригинала и выдаче дубликата.
3. Акт приема передачи трудовых книжек – фиксирует передачу оригинала и копий в руки сотрудника.
4. Акт аннулирования записи в книге учёта движения трудовых книжек – используется при удалении записи о сотруднике.

Каждый из этих актов подписывается представителями HR‑отдела и сотрудником (или его законным представителем).

Книга учёта движения трудовых книжек

Согласно новому порядку, учёт движения трудовых книжек реализуется в специальной книге (или электронном аналоге). Основные требования:

• Книга должна быть арт. КД‑32, 64‑страничная, пронумерованная и опломбированная.
• Записи вносятся аккуратно черной или синей ручкой.
• В книгу вносятся сведения о выдаче, получении, возврате и уничтожении книжек.

Пример записи:

Номер записи: 15
Сотрудник: Иванов И.И.
№ труд. книжки: 123456
Действие: выдача копии (№ 1)
Подпись HR: __________
Подпись сотрудника: __________

Пошаговый процесс выдачи копий

Ниже описан полный цикл действий, который должен выполнить HR‑специалист:

1. Подготовка копии. Сотруднику предоставляется копия оригинальной трудовой книжки, оформленная в соответствии с требованиями (на государственном/официальном языке, аккуратно, без исправлений).
2. Оформление акта. На основании факта выдачи составляется акт приема передачи, где указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • № оригинальной книжки;
   • № копии (если используется несколько);
   • Дата выдачи;
   • Подписи сторон.
3. Внесение записи в книгу учёта. В соответствующую строку заносится информация о выдаче копии, номер записи и дата.
4. Сохранение копий. Оригинальная книжка и её копии хранятся в архиве организации в течение установленного срока (обычно 5 лет после увольнения).

Особенности учёта при увольнении

При прекращении трудового договора выдача копий трудовых книжек происходит в день увольнения. Важно помнить следующее:

• Если книжка отправлена по почте, в книгу учёта необходимо внести запись о отправке и получении копии.
• Сотрудник подписывается в книге учёта, подтверждая получение копии.
• При необходимости (например, при оформлении субсидий или пособий) сотрудник может потребовать предоставить копию документа, подтверждающего его служебное положение (приказ о назначении и т.п.).

Использование копий в дальнейшем

Копии трудовых книжек часто требуются для:

• Оформления социальных выплат и пособий, зависящих от стажа.
• Подачи документов в пенсионный фонд, ФССО, ФНС.
• Подтверждения опыта работы при трудоустройстве в другой организации.

Для каждого из этих случаев необходимо иметь оригинал и копию документа, подтверждающего служебное положение руководителя (приказ о назначении и т.д.).

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы избежать проблем при учёте выдачи копий, следует учитывать следующие типичные ошибки:

1. Отсутствие подписи сотрудника в акте приема передачи – приводит к недопустимости использования копии в официальных целях.
2. Неучтённые отправленные копии по почте – требуют дополнительного ввода записи в книгу учёта.
3. Несоответствие формы копии требованиям (неправильный язык, наличие исправлений) – может привести к отказу в её использовании;
4. Отсутствие опломбировки и нумерации книги – делает её несоответствующей требованиям законодательства.

Рекомендуется проводить внутренний аудит процессов выдачи копий минимум раз в квартал.

Учёт выдачи копий трудовых книжек – важная часть кадрового сопровождения, требующая строгого соблюдения нормативных актов и внутренних регламентов. Правильное оформление актов, своевременное внесение записей в книгу учёта движения трудовых книжек и правильное хранение копий позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.

При следовании описанным выше рекомендациям ваша организация сможет эффективно управлять документами, соответствовать требованиям трудового законодательства и минимизировать вероятность ошибок.

Ключевые слова: учёт движения трудовых книжек, копия трудовой книжки, акт приема передачи, акт об отказе, акт об уничтожении, трудовое право, кадровый учёт, HR‑процедуры.