В современных реалиях удаленная (дистанционная) работа стала неотъемлемой частью рынка труда. Многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: как правильно отразить такой режим работы в трудовой книжке? Нужно ли вообще делать запись? Разберемся во всех нюансах оформления, опираясь на действующее трудовое законодательство и актуальные требования на 2026 год.

Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), внесение записи в трудовую книжку дистанционного работника не является обязательным. Это главное отличие дистанционной работы от традиционной работы в офисе.

Существует два варианта развития событий:

• Запись не вносится. Это возможно, если стороны при трудоустройстве договорились, что трудовая книжка вестись не будет. Данное условие обязательно нужно зафиксировать в трудовом договоре. Кроме того, сотрудник может написать соответствующее заявление, на котором работодатель ставит свою резолюцию. В этом случае трудовая книжка не ведется, даже если для сотрудника это первое место работы.
• Запись вносится; Если работник и работодатель пришли к соглашению, что запись в трудовой книжке необходима, она оформляется в общем порядке.

Как правильно сформулировать запись о приеме?

Один из самых частых вопросов у кадровиков: нужно ли указывать в самой записи, что работа является дистанционной? Ответ однозначный — нет.

Как отмечает юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева, Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривает указания на дистанционный характер работы в самой записи. Поэтому в графе 3 раздела «Сведения о работе» просто пишется, что сотрудник принят на работу в определенный отдел на конкретную должность. Указывать слово «дистанционно» в трудовой книжке не нужно.

Факт того, что работа выполняется удаленно, фиксируется исключительно в трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему.

Как передать трудовую книжку работодателю?

Если стороны договорились, что запись в трудовую книжку будет внесена, возникает логистическая проблема: как передать документ работодателю, если сотрудник находится в другом городе?

Законодательство решает этот вопрос просто: работник должен предоставить трудовую книжку работодателю, в т.ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением. После внесения необходимых записей, работодатель также может вернуть документ дистанционному сотруднику по почте тем же способом.

Особенности перевода офисного сотрудника на удаленку

Ситуация, когда сотрудник ранее работал в офисе, а затем в связи с переездом или другими обстоятельствами переводится на дистанционный режим, также имеет свои нюансы.

1. Перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.
2. В трудовую книжку при этом никакие записи о переводе на дистанционную работу не вносятся. Информация о характере дистанционной работы в трудовой книжке не пишется.
3. Если работник просит внести запись о переводе на удаленку или выдать трудовую книжку на руки в связи с таким переводом, работодатель должен отказать, так как это противоречит правилам ведения трудовых книжек.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Если удаленный сотрудник при трудоустройстве не может предоставить трудовую книжку по причине ее утери, работодатель не обязан оформлять новую. По желанию дистанционного работника трудовая книжка на него просто не ведется, и этот факт отражается в трудовом договоре.

Учет в системах кадрового делопроизводства (например, 1С)

Несмотря на то, что запись в бумажной трудовой книжке может не вноситься, работодатель обязан сдавать отчетность в Пенсионный фонд (в частности, форму ЕФС-1). Для корректного автоматического заполнения отчетов в кадровых программах необходимо правильно настроить документы.

Так, для автоматического заполнения подраздела 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 в программе 1С в кадровых документах должен быть установлен флаг «Отразить в трудовой книжке» (или «Отразить трудовую деятельность»). Это важно для корректной передачи сведений о трудовой деятельности удаленного сотрудника в государственные органы, даже если бумажный вариант документа не заполняется.

Краткие выводы

• Запись в трудовую книжку для дистанционного работника необязательна (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
• Отказ от ведения трудовой книжки должен быть зафиксирован в договоре или заявлении работника.
• Если запись вносится, слово «дистанционный» в ней не пишется, оформляется стандартная формулировка о приеме на работу.
• Трудовую книжку можно пересылать заказным письмом с уведомлением.
• При переводе из офиса на удаленку запись в трудовую книжку не вносится.

Соблюдение этих простых правил поможет работодателю избежать штрафов и кадровых ошибок, а работнику — быть уверенным в правильном оформлении своей трудовой деятельности.