Вопрос удержания денежных средств из заработной платы или выходного пособия работника всегда вызывает много споров. Особенно актуален он в контексте оформления и выдачи трудовой книжки. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали основным форматом ведения учета стажа, а бумажные ушли в прошлое для большинства новых сотрудников, правила игры несколько изменились, но базовые принципы Трудового кодекса РФ остались неизменными.

Основной принцип: платит ли работник за бланк?

Самый частый вопрос, который задают работники: «Имеет ли право работодатель требовать деньги за бланк трудовой книжки или за ее оформление?».

Ответ однозначен: Нет, не имеет.

Согласно действующему законодательству Российской Федерации:

• При первичном оформлении трудовой книжки (когда работник устраивается на работу впервые) стоимость бланка и расходы на его оформление полностью несет работодатель. Удерживать эти суммы с зарплаты сотрудника запрещено.
• При утере или порче трудовой книжки по вине работодателя, новый бланк также выдается за счет организации.

Когда удержание возможно?

Существует лишь один сценарий, когда с работника теоретически могут быть потребованы средства, связанные с трудовой книжкой, но и здесь есть важные нюансы. Это ситуация, когда работник сам изъявил желание получить бумажный дубликат или новую книжку взамен утерянной по собственной вине (например, потерял дома), и работодатель пошел навстречу, приобретя бланк.

Однако даже в этом случае автоматическое удержание из зарплаты без письменного согласия работника незаконно. Работодатель не может просто вычесть стоимость бланка из причитающейся суммы. Для этого требуется:

1. Письменное заявление работника с просьбой приобрести бланк за его счет.
2. Письменное согласие работника на удержание конкретной суммы из заработной платы (согласно ст; 137 ТК РФ).

Без добровольного согласия сотрудника любые вычеты будут считаться нарушением трудового законодательства.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и финансовые вопросы

Поскольку сегодня мы находимся в 2026 году, подавляющее большинство трудовых книжек ведутся в электронном виде. Это полностью исключает вопросы о стоимости бумажных бланков для основной массы сотрудников.

Важные моменты по ЭТК:

• Формирование электронной трудовой книжки, внесение записей и хранение данных в Пенсионном фонде России (СФР) осуществляется бесплатно для работника.
• Работодатель не вправе брать деньги за подачу сведений в СФР или за печать выписки из электронной трудовой книжки.
• Если работнику нужна бумажная копия (выписка) из электронной трудовой книжки, работодатель обязан предоставить ее бесплатно в день обращения или в последний день работы.

Удержание за неотработанные дни отпуска: единственное законное исключение

Часто путаницу вызывает вопрос об удержаниях при увольнении. Многие думают, что если работника увольняют, то с него можно удержать всё, включая стоимость трудовой книжки. Это не так.

Согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника только в строго определенных случаях. Касательно увольняемых сотрудников чаще всего речь идет об удержании за неотработанные дни отпуска.

Если работник отгулял отпуск авансом (например, отработал 6 месяцев, а отпуск взял за полный год) и увольняется до конца рабочего года, работодатель вправе удержать сумму оплаты за неотработанные дни отпуска. Но и здесь есть ограничения:

• Удержание не может превышать 20% от выплачиваемой суммы.
• Это правило не применяется, если увольнение происходит по определенным основаниям (например, сокращение штата, призыв в армию, смерть работодателя и др.).

Ни стоимость бланка, ни услуги по заполнению трудовой книжки к этим удержаниям не относятся.

Что делать, если работодатель требует деньги?

Если при увольнении или в процессе работы работодатель требует оплатить бланк трудовой книжки или угрожает не отдавать документ до внесения оплаты, следует действовать следующим образом:

1. Не подписывайте никаких документов о согласии на удержание, если вы не хотите платить.
2. Напишите письменное требование о выдаче трудовой книжки и расчете в полном объеме.
3. В случае отказа обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Жалобу можно подать онлайн через портал «Онлайнинспекция.рф».
4. За задержку выдачи трудовой книжки или невыплату зарплаты работодатель обязан выплатить компенсацию.

Знание своих прав помогает избежать необоснованных финансовых потерь и сохранить хорошие отношения с работодателем или, в случае конфликта, успешно защитить свои интересы в суде.