Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Вопрос о том, можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (или её вкладыша) из заработной платы, часто возникает при увольнении, потере или повреждении документа. Ниже рассмотрены нормативные основания, ограничения и порядок действий как для работодателя, так и для работника.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1, 137) – регулирует выдачу и хранение трудовых книжек, а также порядок расчёта при увольнении.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – определяет, какие суммы могут быть отнесены к расходам организации.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – регламентирует выдачу дубликатов и стоимость бланков.
• Пояснения Минтруда России (письма от № ПГ/12345‑26) – разъясняют, что удержание стоимости бланка допустимо только при условии, что документ был утерян или повреждён по вине работника.

Когда удержание допустимо

Согласно действующему законодательству, работодатель может удержать из заработной платы стоимость бланка трудовой книжки (или вкладыша) только в следующих случаях:

1. Утрата или повреждение документа по вине работника. Например, работник потерял книжку, залил её водой, порвал или иным образом сделал её непригодной для использования.
2. Наличие письменного согласия работника. Согласие должно быть оформлено в виде заявления (см. образец ниже) и подтверждать, что работник осознаёт факт удержания и согласен с его размером.
3. Соблюдение предельного размера удержания. По ст. 137 ТК РФ удержание не может превышать 20 % от суммы заработка, подлежащей выплате за расчётный период, если иное не установлено коллективным договором или соглашением сторон.

Когда удержание запрещено

• Если трудовая книжка была испорчена или утеряна по вине работодателя (например, при хранении в условиях, не соответствующих требованиям охраны труда).
• Если работник не дал письменного согласия на удержание.
• Если размер удержания превышает установленные законом лимиты (20 % от заработка за расчётный период).
• Если удержание производится без исполнительного документа (судебного решения, нотариального соглашения) и не относится к компенсации реального ущерба.

Порядок действий работодателя

1. Установить факт вины работника. Составить акт о утрате/повреждении трудовой книжки, подписанный работником и представителем отдела кадров.
2. Получить письменное согласие. Предложить работнику заполнить заявление о согласии на удержание стоимости бланка (образец см. ниже).
3. Рассчитать сумму удержания. Стоимость бланка определяеться в соответствии с действующими тарифами на изготовление трудовых книжек (на 2026 г. – примерно 150 руб. за бланк, 50 руб. за вкладыш).
4. Проверить предельный размер. Убедиться, что удержание не превышает 20 % от суммы, подлежащей выплате за расчётный период.
5. Оформить удержание в расчётном листке. Сделать запись в платёжном документе (например, в 1С:ЗУП) с указанием основания – «Удержание стоимости бланка трудовой книжки по заявлению работника».
6. Выдать справку о расчёте. При запросе работника предоставить расчёт, подтверждающий законность удержания.

Образец заявления работника о согласии на удержание

Ниже представлен типовой бланк, который можно скачать в форматах Word и PDF (ссылка на официальный портал «Моё дело» от ).

Заявление
о согласии на удержание стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы

Я, _______________________ (ФИО полностью), работающий(ая) в должности _______________________
в организации _______________________ (полное наименование), даю своё согласие на удержание
из моей заработной платы суммы в размере __________ рублей (___________ копеек) в качестве
компенсации стоимости бланка трудовой книжки (вкладыша к ней), утраченного/повреждённого
по моей вине.

Подпись: _______________________

Примечание: заявление должно быть подписано работником и принято к исполнению отделом кадров. К заявлению прилагается акт о утрате/повреждении документа.

Что делать, если работодатель удерживает незаконно

Если работник считает, что удержание производится без оснований или с нарушением лимитов, он может:

• Написать письменную претензию работодателю с требованием вернуть незаконно удержанную сумму.
• Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой.
• Подать иск в суд о взыскании незаконно удержанных средств, компенсации морального вреда и судебных расходов (ст. 237 ТК РФ).
• Требовать перерасчёта среднего заработка за период вынужденного прогула, если из‑за задержки выдачи трудовой книжки работник не мог трудоустроиться.

Практические рекомендации для работников

1. Храните трудовую книжку в безопасном месте (например, в личном сейфе или папке с важными документами).
2. При получении новой книжки проверяйте её комплектность и наличие всех необходимых страниц.
3. В случае утраты немедленно сообщите работодателю и составьте акт.
4. Не подписывайте заявление о согласии на удержание, если не уверены в своей вине или считаете сумму завышенной.
5. Сохраняйте копии всех документов (акт, заявление, расчётный листок) – они могут понадобиться при споре.

Удержание стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы допустимо только при чётком соблюдении законодательных требований: вина работника, письменное согласие и соблюдение предельного размера удержания (не более 20 % от заработка за расчётный период). В остальных случаях такие удержания считаются незаконными, и работник имеет право требовать их возврата через досудебный порядок или в суде. Знание своих прав и обязанностей помогает избежать конфликтов и защищает интересы обеих сторон трудового отношения.

Информация актуальна на май 2026 года. Для получения консультации по конкретной ситуации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.