Вопрос о том, можно ли удерживать из заработной платы сотрудника стоимость бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней) и требуется ли при этом применять контрольно‑кассовую технику (ККТ), остаётся актуальным для бухгалтеров и кадровых служб. Ниже представлен подробный разбор текущего законодательства, порядка оформления удержания, бухгалтерского учёта и разъяснения по применению ККТ.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 137 устанавливает перечень случаев, когда допускается удержание из заработной платы без согласия работника. Удержание стоимости трудовой книжки в этот список не входит, поэтому оно возможно только по письменному заявлению работника.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – п. 38 допускает взимание платы за бланк трудовой книжки и вкладыш к ней при условии добровольного согласия сотрудника.
• Федеральный закон от № 54‑ФЗ «О применении контрольно‑кассовой техники» – определяет, когда обязателен чек ККТ. Удержание из заработной платы не считается расчётом в смысле этого закона, если оно не связано с реализацией товаров, работ, услуг за наличный расчёт.
• Письмо Минфина России от № 03‑03‑06/1/65823 – прямо указывает, что при удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки (или вкладыша) применять ККТ не требуется.

Когда возможно удержание?

Удержание допустимо только при выполнении следующих условий:

1. Работник подаёт письменное заявление о готовности возместить organisation стоимость бланка трудовой книжки (или вкладыша).
2. В заявлении указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • Должность и подразделение;
   • Сумма, которую работник согласен удержать (обычно соответствует фактической себестоимости бланка);
   • Период, за который будет производиться удержание (например, ежемесячно равными частями или единовременно);
   • Подпись и дата.
3. Наниматель издаёт приказ о удержании указанной суммы из заработной платы.
4. Бухгалтерия отражает удержание в учёте и, при необходимости, формирует справку о доходах, полученных от работника.

Если работник отказывается подписать заявление, удержание невозможно – стоимость бланка остаётся за счёт организации.

Порядок оформления документов

Заявление работника

Образец заявления (можно скачать в формате Word или PDF с сайтов «Моё дело», «КонсультантПлюс» и др;):

Заявление
о удержании из заработной платы стоимости бланка трудовой книжки
Я, ________________________, работающий(ая) в должности __________________
в подразделении __________________, прошу удержать из моей заработной платы
сумму __________ руб. в возмещение стоимости бланка трудовой книжки
(вкладыша к ней), приобретённого организацией.

Удержание производить равными частями в течение __________ месяцев
(или единовременно) начиная с __________ месяца 20__ г.

Подпись _____________ Дата «___» __________ 20__ г.

Приказ об удержании

Приказ формируется в свободной форме, но должен содержать:

• Номер и дата приказа;
• Основание – заявление работника от «___» __________ 20__ г.;
• ФИО сотрудника, должность, подразделение;
• Сумма удержания и порядок её удержания (например, ежемесячно по 500 руб.);
• Ответственное лицо (бухгалтер, кадровик).

Расчётный лист и справка о доходах

В расчётном листе делается запись:

• Удержание – «Стоимость бланка трудовой книжки» – сумма удержания;

Полученные от работника средства учитываються как прочие доходы на субсчёте 91‑1 «Прочие доходы».

Бухгалтерский учёт удержания

При получении денежных средств от работника за бланк трудовой книжки проводки выглядят следующим образом:

Если удержание производится поэтапно, каждая часть отражается аналогично в соответствующем периоде.

Необходимость применения ККТ при удержании

Согласно разъяснениям Минфина и судебной практике, при удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки (или вкладыша) применять ККТ не требуется. Основания:

• Операция не является реализацией товара, работы или услуги за наличный расчёт; это внутреннее возмещение затрат организации.
• Согласно ст. 2 Закона № 54‑ФЗ, ККТ применяется при расчётах с покупателями (клиентами) при приёме наличных средств и/или электронных средств платежа. Удержание из зарплаты относится к внутренним расчётам организации с собственным персоналом.
• Письмо Минфина России от № 03‑03‑06/1/65823 прямо указывает на отсутствие необходимости использования ККТ при таких удержаниях.

Исключение может возникнуть только в случае, если организация решит продать бланк трудовой книжки стороннему лицу (например, через кассу) – тогда при реализации потребуется чек ККТ.

Практические рекомендации для бухгалтера и кадровой службы

1. Получить от сотрудника письменное заявление о готовности возместить стоимость бланка.
2. Оформить приказ об удержании, указав реквизиты заявления.
3. Отразить удержание в расчётном листе и бухгалтерском учёте (проводки Дт 70 Кт 73.03).
4. Зачислить полученные суммы на счёт 91.01 «Прочие доходы».
5. Не оформлять чек ККТ при данном удержании.
6. Хранить заявление и приказ в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как документы, связанные с трудовыми книжками).

Удержание из заработной платы стоимости бланка трудовой книжки (или вкладыша) допустимо только при наличии добровольного письменного согласия работника и оформлено соответствующим приказом. Бухгалтерский учёт такой операции прост: сумма удержания отражается как прочий доход на субсчёте 91‑1, а проводки осуществляются через счета 70 и 73.03. Применение контрольно‑кассовой техники в данном случае не требуется, поскольку операция не относится к расчётам с покупателями за товары, работы или услуги. Следуя изложенному порядку, организация обеспечит соблюдение трудового и налогового законодательства и избежит возможных штрафов со стороны контролирующих органов.