Вопрос о необходимости применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при удержании стоимости трудовой книжки из заработной платы работника является актуальным для многих работодателей. В статье рассмотрим все нюансы этой процедуры с учетом действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов.

Правовые основы удержания стоимости трудовой книжки

Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, удержание из заработной платы возможно только в случаях, прямо установленных федеральными законами. К таким случаям относится, в частности, удержание стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша в нее.

Когда применение ККТ обязательно?

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», применение онлайн-кассы обязательно при:

• Реализации товаров (работ, услуг) работодателем своим работникам, если это не предусмотрено трудовым договором;
• Удержании стоимости товаров (работ, услуг), переданных ранее (например, спецодежды, канцелярских товаров и т.д.).

Однако в случае с трудовой книжкой ситуация иная:

Особенности удержания стоимости трудовой книжки

Стоимость трудовой книжки (или вкладыша) относится к компенсации затрат, понесенных в связи с трудовой деятельностью. В этом случае:

1. Не требуется применение онлайн-кассы, так как удержание не являеться расчетом за товар или услугу, а представляет собой возмещение расходов работодателя;
2. Чек не пробивается, так как отсутствует реализация товара или услуги в классическом понимании;
3. Удержание возможно только с согласия работника, выраженного в письменной форме.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать спорных ситуаций с налоговыми органами и работниками, рекомендуется:

• Оформить письменное заявление работника на удержание стоимости трудовой книжки;
• Указать в заявлении конкретную сумму и основание удержания;
• Включить удержание в расчетный листок с указанием основания и суммы;
• Хранить документы, подтверждающие правомерность удержания, не менее 5 лет.

Что делать, если удержание связано с реализацией товаров?

Если работодатель реализует работнику товары (например, канцелярские принадлежности, спецодежду) и затем удерживает их стоимость из зарплаты, то:

• При передаче товара работнику необходимо выдать кассовый чек;
• При последующем удержании суммы из зарплаты второй чек не пробивается, так как расчет уже состоялся;
• В чеке, выданном при передаче товара, сумма удержания указывается в теге 1217 («встречное предоставление»).

Ответственность за нарушения

За неприменение ККТ при расчетах, подлежащих обязательному оформлению через кассу, предусмотрены:

• Административный штраф для должностных лиц, от 1500 до 3000 рублей;
• Штраф для юридических лиц — от 5000 до 10000 рублей;
• Возможность приостановления деятельности на срок до 90 суток.

Таким образом, при удержании стоимости трудовой книжки из заработной платы работника применение онлайн-кассы не требуется, так как это не является расчетом за товар или услугу, а представляет собой компенсацию затрат, связанных с трудовой деятельностью.

Однако работодатель должен:

• Получить письменное согласие работника;
• Оформить удержание документально;
• Соблюдать требования трудового законодательства;
• Не допускать удержаний, не предусмотренных законом.

Соблюдение этих условий позволит избежать споров с налоговыми органами и работниками, а также минимизировать риски привлечения к ответственности.