Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой удержать из заработной платы стоимость оформления или восстановления трудовой книжки; Ниже подробно рассмотрено, что говорит трудовое законодательство, когда такое удержание допустимо и как правильно оформить процедуру.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 137) – запрещает удержания из заработной платы, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регулирует порядок начисления и удержаний, связанных с трудовыми отношениями.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – определяет, что выдача трудовой книжки осуществляется за счёт работодателя.
- Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – уточняет, что стоимость бланка трудовой книжки и её оформления относится к расходам работодателя.
Можно ли удерживать стоимость трудовой книжки из зарплаты?
Согласно указанным нормативным актам, работодатель обязан предоставить трудовую книжку бесплатно при приёме на работу, при её восстановлении после утери или порчи, а также при выдаче дубликата. Поэтому прямое удержание стоимости бланка или услуг по её оформлению из заработной платы сотрудника незаконно, если:
- сотрудник recién принят на работу и получает первую трудовую книжку;
- трудовая книжка утеряна или повреждена по вине работодателя (например, при хранении в условиях, не соответствующих требованиям);
- требуется выдача дубликата в связи с утерей, но вина сотрудника не доказана.
Исключение возможно только в случае, когда сотрудник сам виноват в порче или утрате трудовой книжки и это подтверждено документально (например, актом о порче имущества, подписанным обеими сторонами). Тогда работодатель может потребовать возмещения фактически понесённых расходов, но только в порядке, установленном ст. 137 ТК РФ (с согласия сотрудника или через суд).
Порядок удержания (если оно законно)
- Согласие сотрудника – получить письменное согласие на удержание суммы из заработной платы (можно оформить как отдельное приложение к трудовому договору или как заявление).
- Расчёт суммы – определить фактическую стоимость бланка трудовой книжки и услуг по её оформлению (обычно указывается в счёте или квитанции поставщика).
- Удержание в расчётном периоде – сумма удерживается из начисленной заработной платы за тот месяц, в котором получено согласие, либо равномерно распределяется по нескольким периодам, если сумма значительна.
- Отражение в бухгалтерии – удержание отражается как удержание из заработной платы (код удержания по классификации видов доходов и вычетов НДФЛ).
- Выдача документа – после удержания сотрудник получает трудовую книжку либо её дубликат, а также подтверждающий документ об оплате (чек, счёт‑фактура).
Что делать сотруднику, если работодатель требует удержания без оснований?
- Запросить письменное обоснование – потребовать указать, на каком основании и в каком размере производится удержание.
- Обратиться к профсоюзу или представителю работников – если в организации есть представительный орган, он может помочь в защите прав.
- Написать жалобу в трудовую инспекцию – при нарушении ст. 137 ТК РФ можно подать заявление в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в суд – в случае отказа работодателя вернуть незаконно удержанные средства, сотрудник может подать иск о взыскании неосновательного обогащения.
Альтернативные варианты для работодателя
Чтобы избежать споров и возможных штрафов, работодатель может:
- включить стоимость бланка трудовой книжки в социальные расходы компании (как часть расходов на адаптацию нового сотрудника);
- предоставить сотруднику компенсацию за самостоятельное приобретение бланка (выплатить сумму, равную стоимости, после предоставления чека);
- использовать электронную трудовую книжку (ЕТК), которая с 2021 года ведётся в Пенсионном фонде РФ и не требует расходов на бумажный бланк.
Удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки допустимо только в случае доказанной вины сотрудника в её порче или утрате и при наличии его письменного согласия. Во всех остальных ситуациях расходы на бланк и оформление трудовой книжки относятся к obowязкам работодателя. Сотруднику следует требовать обоснования любых удержаний и, при необходимости, обращаться в компетентные органы для защиты своих прав.
Соблюдение указанных норм поможет избежать конфликтов, штрафов со стороны трудовой инспекции и сохранит доверительные отношения между работодателем и персоналом.