Ситуация, когда уволенный сотрудник забирает трудовую книжку при увольнении, но впоследствии не возвращает её, встречается достаточно часто. Это может быть связано с несогласием с решением об увольнении, забывчивостью или намеренным удержанием документа. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, основанный на актуальной нормативной базе и практике кадровых служб (данные актуальны на 23 мая 2026 г.).

Правовые основания

• Согласно ст. 84.1 ТК РФ трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку.
• Если работник не явился за документом, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить ему уведомление о необходимости получения трудовой книжки (либо согласия на её отправку почтой).
• В случае удержания документа работником без законных оснований employer может потребовать его возврата и, при необходимости, взыскать компенсацию за задержку выплаты (см. практику ВС РФ).

Первичные действия работодателя

1. Фиксировать факт получения – в личном деле сотрудника сделать запись о том, что трудовая книжка была выдана в день увольнения и расписка получена.
2. Направить письменное уведомление (образец можно взять из внутренних регламентов или использовать типовую форму из «КонсультантПлюс»). В уведомлении указать:
   • дата и основание расторжения трудового договора;
   • требование явиться за трудовой книжкой и иными документами в течение трёх рабочих дней;
   • информация о возможности получения документов по почте (за счёт работодателя).
3. Способ доставки – уведомление направляем заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручаем под расписку. Сохраняем копию уведомления и подтверждение отправки.

Если работник не реагирует на уведомление

При отсутствия ответа в установленный срок employer вправе:

• Запросить письменное объяснение от сотрудника о причинах не возврата трудовой книжки (это требование часто встречается в рекомендациях 1С, Такском и других кадровых источниках).
• Подготовить акт о невозможности вручения – документ, подтверждающий, что работодатель выполнил свои обязательства по выдаче и уведомлению.
• Направить трудовую книжку по почте (заказным письмом с описью вложения) – это допустимо, если работник дал согласие на такой способ получения либо не явился за документом после двух уведомлений.

Возможные последствия для работника

• Если работник удерживает трудовую книжку без законных оснований, employer может потребовать её возврата через суд. Судебная практика (например, дело ВС РФ от 25 января 2022 г.) показывает, что суд может обязать вернуть документ и взыскать компенсацию за задержку выплаты.
• В случае утери документа по вине сотрудника employer вправе потребовать возмещения расходов на выдачу дубликата (ст. 65 ТК РФ).
• Если работник отказывается возвращать книжку из‑за спора о законности увольнения, вопрос решается в рамках трудового спора (обращение в комиссию по трудовым спорам или суд).

Оформление дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или не возвращена, employer обязан:

1. Выдать дубликат трудовой книжки (форма ТД‑2) на основании заявления работника и сведений о его трудовой деятельности (из личного дела, приказов, трудовых договоров).
2. Указать в дубликате пометку «Дубликат» и дату выдачи.
3. Предупредить работника, что дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Профилактика подобных ситуаций

• При увольнении всегда получать расписку о получении трудовой книжки и иных документов (справка 2‑НДФЛ, справка о среднем заработке и т.д.).
• Хранить копии расписок в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о кадровом документообороте).
• Внутренний регламент должен чётко прописывать порядок уведомления и сроки направления дубликата при утере или не возврате документа.
• Проводить инструктаж с кадровыми специалистами по работе с трудовой книжкой при приёме и увольнении.

Ситуация, когда работник забрал трудовую книжку и не вернулся, требует от работодателя последовательных и документированных действий:

1. Зафиксировать выдачу и получить расписку.
2. Направить уведомление о необходимости получения документа (либо согласия на почтовую отправку).
3. При отсутствии реакции – запросить письменное объяснение и, при необходимости, отправить дубликат по почте.
4. При дальнейшем уклонении – подготовить акт о невозможности вручения и прибегнуть к судебной защите.
5. При утере документа – оформить дубликат и, при вине сотрудника, потребовать возмещения связанных расходов.

Соблюдение данного алгоритма позволит минимизировать риски трудовых споров, защитить интересы компании и обеспечить соблюдение требований ТК РФ.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов, актуальных на 23 мая 2026 г.