Дата подготовки материала: 19:52:19 ().

В системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) часто возникает необходимость удерживать определённую сумму с сотрудника за оформление‚ восстановление или дубликат трудовой книжки. Это может быть связано с внутренними правилами организации‚ коллективным договором или требованиями трудового законодательства. В данной статье рассмотрим‚ как настроить удержание за трудовую книжку в 1С:ЗУП‚ какие справочники и документы потребуются‚ а также приведем пошаговую инструкцию и примеры.

Основные понятия

• Удержание – сумма‚ вычитаемая из начисленной заработной платы сотрудника по основанию‚ указанному в трудовом договоре‚ локальном нормативном акте или коллективном договоре.
• Трудовая книжка – документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника. В электронном виде ведётся в системе ЕФС-1 (Единый фонд социального страхования).
• Справочник «Виды удержаний» – место‚ где задаются все возможные типы удержаний‚ их коды‚ ставки и порядок начисления.

Подготовка справочников

Создание нового вида удержания

1. Перейдите в меню Зарплата → Настройки → Виды удержаний и вычетов.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. Заполните поля:
• Наименование: «Удержание за трудовую книжку»;
• Код: любой уникальный код (например‚ UD_TRUD);
• Вид удержания: выберите Удержание (не вычет);
• База начисления: обычно Начисленная заработная плата;
• Ставка/Сумма: укажите фиксированную сумму (например‚ 500 ₽) или процент от начисления‚ если удержание зависит от зарплаты;
• Периодичность: Единовременно (при каждом оформлении/восстановлении) или Ежемесячно‚ если удержание распределяется;
• Статья затрат: выберите статью‚ по которой будет отражаться удержание в бухгалтерском учёте (например‚ «Прочие расходы»);
• Код ОКВЭД/ОКЗ: не обязателен для данного вида удержания‚ но можно заполнить‚ если требуется аналитика по профессиям.
4. Нажмите Запитать и закрыть.

Привязка вида удержания к сотруднику

Существует два основных способа:

1. Через договор – в карточке сотрудника во вкладке Договоры добавить условие о удержании за трудовую книжку.
2. Через документ «Начисление заработной платы» – при создании начисления указать нужное удержание в табличной части Удержания.

Настройка автоматического удержания при оформлении трудовой книжки

Если организация хочет‚ чтобы удержание начислялось автоматически при каждом событии‚ связанном с трудовой книжкой (приём‚ перевод‚ увольнение‚ выдача дубликата)‚ можно воспользоваться механизмом Автоматических начислений.

Шаги:

1. Перейдите в Зарплата → Автоматические начисления и удержания.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните форму:
• Наименование: «Автоудержание за трудовую книжку»;
• Событие: выберите одно из событий‚ связанных с трудовыми книжками (например‚ Приём на работу‚ Перевод‚ Увольнение‚ Выдача дубликата трудовой книжки);
• Удержание: укажите ранее созданный вид «Удержание за трудовую книжку»;
• Условие срабатывания: можно добавить условие по подразделению‚ должности или категории сотрудников‚ если удержание применяется не ко всем;
• Дата начала действия: укажите дату‚ с которой удержание будет применяться;
• Дата окончания действия: оставьте пустым‚ если удержание бессрочно.
4. Сохраните документ.

После этого при проведении соответствующего кадрового документа (например‚ Приём на работу) система автоматически добавит строку удержания в начисление заработной платы сотрудника.

Пример расчёта

Допустим‚ организация удерживает фиксированную сумму 300 ₽ за выдачу дубликата трудовой книжки. Сотрудник Ivanov Ivan Иванович получает за месяц начисленную зарплату 45 000 ₽.

• Начисление: 45 000 ₽;
• Удержание за трудовую книжку: 300 ₽;

В ведомости Начисления и удержания будет отражено две строки:

1. Начисление – «Оклад» – 45 000 ₽;
2. Удержание – «Удержание за трудовую книжку» – 300 ₽.

Отчётность и анализ

Для контроля удержаний за трудовую книжку удобно использовать следующие отчёты:

• Отчёт «Удержания и вычеты» (Зарплата → Отчёты → Удержания и вычеты) – можно фильтровать по виду удержания;
• Анализ затрат по статьям – покажет‚ сколько средств списано на статью «Прочие расходы» в связи с удержаниями за трудовую книжку;
• Кадровый отчёт «Движение трудовых книжек» – позволяет сопоставить количество оформленных/восстановленных книжек с суммой удержаний.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли удерживать сумму в процентах от зарплаты?

Да‚ в настройках вида удержания выберите тип «Процент» и укажите нужный процент (например‚ 0‚5 %).

Что делать‚ если удержание нужно применить только к определённым категориям сотрудников (например‚ только рабочим)?

В автоматическом начислении задайте условие по справочнику «Категории сотрудников» или по должности.

Как отразить удержание в бухгалтерском учёте?

При проведении документа «Начисление заработной платы» система создаёт проводки: Дт 70 (Расчёты с персоналом по оплате труда) – Кт 91/2 (Прочие доходы и расходы) – сумма удержания.

Нужно ли указывать код ОКЗ для данного вида удержания?

Обязательно нет‚ но если в организации ведётся аналитика по профессиям‚ можно заполнить поле «Код ОКЗ» в виде удержания.

Настройка удержания за трудовую книжку в 1С:ЗУП не представляет сложности‚ если правильно воспользоваться справочниками «Виды удержаний» и механизмом автоматических начислений. Главное – чётко определить основание удержания (локальный нормативный акт‚ коллективный договор)‚ задать соответствующий вид удержания с нужной ставкой или суммой‚ и при необходимости привязать его к конкретным кадровым событиям. После этого система будет автоматически рассчитывать удержание‚ формировать нужные проводки и предоставлять отчётность для контроля и анализа.

Следуя представленной инструкции‚ вы сможете обеспечить корректное и прозрачное удержание за трудовую книжку‚ минимизировать риски ошибок и упростить взаимодействие между кадровой‚ бухгалтерской и налоговой службами.