Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно отражать в бухгалтерском учёте удержание из заработной платы сотрудника за отсутствие или непредоставление трудовой книжки. Рассмотрим правовую основу‚ порядок расчёта‚ бухгалтерские проводки‚ налоговые последствия и типовые примеры.
Правовая база
Удержание за трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 165‚ 170);
- Федеральный закон № ТК от № 197-ФЗ «О трудовых книжках»;
- Постановление Правительства РФ от № 859 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек»;
- Налоговый кодекс РФ (ст. 226‚ 227) – порядок учета удержаний в расчете налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
Согласно ТК РФ‚ работодатель вправе удержать из заработной платы работника сумму‚ необходимую для возмещения расходов‚ связанных с оформлением и выдачей трудовой книжки‚ если иное не предусмотрено коллективным договором.
Сущность удержания за трудовую книжку
Удержание представляет собой взыскание из заработной платы в пользу работодателя (или в пользу организации‚ которая оформляла книжку). Сумма удержания обычно фиксируется в трудовом договоре или в локальном нормативном акте предприятия.
Когда удержание применяется
- Сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку при приёме на работу.
- Трудовая книжка утеряна‚ а работник отказывается возместить её стоимость.
- Работодатель вынужден оформить новую книжку за счёт работника (например‚ при ошибке в заполнении).
Размер удержания
Размер определяется:
- Стоимость изготовления и оформления новой трудовой книжки (обычно 300–500 рублей).
- Дополнительные расходы (почтовые услуги‚ услуги нотариуса и пр.).
- В случае штрафных санкций – в пределах‚ установленных ТК РФ (не более 10 % от средней заработной платы за расчётный период).
Бухгалтерский учёт удержания
Удержание за трудовую книжку относится к внутренним расходам предприятия и отражается в бухгалтерском учёте в составе расчётов с персоналом. Основные счета:
- 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – начисление заработной платы.
- 71 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – удержание из заработной платы.
- 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» – возмещение расходов‚ связанных с трудовой книжкой.
- 91 «Прочие доходы и расходы» – при необходимости корректировки.
Проводка начисления заработной платы (пример)
Дт 70 Кт 68 – начисление основной заработной платы (сумма‚ подлежащая выплате).
Проводка удержания за трудовую книжку
Удержание делается в том же расчётном периоде‚ когда начислена заработная плата.
Дт 71 Кт 70 – удержание из заработной платы за трудовую книжку (сумма удержания).
Если удержание относится к возмещению расходов‚ а не к штрафу‚ то вместо счета 71 используют счет 73:
Дт 73 Кт 71 – возмещение расходов за трудовую книжку (перевод удержанной суммы в прочие расчёты с персоналом).
Проводка выплаты удержанной суммы работодателю (если удержание переводится в кассу)
Дт 50 (касса) Кт 71 – выплата удержанной суммы в кассу (или в банк – Дт 51 Кт 71).
Проводка списания расходов (если работодатель компенсирует стоимость книжки)
Дт 20 (материалы) или 26 (обслуживание и ремонт) Кт 73 – списание стоимости новой трудовой книжки.
Налоговый учёт
Удержание за трудовую книжку считается необлагаемым доходом работника‚ если оно направлено на возмещение реальных расходов (стоимость книжки). Поэтому в расчёте НДФЛ удержанная сумма не включается в налогооблагаемую базу.
Расчёт НДФЛ с учётом удержания
- Определяем общую начисленную заработную плату (база для НДФЛ).
- Вычитаем из неё сумму удержания за трудовую книжку (если она относится к возмещению расходов).
- Полученную разницу умножаем на ставку НДФЛ (13 % для большинства работников).
Пример:
- Начисленная зарплата – 30 000 руб.
- Удержание за книжку – 500 руб.
- Налогооблагаемая база = 30 000 – 500 = 29 500 руб.
- НДФЛ = 29 500 × 13 % = 3 835 руб.
Проводка расчёта и перечисления НДФЛ
Дт 70 Кт 68 – начисление НДФЛ (3 835 руб.). Дт 68 Кт 68 – перечисление НДФЛ в бюджет.
Типовые примеры проводок
Пример 1. Удержание за утерянную трудовую книжку (стоимость 400 руб.)
- Начисление зарплаты:
Дт 70 Кт 68 – 25 000 руб.
- Удержание из зарплаты:
Дт 71 Кт 70 – 400 руб.
- Перевод удержанной суммы в кассу:
Дт 50 Кт 71 – 400 руб.
- Списание стоимости новой книжки (если работодатель её оформил):
Дт 20 Кт 73 – 400 руб.
- Расчёт и перечисление НДФЛ (13 % от 24 600 руб.):
НДФЛ = 24 600 × 13 % = 3 198 руб.
Дт 70 Кт 68 – 3 198 руб.
Дт 68 Кт 68 – 3 198 руб.
Пример 2. Штраф за отказ от предоставления трудовой книжки (10 % от средней зарплаты)
Средняя зарплата за месяц – 40 000 руб.‚ штраф = 4 000 руб.
- Начисление зарплаты:
Дт 70 Кт 68 – 40 000 руб.
- Удержание штрафа:
Дт 71 Кт 70 – 4 000 руб.
- Перечисление удержанной суммы в фонд штрафов (счёт 91):
Дт 91 Кт 71 – 4 000 руб.
- НДФЛ рассчитывается без вычета штрафа (штраф – не возмещение расходов):
НДФЛ = 40 000 × 13 % = 5 200 руб.
Дт 70 Кт 68 – 5 200 руб.
Дт 68 Кт 68 – 5 200 руб.
Практические рекомендации
- Документальное оформление. В каждом случае удержание должно быть подтверждено подписью работника в акте или в приказе.
- Учет в личных карточках. В карточке сотрудника отражайте сумму удержания‚ дату и основание (пункт ТК РФ‚ локальный нормативный акт).
- Контроль лимитов. Убедитесь‚ что удержание не превышает 10 % от средней заработной платы за расчётный период‚ иначе оно будет признано незаконным.
- Своевременное перечисление в бюджет. НДФЛ и страховые взносы рассчитываются от суммы после удержания (если удержание – возмещение расходов).
- Отчётность. В форме 1‑ТУ (отчёт о доходах физических лиц) указывайте удержанную сумму в графе «Удержано из дохода‚ не подлежащего налогообложению».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли удержать из зарплаты стоимость трудовой книжки без согласия работника?
Нет. Удержание возможно только при наличии письменного согласия работника (подпись в приказе‚ акте или трудовом договоре).
Какой документ подтверждает факт удержания?
Акт об удержании‚ приказ руководителя‚ подпись работника в личном деле – всё это считается достаточным подтверждением.
Нужно ли платить страховые взносы с удержанной суммы?
Если удержание относится к возмещению реальных расходов (стоимость книжки)‚ то страховые взносы начисляются на полную заработную плату без вычета удержания. Если же удержание – штраф‚ то взносы также начисляются на полную сумму.
Как отразить возврат удержанной суммы (если работник вернул книжку)?
В случае возврата суммы работнику делается обратная проводка:
Дт 71 Кт 50 (или 51) – возврат удержанной суммы в кассу/банк.
Удержание за трудовую книжку – обычная практика‚ но она требует строгого соблюдения нормативных требований и правильного бухгалтерского отражения. Основные моменты:
- Наличие письменного согласия работника;
- Точное определение суммы (стоимость книжки или штраф в пределах 10 % от средней зарплаты);
- Корректные проводки по счетам 70‚ 71‚ 73 и‚ при необходимости‚ 91;
- Учёт налоговых последствий – возмещение расходов не облагается НДФЛ‚ штраф – облагается.
Соблюдая эти правила‚ вы избежите ошибок в бухгалтерском и налоговом учёте‚ а также минимизируете риск трудовых споров.
Автор статьи: Ваш бухгалтерский помощник. Дата публикации: 21 мая 2026 г.