Вопрос о том, следует ли в трудовой книжке фиксировать название подразделения, в котором работает сотрудник, волнует как руководителей, так и работников. Правильное оформление записи в трудовой книжке имеет прямое влияние на расчёт стажа, начисление пенсии и соблюдение требований законодательства.

Что говорит закон?

В трудовом договоре и в трудовой книжке закрепляются сведения о трудовой функции сотрудника. Основные нормативные акты, регулирующие эту тему, — это:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 57, 66, 72.1)
• Приказы Минтруда РФ «Об утверждении правил оформления трудовых договоров» (№ 21, 2023)
• Приказы Минтруда РФ «Об утверждении правил оформления трудовых книжек» (№ 69, 2024)

Согласно ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре можно не указывать название структурного подразделения. Однако, если в договоре оно указано, то в трудовой книжке обязательно следует зафиксировать то же подразделение.

Статья 57 ТК РФ: «В трудовом договоре указываются: наименование должности, профессии, специальности, квалификации, конкретный вид поручаемой работы, а также, при необходимости, название структурного подразделения, в котором работник будет работать».

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вносить в трудовую книжку сведения о переводах на другую постоянную работу, включая сведения о подразделении, если это условие закреплено в договоре.

Когда обязательно указывать подразделение?

1. Обособленное подразделение (филиал, отделение, дочерняя компания) – если работник работает в другом месте, отличном от головной компании, то в трудовом договоре и в трудовой книжке обязательно указываеться название и местонахождение подразделения.
2. Если в трудовом договоре указано конкретное внутреннее подразделение (отдел, цех, департамент), то в трудовой книжке также следует фиксировать его название.
3. При переводе сотрудника в другое подразделение, даже если должность не меняется, запись в трудовой книжке обязательна, если в договоре было прописано условие работы в конкретном подразделении.
4. При переводе сотрудника в другое подразделение, но в том же месте (например, из одного отдела в другой внутри одного здания), запись в трудовой книжке обязательна, если в договоре указано условие работы в конкретном подразделении.

Когда запись о подразделении не требуется?

• Если в трудовом договоре структурное подразделение не указано, то в трудовой книжке запись о подразделении не вносится.
• Если работник работает в главной компании, а в договоре не указано конкретное подразделение, то в трудовой книжке можно не указывать его.
• При переводе в другое подразделение, но без изменения места работы и без указания в договоре – запись не обязательна.

Как правильно оформить запись о подразделении?

В трудовой книжке запись делается в графе 3 «Сведения о работе»:

Если в договоре указано только название должности, а подразделение не упоминается, то в трудовой книжке можно оставить поле подразделения пустым.

Что делать, если ошибку обнаружили?

1. Составить приказ о рекордере (переоформлении) записи в трудовой книжке.
2. Указать в приказе дату исправления и причину (например, «не указано подразделение»).
3. Подписать приказ руководителем и сотрудником; поставить печать организации.
4. Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника.

Неправильная запись может привести к потере части стажа, что негативно скажется на расчёте пенсии. Поэтому важно своевременно исправлять ошибки.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли указать подразделение по инициативе? – Да, если работодатель считает это полезным, но это не является обязательным, если в договоре не прописано.
• Нужно ли указывать подразделение при переводе в другую должность в том же подразделении? – Да, если в договоре закреплено условие работы в конкретном подразделении.
• Какой эффект от отсутствия указания подразделения? – В большинстве случаев это не влияет на стаж, но может затруднить проверку места работы при расчёте пенсии.

Указание подразделения в трудовой книжке не является универсальной обязанностью, но в большинстве случаев оно требуется, если:

• Подразделение указано в трудовом договоре;
• Работник работает в обособленном подразделении (филиале, отделении);
• В договоре закреплено условие работы в конкретном подразделении.

Соблюдение этих правил гарантирует корректность оформления трудового стажа, правильность начисления пенсии и соблюдение требований законодательства.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления, обратитесь к специалисту по кадрам или юристу, который поможет проверить и при необходимости скорректировать записи в трудовой книжке.