Сегодня 19:58:50 (). В данной статье рассмотрены актуальные вопросы, связанные с уничтожением бланков трудовой книжки‑вкладыша, действующие с 1 января 2023 года, когда в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и соответствующие вкладыши.

Содержание

1. Нормативная база
2. Сроки хранения бланков
3. Порядок уничтожения
4. Методы уничтожения
5. Ответственность за нарушение порядка
6. Электронный учёт движения бланков
7. Практические рекомендации
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

Основные документы, регулирующие вопросы учёта, хранения и уничтожения бланков трудовой книжки‑вкладыша:

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части хранения первичных документов);
• Приказ Минтруда России от  №  «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней»;
• Постановление Правительства РФ от  №  «О ведении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек в электронном виде»;
• Методические рекомендации Минтруда по уничтожению бланков строгой отчётности (БСО), утверждённые приказом №  от .

Сроки хранения бланков трудовой книжки‑вкладыша

Согласно действующим нормативным актам, бланки трудовой книжки‑вкладыша относятся к документам строгой отчётности и подлежат хранению в течение:

• 5 лет с момента их последнего использования (выдачи сотруднику) – для организаций, ведущих бумажный учёт;
• 3 года после внесения сведений в электронную трудовую книжку (если organisation полностью перешла на электронный формат).

По истечении указанного срока бланки подлежат уничтожению в установленном порядке.

Порядок уничтожения бланков

Процедура уничтожения включает несколько этапов:

1. Формирование акта списания – составляется комиссией из не менее трёх человек (бухгалтер, ответственный за кадры, представитель службы безопасности). В акте указываются:
   • номер и дата составления;
   • перечень уничтожаемых бланков (номера серии, количество);
   • основание для уничтожения (истечение срока хранения);
   • подписи членов комиссии и печать организации.
2. Оповещение контролирующих органов (при необходимости) – в некоторых случаях требуется уведомление налоговой инспекции или трудовой инспекции за 5 рабочих дней до уничтожения.
3. Непосредственное уничтожение – осуществляется выбранным методом (см. раздел Методы уничтожения).
4. Внесение записи в книгу учёта движения бланков – фиксируется дата, способ уничтожения и номер акта списания.
5. Хранение акта списания – акт хранится вместе с другими первичными документами не менее 5 лет.

Методы уничтожения бланков трудовой книжки‑вкладыша

Выбор метода зависит от объёма уничтожаемого материала и технических возможностей организации. Допустимы следующие способы:

• Шредерная уничтожение – использование промышленного шредера с размером фракции не более 2 мм. Подходит для небольших партий (до 500 листов).
• Сжигание в специализированной печи – обеспечение полного термического разложения бумаги и краски. Требует наличия лицензии на обращение с отходами I–IV класса опасности.
• Утилизация через аккредитованную организацию – передача бланков лицензированной компании по уничтожению документов строгой отчётности. После уничтожения предоставляется акт о выполненных работах.
• Химическое разложение – применение специальных растворителей, разрушающих структуру бумаги и краски. Используется редко, требует соблюдения норм охраны труда и экологии.

Независимо от выбранного метода, после уничтожения необходимо получить подтверждающий документ (акт, сертификат, протокол) о полной невосстановимости бланков.

Ответственность за нарушение порядка уничтожения

Нарушение установленного порядка учёта, хранения или уничтожения бланков трудовой книжки‑вкладыша влечёт:

• административную ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ (нарушение правил хранения и использования документов строгой отчётности) – штраф от 5 000 до 20 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 200 000 рублей для организаций;
• дисциплинарную ответственность сотрудников, ответственных за ведение учёта;
• возможные гражданско‑правовые последствия в случае утечки персональных данных работников.

Электронный учёт движения бланков

С 1 января 2023 года Минтруд рекомендует вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовых книжек в электронном виде. Это позволяет:

• автоматически контролировать сроки хранения;
• формировать акты списания без бумажного промежуточного этапа;
• сократить риски ошибок при ручном вводе данных;
• обеспечить быстрый доступ к информации при проверках контролирующих органов.

Для внедрения электронного учёта необходимо:

1. Утвердить внутренний регламент работы с электронными журналами;
2. Обеспечить защиту информации (шифрование, резервное копирование, контроль доступа);
3. Провести обучение ответственных сотрудников;
4. Интегрировать систему учёта с существующими HR‑ и бухгалтерскими программами (например, 1С:ЗУП, SAP SuccessFactors).

Практические рекомендации

Чтобы процесс уничтожения бланков трудовой книжки‑вкладыша проходил без нарушений, следует:

• Регулярно проводить инвентаризацию бланков не реже одного раза в квартал;
• Вести отдельный журнал учёта с указанием даты получения, номера серии, количества и места хранения;
• Использовать цветовую маркировку для бланков, приближающихся к концу срока хранения (например, красная наклейка – менее 6 месяцев);
• Определить ответственное лицо за контроль сроков и инициирование процедуры уничтожения;
• Хранить акты списания и подтверждающие документы в огнеупорном шкафу или электронном архиве с ограниченным доступом;
• Проводить внутренний аудит перед каждой проверкой государственных органов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уничтожать бланки трудовой книжки‑вкладыша до истечения срока хранения, если они уже не нужны?

Нет. Уничтожение до истечения установленного срока запрещено, так как бланки считаются документами строгой отчётности и должны быть доступны для проверки.

Нужно ли получать согласие работника на уничтожение его бланка?

Согласие работника не требуется, поскольку бланк относится к имуществу работодателя. Однако при уничтожении бланка, содержащего личные данные сотрудника, необходимо соблюдать требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Какие штрафы грозят за утерю бланка трудовой книжки‑вкладыша?

Утеря бланка рассматривается как нарушение правил хранения документов строгой отчётности и может повлечь штраф от 10 000 до 30 000 рублей для должностных лиц и от 100 000 до 300 000 рублей для организаций.

Можно ли использовать обычный офисный шредер для уничтожения бланков?

Обычный офисный шредер обычно не обеспечивает достаточной степени измельчения (фракция > 2 мм). Для полного уничтожения рекомендуется использовать промышленный шредер или передачу бланков специализированной организации.

Как часто следует обновлять электронную книгу учёта движения бланков?

Записи в электронную книгу следует вносить немедленно после каждой операции (приём, выдача, списание). Регулярная сверка с фактическими остатками проводится не реже одного раза в месяц.

Соблюдение изложенных выше требований позволит организации избежать штрафов, обеспечить конфиденциальность персональных данных сотрудников и поддерживать порядок в документообороте, связанном с трудовыми книжками и их вкладышами;