Вопрос уничтожения бланков трудовых книжек стоит перед каждым работодателем, который ведёт кадровый учёт. Неправильное обращение с этими документами может привести к административным штрафам, а также к утечке персональных данных работников. В статье подробно рассматриваются:

• законодательная база;
• причины, по которым бланки подлежат уничтожению;
• состав и порядок оформления акта об уничтожении;
• формирование комиссии и её полномочия;
• методы физического уничтожения;
• сроки хранения дубликатов и архивных копий;
• примерный образец акта.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок ведения, хранения и уничтожения бланков трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ № 225 от г. (Пункт 42) – определяет, что испорченные бланки подлежат уничтожению с оформлением соответствующего акта.
2. Трудовой кодекс РФ – устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки и сохранять их в течение определённого срока.
3. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует порядок уничтожения персональных данных, когда цель их обработки достигнута или согласие отозвано.
4. Приказ Минтруда России № 1н от г. – «Об утверждении Положения о ведении и хранении трудовых книжек».

Причины уничтожения бланков трудовых книжек

Бланки могут быть уничтожены в следующих случаях:

• испорчены в процессе заполнения (разрывы, пятна, потеря целостности);
• на ьном листе внесены недостоверные сведения;
• бланк был выдан, но не получен работником (дубликат) и срок его хранения истёк;
• достижение цели обработки персональных данных (например, закрытие предприятия, ликвидация подразделения);
• отзыв согласия работника на обработку его персональных данных.

Сроки хранения и последующее уничтожение

Формирование комиссии по уничтожению

Для проведения процедуры необходимо создать ликвидационную (уничтожающую) комиссию. Оформление комиссии происходит приказом руководителя организации.

Состав комиссии

• Руководитель организации (или его заместитель) – председатель комиссии;
• Главный бухгалтер или специалист по кадровому учёту;
• Ответственный за информационную безопасность (при наличии);
• Представитель службы охраны (по желанию).

Полномочия комиссии

1. Провести инвентаризацию всех бланков и вкладышей, подлежащих уничтожению.
2. Подтвердить правомерность их уничтожения (наличие оснований, указанных в пункте 2).
3. Определить метод физического уничтожения.
4. Присутствовать при непосредственном уничтожении и подписать акт.

Порядок составления акта об уничтожении

Акт – документ, фиксирующий факт уничтожения бланков и их количество. Он подписывается всеми членами комиссии и заверяется печатью организации.

Обязательные реквизиты акта

• Наименование организации, её ИНН, ОГРН.
• Место и дата составления акта (город, улица, номер помещения).
• Период, за который накопились испорченные бланки (например, «за 1‑й квартал 2026 г.») или конкретная дата их порчи.
• Причины уничтожения (недостоверные сведения, физическое повреждение, истечение срока хранения и т.п.).
• Общее количество бланков и вкладышей, их серии и номера.
• Метод уничтожения (измельчение, сжигание, шрединг).
• Подписи и Ф.И.О. всех членов комиссии.
• Печать организации.

Примерный шаблон акта

АКТ 
о уничтожении бланков трудовых книжек

г. ____________ «___» ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что в период с «___» по «___» 2026 г. в организации __________ (наименование, ИНН, ОГРН) были обнаружены и уничтожены следующие бланки трудовых книжек:

Количество бланков: __________ шт.
Серии и номера: _______________________________
Вкладыши к бланкам: __________ шт. (серии, номера)

Причина уничтожения: ________________________________________

Метод уничтожения: ___________________________________________
(измельчение на шредере, сжигание в печи и т.п.)

Комиссия, присутствовавшая при уничтожении:
-----------------------------------------------------------------
| Должность | Ф.И.О. | Подпись |
-----------------------------------------------------------------
| Председатель комиссии | __________________ | __________ |
| Главный бухгалтер | __________________ | __________ |
| Специалист по кадрам | __________________ | __________ |
| Представитель службы охраны | __________________ | __________ |
-----------------------------------------------------------------

М.П.

Методы физического уничтожения

Выбор метода зависит от количества документов и наличия специализированного оборудования.

• Шрединг (измельчение) – наиболее распространённый способ. Требуется шредер, способный крошить листы до размеров менее 5 × 5 мм.
• Сжигание – допускается только в специально оборудованных печах, где гарантировано полное уничтожение бумаги.
• Механическое разрушение – разрезание, измельчение в дробилке.
• Химическое уничтожение – использование специальных растворов, но применяется редко из‑за экологических ограничений.

После уничтожения необходимо собрать «отходы» в отдельный контейнер, который впоследствии утилизируется в соответствии с ТК 03‑01-02 «Обращение с бумажными отходами».

Оформление отчёта в бухгалтерию

В конце каждого месяца ответственный сотрудник (обычно главный бухгалтер) обязан предоставить в бухгалтерию отчёт о:

1. Оставшихся бланках, их количестве и стоимости.
2. Суммах, полученных за оформление (если такие выплаты предусмотрены).
3. Списании (уничтожении) бланков – приложив копию акта об уничтожении.

Эти данные фиксируются в журнале учёта бланков (форма ИНВ‑16) и используются при расчёте расходов на закупку новых бланков.

Ответственность за нарушение порядка

Нарушение требований к ведению и хранению трудовых книжек может повлечь:

• Административный штраф для работодателя (от 5 000 до 30 000 руб. в зависимости от тяжести нарушения).
• Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных – штрафы до 6 млн руб. для юридических лиц.
• Возможные гражданские иски со стороны работников, если их персональные данные были раскрыты.

Практические рекомендации

1. Регулярно проводите инвентаризацию бланков (не реже одного раза в квартал).
2. Создавайте план уничтожения в начале финансового года, указывая ответственных лиц и методы.
3. Храните образцы актов в кадровом отделе – это ускорит процесс при необходимости.
4. Обучайте персонал правилам обращения с документами, чтобы минимизировать количество испорченных бланков.
5. Используйте электронные трудовые книжки, где это возможно, – они снижают риск утраты и упрощают процесс утилизации бумажных форм.

Уничтожение бланков трудовых книжек – обязательный процесс, регулируемый несколькими нормативными актами. Правильное оформление акта, участие комиссии и применение надёжных методов уничтожения позволяют работодателю избежать юридических рисков и обеспечить защиту персональных данных работников. Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете организовать процесс уничтожения документов максимально эффективно и в полном соответствии с законодательством.