Трудовая книжка и вкладыш к ней являются документами строгой отчетности. Их учет, хранение, заполнение и списание регламентированы законодательством РФ, в первую очередь Приказом Минтруда России от № 320н. Если при оформлении бланк (самой книжки или вкладыша) был испорчен, его нельзя просто выбросить. Необходимо оформить акт об уничтожении (или акт о списании с указанием способа уничтожения).
Когда составляется акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- Бланк испорчен при заполнении (много исправлений, некорректные данные).
- Бланк физически поврежден (порван, помят, подвергся воздействию воды, огня и т.д.).
- Бланк утерян, но после поисков не найден (в этом случае акт составляется как акт о списании по утере).
Нужен ли отдельный акт только на вкладыш?
Важный нюанс: Для сокращения бумажного документооборота не обязательно составлять отдельный акт именно на уничтожение вкладыша. Способ уничтожения испорченного бланка (как книжки, так и вкладыша) можно и нужно указать в общем акте о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Это практичный и законный подход.
Кто и как уничтожает?
Уничтожение должно быть необратимым. Рекомендуемый способ, измельчение в шредере (уничтожителе бумаг). Процесс уничтожения должен проводиться в присутствии ответственных лиц (обычно это комиссия из представителей кадровой службы, бухгалтерии и отдела охраны труда или внутреннего контроля).
Структура и образец заполнения акта
Ниже представлена примерная структура и образец текста акта, составленный в соответствии с действующими формами (на основе приказа № 320н и типовых образцов 2025-2026 гг.).
АКТ
об уничтожении и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
«___» _____________ 20__ г.
Комиссия в составе:
- _____________________ (должность, ФИО) – председатель комиссии;
- _____________________ (должность, ФИО) – член комиссии;
- _____________________ (должность, ФИО) – член комиссии,
составила настоящий акт о том, что за период с «___» _____________ 20__ г. по «___» _____________ 20__ г. при оформлении трудовых книжек и вкладышей было испорчено _________ (цифрами) (___________) (прописью) бланков, в т.ч.:
- Бланк трудовой книжки (или вкладыша в трудовую книжку) серия ________ № ________, испорчен в результате: (например: наличие большого количества неверно внесенных исправлений; повреждение края бланка; загрязнение, не позволяющее корректно заполнить документ).
- Бланк трудовой книжки (или вкладыша в трудовую книжку) серия ________ № ________, испорчен в результате: (например: порча в результате наводнения/пожара).
Указанные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним были уничтожены путем их полного измельчения в уничтожителе бумаг (шредере) в присутствии членов комиссии.
На основании изложенного, комиссия постановила:
- Списать с учета указанные испорченные бланки.
- Уничтожить бланки способом, исключающим возможность восстановления данных.
Подписи членов комиссии:
Председатель комиссии: _________________ / _______________ /
Члены комиссии: _________________ / _______________ /
_________________ / _______________ /
М.П.
Куда направляется акт?
Подписанный акт является первичным документом и должен быть:
- Приобщен к документам кадрового делопроизводства (к журналу учета бланков трудовых книжек).
- Служит основанием для внесения записи в журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей о их списании.
- Передан в бухгалтерию для списания стоимости бланков (если они были оприходованы как материальные ценности).
Ключевые требования и частые ошибки
- Точные реквизиты: Серия и номер каждого испорченного бланка должны быть указаны однозначно.
- Причина порчи: Должна быть конкретной и документально подтвержденной (например, «помялся при транспортировке», «испорчен сотрудником Ивановым И.И. при заполнении»).
- Способ уничтожения: Обязательно указать «измельчение в шредере». Уничтожение путем сжигания или выбрасывания в мусор без акта недопустимо.
- Состав комиссии: Рекомендуется включать не только кадровиков, но и представителей отдела, ответственного за безопасность или документооборот.
- Отсутствие «пустых» актов: Нельзя составлять акт «на будущее» или на бланки, которые не были фактически испорчены и уничтожены.
Акт об уничтожении испорченного бланка вкладыша (или трудовой книжки) — это обязательный документ, обеспечивающий прозрачность и контроль за документами строгой отчетности. Его правильное оформление защищает организацию от возможных претензий со стороны проверяющих (трудовая инспекция, Роструд) и гарантирует, что испорченный бланк не попадет в посторонние руки. Используйте приведенный образец как основу, адаптируя его под конкретную ситуацию в вашей организации.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов всегда обращайтесь к актуальным редакциям нормативных правовых актов и консультируйтесь с юристом.