Вопрос о том, можно ли уничтожить трудовую книжку, часто возникает у работодателей, когда требуется заменить документ, устранить ошибки в его заполнении или оформить дубликат. Ниже – подробный разбор нормативных оснований, процедуры уничтожения и практических рекомендаций.

Нормативно‑правовая база

В действующем трудовом законодательстве РФ нет прямого запрета на уничтожение бумажной трудовой книжки. Однако есть несколько ключевых актов, регулирующих её хранение, учёт и утилизацию:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 1234). В пункте 41 указано, что при списании испорченных или ошибочных бланков необходимо составить акт об уничтожении.
• КонсультантПлюс (2026) – справочные материалы «Акт об уничтожении трудовой книжки», «Списание трудовых книжек 2026 год».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – регламентирует порядок оформления и хранения трудовых отношений, но не содержит прямого запрета на уничтожение.

Когда допускается уничтожение?

Уничтожение может быть инициировано в следующих случаях:

1. Выявление ошибок в ьном листе или в других разделах.
2. Износ, порча или потеря оригинала.
3. Переход сотрудника на электронный формат (ЭТК) – в этом случае оригинальная бумажная книжка может быть уничтожена после выдачи нового документа.

В каждом из этих случаев необходимо оформить акт об уничтожении, в котором фиксируются причины, даты и реквизиты.

Порядок составления акта об уничтожении

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс (2026), акт должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа и быть оформлен в соответствии с внутренней учетной политикой организации.

Обязательные реквизиты акта

• Наименование организации.
• Номер и дата акта.
• Сведения о документе, подлежащем уничтожению (серия, номер, дата выдачи).
• Причина уничтожения (ошибка, износ, утрата и т.д.).
• Решение комиссии (ФИО членов, подписи).
• Подписи ответственного лица и печать организации.

Форма акта

Типовой шаблон можно взять из КонсультантПлюс (раздел «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек»). Пример:

АКТ О ПРОИЗВОДСТВЕННОМ УНИЧТОЖЕНИИ БЛАНКА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ ___ от «__» __________ 2026 г.
Наименование организации: ______________________
Сотрудник: ______________________
Серия/№ книжки: ______________________
Причина уничтожения: ______________________
Решение комиссии: ______________________
Подпись ответственного: ______________________
Печать

Как правильно уничтожить документ?

После подписания акта необходимо выполнить физическое уничтожение:

• Использовать измельчительную машину (мельница) – это самый надёжный способ, рекомендованный в методических рекомендациях.
• Убедиться, что все листы (включая вкладыши) полностью уничтожены.
• Сохранить остатки (мелкие частицы) в закрытом контейнере в течение 30 дней для возможного аудита.

Важно: уничтожение должно быть задокументировано в том же акте – указать, что документ «уничтожен измельчительной машиной».

Что делать, если работник не забрал книжку?

В случае, когда сотрудник ушёл с работы и не получил трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Списать документ в акте об уничтожении.
2. Оплатить работнику все начисленные выплаты.
3. Сохранить копию акта в архиве на срок, установленный внутренними нормами (обычно 5 лет).

Если же работник позже запросит документ, его можно восстановить только через дубликат, оформленный в соответствии с п. 41 Порядка.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сразу выбросить бумажную книжку, если она заменена на электронную?

Нет. По мнению экспертов Инфотекс Интернет Траст (2025), даже при переходе на электронный формат оригинальная бумажная книжка должна быть сохранена или официально утилизирована в соответствии с актом. Просто «выбросить» её нельзя.

Что делать, если в книжке обнаружена ошибка после её выдачи сотруднику?

В этом случае следует:

• Сформировать комиссию.
• Составить акт об уничтожении ошибочного бланка.
• Выдать сотруднику новый, правильно заполненный документ.

Есть ли ограничения по сроку хранения акта об уничтожении?

Согласно внутренним нормативным документам большинства организаций, оригинал акта хранится в архиве 5 лет, а копия – в бухгалтерском отделе в течение 3 лет.

Таким образом, уничтожить трудовую книжку можно, но только после соблюдения следующих условий:

1. Подтверждена необходимость уничтожения (ошибка, износ, утрата, переход на ЭТК).
2. Создана комиссия и оформлен акт с обязательными реквизитами.
3. Физическое уничтожение выполнено надёжным способом (измельчение).
4. Работнику выдан дубликат или иной документ, подтверждающий его стаж и трудовые отношения.

Соблюдение этих требований гарантирует соответствие законодательству, минимизирует риск проверок и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника.

Автор: кадровый специалист, 2026 год.