Самое главное помнить, что отсутствие бумажной трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора, поскольку с 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Что говорит законодательство
Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовые отношения оформляются трудововым договором․ Ведение трудовой книжки регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке»․ С 1 января 2021 года ведение трудовой книжки возможно в электронном виде через систему «Социальное страхование» (СФР)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) - ЭТК храниться в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги» и в базе данных Пенсионного фонда (ныне Социальный фонд РФ)․
- Работодатель обязан передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях в ЭТК не позднее следующего рабочего дня после события․
- Сотрудник может в любой момент выписать выписку из ЭТК (PDF) и предоставить её работодателю по требованию․
Как оформить трудовой договор без бумажной книжки - Проверка наличия ЭТК – попросите кандидата предоставить выписку из электронной трудовой книжки или подтвердить доступ к личному кабинету на «Госуслугах»․
- Уведомление Социального фонда – в течение одного рабочего дня после приёма сотрудника отправьте сведения о приёме в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО (1С, «Контур․Экстерн» и т․д․)․
- Хранение документов – сохраните копию трудового договора, приказов о приёме и выписку из ЭТК в личном деле сотрудника (в электронном или бумажном виде, как удобно вашей организации)․
Что делать работодателю - Обеспечить доступ к системе передачи данных в ЭТК (личный кабинет работодателя на «Госуслугах» или интеграция с бухгалтерским ПО)․
- Обучить кадровую службу порядку подачи сведений в ЭТК и срокам их предоставления․
- Информировать сотрудников о возможности получения выписки из ЭТК и о том, как её запросить․
Права и обязанности работника - Право на получение выписки из ЭТК в любой момент бесплатно;
- Обязанность своевременно сообщать работодателю изменения личных данных (ФИО, СНИЛС, паспортные данные), влияющие на ведение ЭТК․
- Право требовать от работодателя корректного и timely отражения всех кадровых событий в ЭТК․
Возможные риски и как их избежать - Задержка передачи сведений – может привести к штрафам для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ)․ Решение: настроить автоматические выгрузки из кадровой системы и контролировать сроки․
- Отсутствие доступа к ЭТК у сотрудника – например, у иностранных работников без СНИЛС․ Решение: оформить временную бумажную трудовую книжку до получения СНИЛС, затем перейти на ЭТК․
- Технические сбои в системе «Госуслуги» – храните резервные копии выписок и приказов․
Полезные советы - Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете сотрудника – это поможет вовремя заметить ошибки․
- При приёме на работу попросите кандидата предоставить СНИЛС и подтвердить наличие доступа к личному кабинету на «Госуслугах»․
- Ведите журнал учёта передачи сведений в ЭТК (дата, время, ФИО сотрудника, вид события)․ Это упростит проверку со стороны инспекции труда․
- Если ваша компания использует внешние сервисы для ЭДО, убедитесь, что они поддерживают передачу данных в ЭТК․
- Проверка наличия ЭТК – попросите кандидата предоставить выписку из электронной трудовой книжки или подтвердить доступ к личному кабинету на «Госуслугах»․
- Уведомление Социального фонда – в течение одного рабочего дня после приёма сотрудника отправьте сведения о приёме в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО (1С, «Контур․Экстерн» и т․д․)․
- Хранение документов – сохраните копию трудового договора, приказов о приёме и выписку из ЭТК в личном деле сотрудника (в электронном или бумажном виде, как удобно вашей организации)․
Что делать работодателю - Обеспечить доступ к системе передачи данных в ЭТК (личный кабинет работодателя на «Госуслугах» или интеграция с бухгалтерским ПО)․
- Обучить кадровую службу порядку подачи сведений в ЭТК и срокам их предоставления․
- Информировать сотрудников о возможности получения выписки из ЭТК и о том, как её запросить․
Права и обязанности работника - Право на получение выписки из ЭТК в любой момент бесплатно;
- Обязанность своевременно сообщать работодателю изменения личных данных (ФИО, СНИЛС, паспортные данные), влияющие на ведение ЭТК․
- Право требовать от работодателя корректного и timely отражения всех кадровых событий в ЭТК․
Возможные риски и как их избежать - Задержка передачи сведений – может привести к штрафам для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ)․ Решение: настроить автоматические выгрузки из кадровой системы и контролировать сроки․
- Отсутствие доступа к ЭТК у сотрудника – например, у иностранных работников без СНИЛС․ Решение: оформить временную бумажную трудовую книжку до получения СНИЛС, затем перейти на ЭТК․
- Технические сбои в системе «Госуслуги» – храните резервные копии выписок и приказов․
Полезные советы - Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете сотрудника – это поможет вовремя заметить ошибки․
- При приёме на работу попросите кандидата предоставить СНИЛС и подтвердить наличие доступа к личному кабинету на «Госуслугах»․
- Ведите журнал учёта передачи сведений в ЭТК (дата, время, ФИО сотрудника, вид события)․ Это упростит проверку со стороны инспекции труда․
- Если ваша компания использует внешние сервисы для ЭДО, убедитесь, что они поддерживают передачу данных в ЭТК․
- Право на получение выписки из ЭТК в любой момент бесплатно;
- Обязанность своевременно сообщать работодателю изменения личных данных (ФИО, СНИЛС, паспортные данные), влияющие на ведение ЭТК․
- Право требовать от работодателя корректного и timely отражения всех кадровых событий в ЭТК․
Возможные риски и как их избежать - Задержка передачи сведений – может привести к штрафам для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ)․ Решение: настроить автоматические выгрузки из кадровой системы и контролировать сроки․
- Отсутствие доступа к ЭТК у сотрудника – например, у иностранных работников без СНИЛС․ Решение: оформить временную бумажную трудовую книжку до получения СНИЛС, затем перейти на ЭТК․
- Технические сбои в системе «Госуслуги» – храните резервные копии выписок и приказов․
Полезные советы - Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете сотрудника – это поможет вовремя заметить ошибки․
- При приёме на работу попросите кандидата предоставить СНИЛС и подтвердить наличие доступа к личному кабинету на «Госуслугах»․
- Ведите журнал учёта передачи сведений в ЭТК (дата, время, ФИО сотрудника, вид события)․ Это упростит проверку со стороны инспекции труда․
- Если ваша компания использует внешние сервисы для ЭДО, убедитесь, что они поддерживают передачу данных в ЭТК․
- Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете сотрудника – это поможет вовремя заметить ошибки․
- При приёме на работу попросите кандидата предоставить СНИЛС и подтвердить наличие доступа к личному кабинету на «Госуслугах»․
- Ведите журнал учёта передачи сведений в ЭТК (дата, время, ФИО сотрудника, вид события)․ Это упростит проверку со стороны инспекции труда․
- Если ваша компания использует внешние сервисы для ЭДО, убедитесь, что они поддерживают передачу данных в ЭТК․
Очень важно чтобы ответ был на русском языке․