Трудовая книжка — это официальный персональный документ, который является основным подтверждением трудовой деятельности и стажа работника на территории Российской Федерации. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, именно трудовая книжка служит юридически значимым источником данных о трудовом пути человека: местах работы, должностях, наградах, увольнениях и переводах. В 2026 году ведение трудовых книжек осуществляется в двух форматах — бумажном и электронном. Ниже подробно разберём устройство трудовой книжки, её структуру, правила заполнения и особенности ведения в современных условиях.

Что такое «устройство» трудовой книжки?

Слово «устройство» в данном контексте означает внутреннюю структуру, организацию и составные элементы документа. То есть, «устройство трудовой книжки» — это её формат, блоки, поля, порядок заполнения и правила внесения записей. Устройство трудовой книжки строго регламентировано законодательством и включает в себя:

• ьный лист
• Листы для записи о трудовой деятельности
• Листы для записи о награждениях и поощрениях
• Листы для записи об увольнении
• Вкладыш (при наличии)
• Заключительные сведения и печати

С 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Минтруда РФ № 320н от . Она отличается улучшенной защитой от подделок, изменённым макетом и более чёткой структурой.

Структура бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка представляет собой небольшой бланк с обложкой, содержащий следующие элементы:

ьный лист

Заполняется работодателем при первичном оформлении трудовой книжки. Включает:

• Фамилия, имя, отчество работника — в полном соответствии с паспортом
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ
• СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта (обязательно с 2023 года)
• Дата оформления трудовой книжки
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя)
• Печать организации — обязательна для юридических лиц

Важно! Если работник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить её в течение 5 рабочих дней с момента приёма на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Листы записи о трудовой деятельности

Это основная часть трудовой книжки. Здесь фиксируются:

• Дата приёма на работу
• Наименование организации
• Должность, профессия или специальность
• Основание для приёма (приказ, договор)
• Дата и основание перевода на другую должность
• Дата и основание увольнения

Записи вносятся в хронологическом порядке, без помарок, зачёркиваний и исправлений. Все записи должны быть подтверждены номером приказа и датой его издания. Профессия или специальность указываются на основании документа об образовании (диплом, аттестат, свидетельство).

Лист записи о награждениях

Здесь фиксируются поощрения, связанные с трудовой деятельностью:

• Грамоты
• Благодарности
• Премии за достижения
• Нагрудные знаки и звания

Запись вносится на основании приказа по организации. Указывается дата, наименование награды и номер приказа.

Лист записи об увольнении

При увольнении вносится запись с указанием:

• Дата увольнения
• Основание (п. 1, 2, 3, 5 и т.д. ст. 77 ТК РФ)
• Номер и дата приказа об увольнении

Например: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ, приказ № 45 от ».

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш, это отдельный бланк, который прикрепляется к трудовой книжке и используется для дополнительных записей, если основной лист заполнен. Он имеет тот же формат, что и трудовая книжка, и выдаётся работнику вместе с ней. Вкладыш заполняется по тем же правилам, что и основная книжка.

Электронная трудовая книжка: устройство и особенности

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). По состоянию на 2026 год, каждый работник может выбрать форму ведения: бумажную или электронную. Если работник не подал заявление о выборе, работодатель обязан вести электронную трудовую книжку по умолчанию.

Что содержит электронная трудовая книжка?

Электронный формат содержит те же данные, что и бумажная, но в цифровом виде. В базе данных Пенсионного фонда РФ хранятся:

• ФИО работника
• Дата рождения
• СНИЛС
• Наименования всех работодателей
• Даты приёма, перевода и увольнения
• Должности и профессии
• Основания для всех изменений
• Награды и поощрения

Как оформляется ЭТК?

При приёме на работу впервые:

1. Работодатель вносит данные в свою кадровую учетную систему, выбирая действие «ПРИЁМ».
2. Система автоматически передаёт сведения в Пенсионный фонд РФ.
3. Работник может проверить свои данные через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Важно! Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, он может подать заявление о переводе на электронный формат. После этого работодатель вносит все предыдущие записи в ЭТК на основании бумажной книжки.

Выдача сведений из ЭТК

При увольнении работодатель обязан:

• Внести запись в ЭТК
• Выдать работнику выписку из ЭТК на бумажном носителе или в электронном виде (по его выбору)
• В графе 13 выписки указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»
• Получить подпись работника о получении выписки

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году

Ведение и хранение трудовых книжек регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225 и Приказом Минтруда № 320н. Основные требования:

• Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовых отношений.
• После увольнения книжка выдаётся работнику в день увольнения.
• Работодатель обязан обеспечить сохранность книжек и вести их в специальном журнале учёта.
• При утрате трудовой книжки выдаётся дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность.
• Запрещается вносить записи ручкой с красными или зелёными чернилами — только чёрными.
• Исправления в трудовой книжке запрещены. При ошибке вносится новая запись с указанием, что предыдущая недействительна.

Что делать при отсутствии трудовой книжки?

Если работник устраивается на работу впервые и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
2. Заполнить ьный лист с учётом паспортных данных.
3. Внести первую запись о приёме на работу.
4. Поставить печать и подпись ответственного лица.

Если работник потерял трудовую книжку, он должен подать заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать его на основании:

• Справок с предыдущих мест работы
• Копий приказов о приёме и увольнении
• Выписок из архивов
• Сведений из ПФР

На 2026 год выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой остаётся за работником. Однако:

• Электронная трудовая книжка — более надёжна, защищена от потери, доступна в любое время через Госуслуги, автоматически синхронизируется с ПФР.
• Бумажная трудовая книжка, привычна, не требует технических навыков, но подвержена риску утраты, порчи, подделки.

Рекомендация: Если вы только начинаете трудовую деятельность — выбирайте электронную форму. Если вы уже имеете длинный стаж в бумажной книжке, можете сохранить её, подав соответствующее заявление.

Помните: трудовая книжка — это ваша профессиональная биография. Её правильное ведение, залог корректного расчёта пенсии, подтверждения стажа и защиты ваших трудовых прав.

Для получения актуальных образцов заполнения и бланков обращайтесь к официальным источникам: КонсультантПлюс, Пенсионный фонд РФ, Роструд.