Устройство на работу – один из самых важных этапов трудовой жизни гражданина. От правильного оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) зависят будущие пенсионные выплаты, возможность получения соц‑пособий и даже правомочность трудовых договоров. В статье подробно рассмотрим, как пройти процесс трудоустройства в 2026 г., какие документы нужны, какие изменения внесены в законодательство и как правильно вести электронную трудовую книжку (ЭТК).

Содержание

1. Правовая база: что изменилось к 2026 году
2. Бумажная vs электронная трудовая книжка
3. Подготовка к устройству: какие документы собрать
4. Пошаговая процедура оформления
5. Что делать после оформления
6. Часто задаваемые вопросы

Правовая база: что изменилось к 2026 году

• Федеральный закон от № 122‑ФЗ ввёл в действие электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента все сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Поправки в Трудовой кодекс РФ (статья 66) уточнили порядок ведения, хранения и выдачи как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• С  г. электронные книжки формируются для всех сотрудников, если работник не отказался от их использования.
• Система электронного учёта в ПФР полностью запустилась в феврале 2025 г., однако формы передачи данных (СТД‑Р, СТД‑Э) окончательно утвердились только в начале 2026 г.

Эти изменения означают, что в 2026 г. большинство работодателей уже работают в электронном режиме, но бумажная трудовая книжка остаётся законным документом и может использоваться по желанию работника.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Если вы только начинаете трудовую деятельность и хотите избежать бумажной волокиты, рекомендуется сразу оформить ЭТК. При этом, если в дальнейшем понадобится бумажный документ, его можно получить в виде выписки из ЭТК.

Подготовка к устройству: какие документы собрать

Для оформления трудовой книжки (в любой форме) работодатель обычно требует следующий пакет документов:

1. Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и данными).
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
3. ИНН (при наличии).
4. Военный билет (для мужчин призывного возраста) или справка о прохождении альтернативной службы.
5. Образование – диплом, сертификат, аттестат (по требованию работодателя).
6. Трудовая книжка (если уже есть) – в случае бумажного формата.
7. Согласие на обработку персональных данных (стандартный документ, подписывается в момент приёма на работу).
8. Заявление о выборе формы трудовой книжки (для ЭТК – «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку»).

Если вы впервые устраиваетесь на работу и у вас нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель оформит её в выбранной вами форме.

Пошаговая процедура оформления при устройстве

Шаг 1. Выбор формы трудовой книжки

На этапе собеседования уточните у работодателя, в какой форме будет вестись ваша трудовая книжка. Если вы хотите ЭТК, подпишите заявление о её получении. При отказе от ЭТК – получите обычную бумажную книжку.

Шаг 2. Предоставление документов

Передайте работодателю полный пакет (см. пункт 3). Для ЭТК достаточно копий паспорта, СНИЛС и согласия на обработку данных – оригиналы могут потребоваться только в случае бумажной книжки.

Шаг 3. Оформление записи о приёме на работу

• ЭТК: Работодатель вносит сведения в электронную форму (наименование организации, дата начала работы, должность, тарифный разряд и т.д.) и подписывает запись своей ЭЦП. После подтверждения система ПФР автоматически сохраняет запись.
• Бумажная книжка: Сотрудник получает книжку, в неё вносятся записи от руки, ставятся подпись и печать работодателя. Одновременно работодатель отправляет те же сведения в ПФР в виде формы СТД‑Р (для бумажных книжек) или СТД‑Э (для ЭТК).

Шаг 4. Подтверждение записи

Через 5–7 рабочих дней работник может проверить корректность внесённых данных:

• Для ЭТК – войти в личный кабинет ПФР, раздел «Трудовая книжка».
• Для бумажной книжки – визуальный осмотр записей в книжке и запрос выписки из ПФР (при необходимости).

Шаг 5. Подписание трудового договора

Только после того, как запись в трудовой книжке (в любой форме) подтверждена, подписывается основной трудовой договор. В договоре указываются условия труда, испытательный срок (если есть), размер заработной платы и пр.

Шаг 6. Оформление дополнительных документов

В зависимости от отрасли могут потребоваться:

• Справка о медицинском осмотре (для работ с вредными условиями).
• Согласие на обработку биометрических данных (для доступа к охраняемым объектам).
• Документы о профессиональном обучении (если требуется).

Что делать после оформления

Контроль за записью

Регулярно проверяйте, что все изменения (переводы, повышения, отпуска, командировки) вносятся в вашу трудовую книжку. Ошибки в датах или названиях должностей могут негативно сказаться на расчёте стажа.

Получение выписки

Если вам нужна бумажная копия (например, для подачи в банк), запросите выписку из ЭТК через личный кабинет ПФР или в отделении ПФР. Выписка имеет юридическую силу и может использоваться вместо оригинала книжки.

При увольнении

Работодатель обязан в течение 5 дней оформить запись об увольнении:

• Для ЭТК – отправить форму СТД‑Р (или СТД‑Э) в ПФР, после чего запись появится в вашем личном кабинете.
• Для бумажной книжки – в книжке делается запись об увольнении, ставится подпись и печать.

Если вы переходите к новому работодателю, предоставьте ему либо оригинал книжки, либо выписку из ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да. Работник имеет право в письменной форме (заявление в ПФР) отказаться от ЭТК и потребовать выдачу бумажной книжки. При этом все сведения о трудовой деятельности сохраняются в ПФР, а работодатель обязан вести их в бумажном виде.

Что делать, если в электронную книжку внесли ошибку?

Обратитесь к работодателю с письменным заявлением об исправлении. Работодатель подает в ПФР корректирующую форму СТД‑Р/СТД‑Э. После подтверждения исправления запись обновится в личном кабинете.

Нужна ли мне бумажная трудовая книжка, если у меня уже есть ЭТК?

Не обязательно. Выписка из ЭТК считается официальным документом. Однако некоторые организации (особенно в регионах с низкой цифровой инфраструктурой) могут потребовать бумажный вариант – в этом случае запросите выписку и распечатайте её.

Можно ли работать сразу после получения ЭТК?

Да. После того как работодатель внесёт запись в электронную систему и вы проверите её в личном кабинете, вы официально трудоустроены и можете приступать к работе.

Как получить первую трудовую книжку, если я никогда не работал?

Для бумажной формы обратитесь в отдел кадров вашего работодателя – они закажут книжку у уполномоченного органа (обычно через региональное отделение ПФР). Для ЭТК достаточно подписать заявление о её получении; запись будет сформирована автоматически.

Устройство работника по трудовой книжке в 2026 году стало более гибким благодаря введению электронных трудовых книжек. Тем не менее, базовые требования – наличие паспорта, СНИЛС и согласия на обработку персональных данных – остаются прежними. Выбирая форму книжки, учитывайте свои предпочтения и требования будущего работодателя. Регулярно проверяйте корректность записей, а в случае ошибок своевременно требуйте их исправления. Правильное ведение трудовой книжки гарантирует надёжный учёт стажа, правильный расчёт пенсии и упрощённый процесс смены места работы.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или в Пенсионный фонд России. Удачной карьеры!