Устройство по трудовой книжке – процесс оформления нового места работы, при котором сведения о предыдущих местах работы фиксируются в трудовой книжке (бумажной или электронной). С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажные формы всё ещё остаются в обороте у части работников.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Виды трудовых книжек: бумажная vs электронная
3. Порядок устройства по трудовой книжке
4. Необходимые документы
5. Особые случаи (смена фамилии, утеря, отказ от бумажной книжки)
6. Права и обязанности работника и работодателя
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление трудовой книжки и устройство по ней:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – определяет порядок ведения трудовой книжки, её содержание и обязательность её заполнения.
• Постановление Правительства РФ от 30 июня 2020 г. № 1022 «Об электронных трудовых книжках».
• Постановление Премьер‑министра РФ от 28 ноября 2020 г. № 1085 «Об использовании электронных трудовых книжек при приёме на работу».
• Приказ Минтруда России от 23 июля 2021 г. № 322н «Об утверждении формы СТД‑Р (свидетельство о трудовой деятельности)».

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки для новых сотрудников, если работник не подал заявление о сохранении бумажного варианта.

Виды трудовых книжек: бумажная vs электронная

2.1 Бумажная трудовая книжка

• Остаётся у работников, которые не подавали заявление о переходе на электронный формат.
• Заполняется вручную печатями и подписями уполномоченных лиц работодателя.
• Сохраняет юридическую силу, но требует физического хранения и может быть утеряна.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в Системе электронных трудовых книжек (ЭТК), доступ к которой имеет работник через личный кабинет на портале Госуслуги.
• Все записи (приём, переводы, увольнение, командировки, отпуска) фиксируются автоматически, а работодатели передают сведения в Социальный фонд России (СФР).
• Работник может в любой момент проверить актуальность данных, а также запросить выписку в PDF‑формате.

С 2023 года новые бланки бумажных трудовых книжек выпускаются в едином образце, соответствующем требованиям ТК РФ.

Порядок устройства по трудовой книжке

3.1 Шаг 1. Подготовка заявления

Работник в течение 5 дней после получения предложения о работе подаёт работодателю заявление о желаемом виде трудовой книжки:

1. «О сохранении бумажной трудовой книжки» – если работник хочет продолжить вести её в бумажном виде.
2. «Об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронную» – если работник согласен на ЭТК.

3.2 Шаг 2. Проверка данных в системе

Работодатель в течение 3 рабочих дней проверяет наличие записей о предыдущих местах работы в базе СФР. При отсутствии записей работник обязан предоставить:

• Копию старой (бумажной) трудовой книжки.
• Свидетельство о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) от последнего работодателя.

3.3 Шаг 3. Оформление приема

Для бумажной книжки работодатель ставит печать, подпись и вносит запись о приёме. Для ЭТК работодатель вносит данные в электронную форму и отправляет их в СФР. После подтверждения система генерирует электронный документ, который автоматически появляется в личном кабинете работника.

3.4 Шаг 4. Выдача справок

По требованию работника в течение 5 дней выдаётся:

• Копия записи из ЭТК (PDF).
• Справка о трудовом стаже (для пенсионных и соцвыплат).

Необходимые документы

Особые случаи

5.1 Смена фамилии (брак, развод)

Если после увольнения работница изменила фамилию, необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров с копией свидетельства о браке (или разводе).
2. Попросить внести исправление в трудовую книжку (бумажную) или обновить данные в ЭТК через личный кабинет.

5.2 Утеря или порча трудовой книжки

В случае утери:

• Обратиться в отдел кадров последнего работодателя с заявлением о выдаче формы СТД‑Р.
• Подать в ПФР заявление о восстановлении трудовой книжки (бумажной) или оформить новую ЭТК.
• Получить справку о трудовом стаже от ПФР (для пенсионных начислений).

5.3 Отказ от бумажной трудовой книжки

Работник может отказаться от бумажного варианта в любой момент, подав заявление в письменной форме. После этого:

• Работодатель закрывает бумажный журнал и переводит все записи в ЭТК.
• Работнику выдают форму СТД‑Р, подтверждающую сведения о предыдущих местах работы.

5.4 Ведение трудовой книжки на новых бланках (с 2023 г.)

Все новые бумажные трудовые книжки печатаются на бланках, утверждённых Приказом Минтруда РФ от 10 апреля 2023 г. № 342н. На бланке указаны:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Серия и номер паспорта.
• Место работы (наименование организации, ИНН, ОКТМО).

Права и обязанности сторон

6.1 Права работника

• Получать своевременную запись о приёме, переводе и увольнении.
• Контролировать достоверность сведений в ЭТК через личный кабинет.
• Требовать выдачу справки о трудовом стаже в любой момент.
• Отказаться от бумажной ТК без штрафных санкций.

6.2 Обязанности работодателя

• Вести трудовую книжку (бумажную или электронную) в соответствии с ТК РФ.
• Своевременно (не позднее 3 рабочих дней) передавать сведения в СФР.
• Обеспечить подпись и печать (для бумажного варианта) уполномоченного лица.
• Сохранять конфиденциальность персональных данных работника.

6.3 Ответственность

За нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность в виде штрафов для работодателя (от 2 000 до 5 000 рублей) и возможность оспаривания записей в суде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе формы могут использоваться параллельно, но запись о приёме делается только один раз.

Сколько времени занимает перевод данных из бумажной ТК в электронную?

Обычно 5‑7 рабочих дней. Работодатель обязан оформить форму СТД‑Р и загрузить её в систему ЭТК.

Какие документы нужны для восстановления утерянной трудовой книжки?

Заявление в ПФР, копия паспорта, СТД‑Р от последнего работодателя и, при наличии, справка о трудовом стаже из СФР.

Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к Госуслугам?

Да. Работодатель может выдать бумажную копию записи (PDF) по запросу работника.

Обязан ли работник платить за оформление новой электронной трудовой книжки?

Нет. Переход на электронный формат осуществляется бесплатно за счёт работодателя.

Устройство по трудовой книжке – важный этап в трудовых отношениях, который напрямую влияет на пенсионные начисления, социальные выплаты и подтверждение профессионального стажа. С 2021 года в России происходит постепенный переход от бумажных к электронным трудовым книжкам, что упрощает процесс контроля и уменьшает риск потери документов. Тем не менее, многие работники продолжают использовать традиционный бумажный вариант, и законодательство гарантирует их право сохранять его при желании.

Помните, что своевременное и корректное оформление трудовой книжки – ваша защита в случае споров с работодателем и гарант вашего будущего пенсионного обеспечения.