Дата актуализации информации: 01:31:32 ().

Утеря трудовой книжки – ситуация, с которой сталкиваются как работники, так и работодатели. Важно знать, какие действия необходимо предпринять, чтобы оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами (Приказ Минтруда России № 320н от , Инструкция по заполнению трудовых книжек, Постановление Правительства РФ № 225 от и др.).

Содержание статьи

1. Определение виновника утери
2. Сбор подтверждающих документов
3. Оформление заявления о выдаче дубликата
4. Заполнение дубликата трудовой книжки по Порядку 320н
5. Особенности, если виноват работодатель
6. Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Определение виновника утери

Первый шаг – установить, кто несет ответственность за утрату документа:

• Работник потерял книжку сам. В этом случае инициатива по восстановлению лежит на сотруднике.
• Работодатель утратил книжку (например, при хранении в архиве). Тогда организация обязана оказать содействие в получении дубликата и, при необходимости, возместить связанные расходы.

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, работодатель должен помочь работнику получить документы, подтверждающие стаж, предшествующий поступлению к данному работодателю, даже если вина лежит на сотруднике.

Сбор подтверждающих документов

Для оформления дубликата необходимо представить доказательства трудовой деятельности. Принимаются следующие документы:

• Копии приказов о приёме на работу, переводе, увольнении;
• Трудовые договоры (или их копии);
• Справки от предыдущих работодателей с указанием периода работы, должности и оснований для увольнения;
• Выписки из трудовой книжки, если она частично сохранилась;
• Документы из Пенсионного фонда (СФР) или Социального фонда РФ, содержащие сведения о стаже и заработке;
• Иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, трудовые книжки совместителей, выписки из приказов о поощрении).

Важно, чтобы документы были заверены подписью и печатью организации, выдавшей их, либо заверены нотариально.

Оформление заявления о выдаче дубликата

Сотрудник подаёт письменное заявление работодателю (или в организацию, где он в последний раз работал) с просьбой оформить дубликат трудовой книжки. В заявлении указываются:

• ФИО сотрудника;
• Серия и номер утерянной трудовой книжки (если известны);
• Причина утери (кража, потеря, порча и т.д.);
• Перечень прилагаемых документов, подтверждающих трудовой стаж;
• Просьба о выдаче дубликата и указание срока, в котором он нужен (например, для оформления пенсии).

Заявление регистрируется в журнале incoming correspondence организации. Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней рассмотреть его и принять решение.

Заполнение дубликата трудовой книжки по Порядку 320н

С 1 сентября 2021 года действует новая форма трудовой книжки и порядок её заполнения (Приказ Минтруда России № 320н). При оформлении дубликата следует соблюдать следующие этапы:

Титульный лист

На титульном листе заполняются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия, специальность;
• Серия и номер дубликата (присваиваются организацией, выдающей документ);
• Дата выдачи дубликата;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Раздел «Сведения о работе»

В этом разделе последовательно вносятся записи о каждом месте работы, основываясь на предоставленных документах. Каждая запись содержит:

• Дата приёма на работу;
• Наименование организации;
• Должность, профессия, специальность;
• Основание для приёма (приказ № … от …);
• Дата увольнения;
• Основание для увольнения (приказ № … от …);
• Подпись уполномоченного лица и печать организации, выдавшей дубликат.

Если у сотрудника были периоды работы у разных работодателей, каждый период оформляется отдельной записью.

Раздел «Сведения о наградах»

При наличии документов о наградах, благодарностях, почётных грамотах вносятся соответствующие записи (наименование награды, дата, основание).

Раздел «Сведения о профессиональном обучении»

Заполняется, если имеются справки о прохождении курсов, повышении квалификации, переподготовке.

Подписи и печати

Каждая запись заверяется подписью ответственного лица от организации, выдавшей дубликат, и её печатью. Если запись относится к периоду работы у другого работодателя, в графе «Основание» указывается номер и дата приказа этого работодателя, а заверяет запись организация, выдавшая дубликат (на основании предоставленных документов).

Особенности, если виноват работодатель

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя (например, при хранении в архиве, при переносе данных и т.п.), организация обязана:

• Оказать содействие в получении дубликата за свой счёт (оплата нотариального заверения, копий документов и т.д.);
• Предупредить сотрудника о возможных последствиях для пенсионного обеспечения и помочь минимизировать риски;
• В случае отказа или задержки выплаты компенсации сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225, работодатель несёт ответственность за сохранность трудовых книжек, находящихся на его хранении.

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Можно ли просто завести новую трудовую книжку?

Нет. С 1 сентября 2021 года заведение новой трудовой книжки вместо утерянной запрещено. Можно оформить только дубликат, подтверждённый документами.

Сколько времени занимает процесс восстановления?

В среднем от подачи заявления до получения дубликата проходит от 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от скорости сбора документов и внутренних процедур организации.

Что делать, если предыдущий работодатель ликвидирован?

Необходимо запросить справки из архива ликвидированного предприятия (обычно хранятся в государственном архиве или в налоговой инспекции). Также можно обратиться в Пенсионный фонд (СФР) – они хранят сведения о стаже и заработке.

Нужно ли нотариально заверять копии документов?

Да, если копии предоставляются вместо оригиналов, они должны быть заверены нотариально или подписаны уполномоченным лицом организации, выдавшей оригинал.

Можно ли оформить дубликат через Госуслуги или МФЦ?

На момент 2026 года прямая выдача дубликата трудовой книжки через портал Госуслуги недоступна. Однако через МФЦ можно получить справки из Пенсионного фонда и Социального фонда, которые затем используются при оформлении дубликата у работодателя.

Восстановление трудовой книжки при её утере – процесс, требующий внимательного сбора доказательств трудовой деятельности и соблюдения установленного порядка оформления дубликата. Главное – своевременно определить виновника утраты, собрать полный пакет документов и подать заявление работодателю. Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете минимизировать риски потери трудового стажа и обеспечить корректное оформление пенсионных и социальных выплат.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту отдела кадров вашей организации или в территориальный орган трудовой инспекции.