Утеря трудовой книжки со стороны работодателя – ситуация, которая может поставить сотрудника в затруднительное положение. Однако трудовое законодательство чётко регламентирует порядок действий обеих сторон и предоставляет работнику право на восстановление документа и компенсацию связанных с этим расходов.
Правовая база
Основные нормы, регулирующие вопросы утраты и восстановления трудовой книжки, содержатся в:
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника);
- Федеральный закон «О трудовых книжках» (№ 439-ФЗ) – порядок ведения, хранения и выдачи дубликатов;
- Постановление Правительства РФ от № 225 – образцы трудовых книжек и инструкции по их заполнению.
Что должен сделать работник при обнаружении утраты
- Составить письменное заявление на имя руководителя (или уполномоченного лица) с требованием выдать дубликат трудовой книжки или оформить новую. В заявлении указать:
- ФИО, должность, структурное подразделение;
- Факт утраты трудовой книжки по вине работодателя;
- Требование выдать дубликат (или новую книжку) в срок, не превышающий 15 рабочих дней;
- Просьбу компенсировать расходы, связанные с восстановлением (если работник уже понёс такие затраты).
- Получить подтверждение получения заявления (например, подпись на втором экземпляре или отметку о принятии).
- При необходимости обратиться в предыдущие места работы за справками о периодах работы, если у работника нет копий записей.
- Запросить выписку из Пенсионного фонда РФ (ПФР) – она подтверждает общий трудовой стаж и может служить основанием для заполнения новой трудовой книжки.
Обязанности работодателя
Согласно ст. 65 ТК РФ, при утрате трудовой книжки работодатель обязан:
- Организовать поиск документа внутри организации (в архиве, личном деле, бухгалтерии);
- Если документ не найден – оформить дубликат трудовой книжки на основании письменного заявления работника и доступных сведений о его трудовой деятельности.
- Выдать дубликат (или новую книжку) работнику не позднее 15 рабочих дней с момента получения заявления.
- Возместить работнику все документально подтверждённые расходы, связанные с восстановлением трудовой книжки (госпошлина, нотариальное заверение справок и т.д.).
- Внести запись о выдаче дубликата в журнал движения трудовых книжек и сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.
Как восстановить трудовую книжку
Восстановление возможно двумя основными способами:
- Выдача дубликата – если у работодателя сохранились копии записей (например, в личном деле, электронной системе кадрового учёта) либо можно получить справки от предыдущих работодателей.
- Оформление новой трудовой книжки – если сведений недостаточно для полного воспроизведения записей. В этом случае новая книжка заполняется на основании:
- Выписки из ПФР (подтверждает общий стаж);
- Справок с предыдущих мест работы (должность, период, основания для увольнения);
- Трудовых договоров, приказов о приёме и увольнении, иных документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Важно: новая трудовая книжка заполняется с указанием причины её выдачи («Выдана в связи с утратой предыдущей трудовой книжки по вине работодателя»).
Пример заявления работника
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора в отделе проектирования, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки (или оформить новую трудовую книжку) в связи с её утратой по вине работодателя.
Трудовая книжка была передана отделу кадров для оформления отпуска и subsequently не возвращена. Поиск документа в архиве и личном деле результата не дал.
Прошу выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней с момента получения настоящего заявления и компенсировать расходы, связанные с восстановлением документа (госпошлина, нотариальное заверение справок).
Подпись _______________ Дата «___» __________ 2026 г.
Возможные последствия для работодателя
Невыполнение обязанностей по восстановлению трудовой книжки может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
- Требование работника о возмещении морального вреда (в случае доказанного ущерба);
- Ухудшение репутации компании и повышенный риск проверок трудовой инспекции.
Утрата трудовой книжки со стороны работодателя – не повод для паники, а повод действовать согласно законодательству. Работник должен оформить письменное заявление, предоставить все доступные сведения о своей трудовой деятельности и потребовать выдачи дубликата (или новой книжки) в установленный срок. Работодатель, в свою очередь, обязан организовать поиск, подготовить необходимые документы и возместить связанные с восстановлением расходы. Соблюдение указанного порядка позволит защитить права сотрудника и избежать штрафных санкций для организации.
Если вы столкнулись с подобной ситуацией, рекомендуем сразу же обратиться к юристу или в службу трудовой инспекции для получения квалифицированной консультации.